Wohnung in Warschau mieten, bevor Sie anreisen: von der ersten Anfrage bis zu den Schlüsseln

Ja, eine gewöhnliche Anmietung in Warschau lässt sich vorbereiten, ohne dass Sie in Polen sind: Wohnung per Video aussuchen, den Eigentümer prüfen, den Mietvertrag (umowa najmu) in Papierexemplaren per Kurier unterschreiben und auf das im Vertrag genannte Konto zahlen. Ausnahmen sind der najem okazjonalny und der najem instytucjonalny. Bei beiden wird eine notarielle Urkunde des Mieters beigefügt (Art. 19a Abs. 2 Nr. 1 und Art. 19f Abs. 3 des Mieterschutzgesetzes), und ein Notar empfängt seine Mandanten in der Regel in der Kanzlei. Die Schlüssel bekommen Sie meist am Ankunftstag, wenn Kaution (kaucja) und erste Miete bereits bezahlt sind und das Übergabeprotokoll (protokół zdawczo-odbiorczy) vorbereitet ist. Vieles hängt jedoch vom Eigentümer, von Ihrer Bank und von Ihrer Reise ab, deshalb darf der Ankunftstag nie als sicher dargestellt werden.

Dieser Artikel stammt von allproperty, einer Agentur, die für Mieter Wohnungen sucht; im letzten Abschnitt nennen wir deshalb unsere eigenen Bedingungen. Wo im Text „das Gesetz verlangt“ steht, folgt ein Verweis auf die Vorschrift, und „meist“ kennzeichnet die Praxis. Die Vorschriften haben wir am 07.10.2026 mit den veröffentlichten Rechtsakten auf eli.gov.pl abgeglichen.

Kann ich in Warschau eine Wohnung mieten, ohne vor Ort zu sein?

Ja, wenn es ein gewöhnlicher Mietvertrag (najem) ist. Das polnische Recht verlangt Ihre Anwesenheit beim Vertragsschluss nicht: Für die Schriftform unterschreibt jede Seite ihr eigenes Exemplar, danach tauschen die Parteien die Dokumente aus (Art. 78 § 1 des Zivilgesetzbuchs, k.c.). Ein Mietvertrag über Räume für länger als ein Jahr soll schriftlich geschlossen werden; fehlt die Form, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen (Art. 660 k.c.). Bei einer längeren Mietdauer unterschreiben Sie also auf Papier, statt sich in einem Messenger zu einigen.

Für Bürger der EU, der EFTA-Staaten und der Schweiz sind die Formalitäten nach dem Einzug überschaubar. Die Pflicht, persönlich zu erscheinen, gilt nach dem Gesetz nur für Staatsangehörige von Ländern außerhalb der EU, der EFTA und der Schweiz, die noch keine PESEL-Nummer haben: sowohl für den PESEL-Antrag (Art. 18 Abs. 1a des Einwohnermeldegesetzes, ustawa o ewidencji ludności) als auch für die Anmeldung der Adresse, den meldunek (Art. 40 Abs. 3). Bürger der EU, der EFTA-Staaten und der Schweiz müssen sich spätestens am 30. Tag nach der Ankunft an der Adresse anmelden (Art. 41 Abs. 1); bei einem Aufenthalt bis 30 Tage entfällt die Pflicht (Art. 42 Abs. 2). Bleiben Sie länger als drei Monate, melden Sie Ihren Aufenthalt beim Woiwoden an (rejestracja pobytu, Art. 20 und 21 des Gesetzes über Einreise und Aufenthalt von EU-Bürgern); eine karta pobytu erhalten Sie dabei nicht, die ist für Familienangehörige ohne EU-Staatsangehörigkeit vorgesehen. Staatsangehörige anderer Länder, etwa der USA, müssen sich dagegen schon bis zum vierten Tag anmelden (Art. 41 Abs. 3). Beim PESEL-Antrag und beim meldunek begleiten und unterstützen wir Sie, die Entscheidung trifft jedoch das Amt. Den ganzen Ablauf beschreibt unser Artikel über Ihre ersten Tage in Warschau.

Welche Schritte gehen aus der Ferne, welche nicht?

Schritt	Aus der Ferne?	Worauf es ankommt
Anfrage: Budget, Stadtteil, Zimmer, Einzugstermin	Ja	Je genauer die Angaben, desto schneller die Vorauswahl
Besichtigung	Ja, per Video	Video ersetzt keinen Besuch: Lärm und Gerüche kommen nicht an
Eigentümer prüfen	Ja	Grundbuch online unter ekw.ms.gov.pl, Ausweis, Vertretungsbefugnis des Unterzeichners
Mietvertrag unterschreiben	Ja	Papierexemplare und Kurier; qualifizierte elektronische Signatur nur, wenn Sie bereits eine haben
Notarielle Urkunde, najem okazjonalny	Nein	Notar persönlich; dazu die Angabe einer anderen Wohnung und die Zustimmung ihres Eigentümers; Kaution bis zum Sechsfachen der Monatsmiete (Art. 19a Abs. 4)
Notarielle Urkunde, najem instytucjonalny	Nein	Notar persönlich; keine Ersatzwohnung nötig; Kaution bis zum Sechsfachen der Monatsmiete (Art. 19f Abs. 5)
Kaution und Miete zahlen	Ja	Überweisung auf das Konto im Mietvertrag
Protokoll und Schlüssel	Nein	Vor Ort: Das Protokoll wird vor der Übergabe der Wohnung erstellt (Art. 6c)

Ein najem okazjonalny darf der Eigentümer nur anbieten, wenn er eine Privatperson ist und nicht gewerblich Wohnungen vermietet (Art. 19a Abs. 1). Dem Vertrag werden dann die notarielle Urkunde des Mieters, die Angabe einer anderen Wohnung, in der Sie im Fall einer Räumung wohnen könnten, und die schriftliche Zustimmung des Eigentümers dieser Wohnung oder einer anderen daran berechtigten Person beigefügt; auf Verlangen des Vermieters muss die Unterschrift unter dieser Zustimmung notariell beglaubigt sein (Art. 19a Abs. 2). Der najem instytucjonalny ist die Variante für Vermieter, die Wohnungen gewerblich vermieten, darunter auch größere Vermietungsgesellschaften. Auch hier wird die notarielle Urkunde des Mieters beigefügt (Art. 19f Abs. 3), eine Ersatzwohnung ist aber nicht erforderlich. In beiden Fällen ist der Vertrag ohne Schriftform nichtig (Art. 19a Abs. 6, Art. 19g Abs. 1). Welche Vertragsart man Ihnen anbietet, hängt vom Vermieter ab; fragen Sie deshalb schon beim ersten Anruf, denn davon hängt ab, ob Sie am Ankunftstag einen Notar brauchen.

Eine notarielle Urkunde lässt sich vor allem deshalb nicht aus der Ferne erledigen, weil die Unterschriften in Anwesenheit des Notars geleistet werden (Art. 88 des Notariatsgesetzes). Sprechen Sie kein Polnisch, übersetzt der Notar die Urkunde selbst oder zieht einen vereidigten Übersetzer hinzu (Art. 87 § 1 Nr. 1). Den Inhalt erklären wir mündlich, unsere mündliche Übersetzung ist aber keine beeidigte Übersetzung. Mehr dazu in unserem Leitfaden zum najem okazjonalny. Ob ein Vertreter die Urkunde für Sie unterzeichnen kann, fragen Sie am besten vorab den Notar.

Wie wähle ich aus dem Ausland eine Wohnung aus?

Wir nehmen Ihre Anfrage auf (Budget, Stadtteil, Zimmer, Einzugstermin) und wählen dazu passende Wohnungen aus. Die Online-Besichtigung läuft per Video und ausführlich: Der Agent stellt dem Eigentümer die Fragen, die Sie stellen würden, spricht direkt mit ihm und dolmetscht mündlich, das ist keine beeidigte Übersetzung. Ein Video beweist nicht, dass die Person berechtigt ist, genau diese Wohnung zu vermieten. Die Fragen für das Gespräch und eine Checkliste finden Sie in unserem Artikel über die Online-Besichtigung. Möchten Sie die Wohnungen lieber selbst sehen, können Sie für einige Besichtigungen anreisen: Das ist unsere Besichtigungstour, beschrieben im Artikel Umzug nach Warschau innerhalb einer Woche. Für die Dauer der Tour wohnen Sie in unserer eigenen, tageweise vermieteten Wohnung; Sie bezahlen sie gesondert, nach den Bedingungen der Tagesmiete. Wann Sie mit der Suche beginnen sollten und wie sich der Markt verhält, steht gesondert im Artikel Wann Sie suchen sollten.

Wie unterschreibe ich den Mietvertrag aus dem Ausland?

Der Hauptweg: Sie unterschreiben Ihr Exemplar und schicken es per Kurier, der Eigentümer unterschreibt seines, und die Parteien tauschen die Dokumente aus. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist der Schriftform gleichgestellt (Art. 78¹ § 2 k.c.), lohnt sich aber nur, wenn Sie schon eine besitzen; ob eine in Ihrem Land ausgestellte Signatur in der EU anerkannt wird, prüfen Sie am besten vorab. Der Mietvertrag ist meist auf Polnisch verfasst, und wir erklären Ihnen seinen Inhalt mündlich in Ihrer Sprache. Einzelheiten zur Unterschrift per Kurier und online stehen im Artikel über die Unterschrift aus der Ferne.

Wann und an wen zahle ich Kaution und erste Miete?

In unserem Artikel über gefälschte Wohnungsanzeigen steht, dass Sie keinen Złoty zahlen sollten, bevor Sie die Wohnung gesehen haben. Diese Regel gilt auch bei einer Anmietung aus der Ferne, nur bedeutet „gesehen“ dann dreierlei: eine Live-Videobesichtigung aus der Wohnung selbst, ein im Grundbuch geprüftes Vermietungsrecht des Eigentümers und ein von beiden Seiten unterschriebener Mietvertrag. Eine Überweisung vor dem Mietvertrag, ob „Reservierung“ oder „Anzahlung“, bleibt ein Warnsignal.

Zahlen Sie, nachdem der Eigentümer geprüft und der Mietvertrag unterschrieben ist, und nur auf das im Vertrag genannte Konto. Die Warschauer Polizei rät, erst bei Erhalt der Schlüssel zu zahlen; aus dem Ausland ist das nicht immer möglich, fragen Sie deshalb, ob der Eigentümer die Zahlung am Einzugstag akzeptiert. Zahlen Sie nicht über einen Link aus einem Messenger. Die Reihenfolge der Zahlungen und den Unterschied zwischen zadatek, zaliczka und kaucja erklärt der Artikel über Zahlungen vor der Anreise. Die Kaution darf nach dem Gesetz das Zwölffache der Monatsmiete nicht übersteigen (Art. 6 Abs. 1), beim najem okazjonalny (Art. 19a Abs. 4) und beim najem instytucjonalny (Art. 19f Abs. 5) das Sechsfache. Der Eigentümer muss sie binnen eines Monats nach dem Auszug zurückzahlen, abzüglich dessen, was Sie aus dem Mietverhältnis schulden (Art. 6 Abs. 4; beim najem okazjonalny Art. 19a Abs. 5, beim najem instytucjonalny Art. 19f Abs. 6). Internationale Überweisungen können mehrere Werktage dauern (unsere Schätzung); zahlen Sie also rechtzeitig und nicht am Abend vor dem Flug.

Was passiert am Ankunftstag: Treffen, Protokoll, Zähler, Schlüssel?

Das Gesetz verlangt hier eines: Vor der Übergabe der Wohnung erstellen die Parteien ein Protokoll, das den technischen Zustand und den Verschleiß der Installationen und Einrichtungen beschreibt und bei der Rückgabe als Grundlage der Abrechnung dient (Art. 6c). Alles Weitere beschreibt die Praxis und den Ablauf bei uns. Die übliche Reihenfolge:

1. Das Treffen. Der Agent holt Sie am Bahnhof oder Flughafen ab; Ort und Uhrzeit werden vorab vereinbart.
2. Die Fahrt zur Wohnung. Wir klären vorher, wie Sie hinkommen und wer die Fahrt bezahlt. In der Wohnung erwartet Sie der Eigentümer oder sein Vertreter; die Vollmacht des Vertreters wird vor Ihrer Ankunft geprüft.
3. Der Rundgang. Die Wohnung wird mit Video und Beschreibung abgeglichen, der Zustand wird fotografiert und die Inventarliste geprüft.
4. Das Protokoll. Notiert werden Zählerstände (Strom, Wasser, Gas, Heizung), die Zahl der Schlüsselsätze, Fernbedienungen und Karten sowie Mängel. Beide Seiten unterschreiben zwei Exemplare, die Fotos werden beigefügt. Wie man es erstellt, steht im Artikel über das Übergabeprotokoll.
5. Die Schlüssel. Sie werden nach der Unterschrift unter das Protokoll übergeben.

Meldunek, PESEL und Internet folgen in den nächsten Tagen und haben einen eigenen Artikel.

Was kann die Schlüsselübergabe am Ankunftstag verhindern?

• Die Zahlung ist noch nicht eingegangen, oder der Eigentümer hat sie nicht bestätigt.
• Der Mietvertrag ist nicht von beiden Seiten unterschrieben, weil der Kurier sich verspätet.
• Es handelt sich um einen najem okazjonalny oder najem instytucjonalny, und für den Ankunftstag oder früher ist kein Notartermin gebucht. Beim najem okazjonalny muss zudem die Zustimmung des Eigentümers der anderen Wohnung unterschrieben sein.
• Der Eigentümer oder Vertreter kann nicht kommen oder kann keine Unterlagen vorlegen, die das Recht zur Vermietung belegen.
• Die Parteien sind sich über das Protokoll nicht einig: Ein Mangel taucht auf, oder Gegenstände der Liste fehlen.
• Ihr Flug oder Zug hat Verspätung, und der Eigentümer hat nur begrenzt Zeit.

Was sich vor der Abreise klären lässt, sollte geklärt sein: ein unterschriebener Mietvertrag, eine bestätigte Zahlung, Termin und Uhrzeit des Treffens, die Inventarliste und die Kontaktdaten des Eigentümers.

Wie organisieren wir das, und was kostet es?

allproperty sucht für Mieter Wohnungen und begleitet den Abschluss bis zu den Schlüsseln. Wir nehmen Ihre Anfrage auf und wählen passende Wohnungen aus, führen Online-Besichtigungen per Video durch, sprechen direkt mit dem Eigentümer und dolmetschen mündlich (keine beeidigte Übersetzung), erklären den Mietvertrag in Ihrer Sprache, vereinbaren das Treffen am Bahnhof oder Flughafen und bleiben bei Ihnen, bis Sie die Schlüssel haben. Wir betreuen Sie in Ihrer Sprache: Ukrainisch, Russisch, Englisch, Polnisch, Deutsch, Italienisch, Spanisch oder Türkisch. Ist der Abschluss vorbereitet, werden die Schlüssel meist am Ankunftstag übergeben. Nach dem Einzug können wir Sie zum Amt (urząd) begleiten und beim Ausfüllen der Unterlagen für PESEL und meldunek helfen; diese Hilfe ist in den 70 % enthalten, die Entscheidung trifft das Amt. Einen Notar oder einen vereidigten Übersetzer können wir nicht ersetzen, und ist der Abschluss nicht vorbereitet, versprechen wir keinen bestimmten Tag.

Das Honorar beträgt 70 % einer Monatsmiete (czynsz najmu; Verwaltungsumlage, czynsz administracyjny, und Nebenkosten zählen nicht mit), wird einmal nach Unterzeichnung des Mietvertrags (umowa najmu) gezahlt und per Rechnung ohne MwSt. (faktura bez VAT) abgerechnet. Wenn Sie den Vermittlungsvertrag aus dem Ausland unterschreiben, gelten diese Regeln:

• Form. Der Vermittlungsvertrag (umowa pośrednictwa) muss schriftlich oder in elektronischer Form geschlossen werden, sonst ist er nichtig (Art. 180 Abs. 3 des Immobilienwirtschaftsgesetzes, u.g.n.). Aus dem Ausland heißt das: Papier mit Austausch der Exemplare per Kurier oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein Scan oder eine einfache E-Mail genügt keiner der beiden Formen.
• Widerruf. Ein Verbraucher, der einen Vertrag im Fernabsatz schließt, kann ihn innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen widerrufen (Art. 27 des Verbraucherrechtegesetzes, ustawa o prawach konsumenta). Bitten Sie uns, vor Ablauf dieser Frist mit der Arbeit zu beginnen, verlangt das Gesetz Ihr ausdrückliches Verlangen und Ihre Bestätigung, dass das Widerrufsrecht nach vollständiger Erbringung der Leistung erlischt (Art. 21 Abs. 2, Art. 38 Abs. 1 Nr. 1). Widerrufen Sie nach Beginn der Arbeit, zahlen Sie für das bis dahin Geleistete (Art. 35).
• Versicherung. Nach dem Gesetz wird dem Vermittlungsvertrag eine Kopie der Haftpflichtversicherung des Vermittlers beigefügt; verlangen Sie sie (Art. 181 Abs. 3a des Immobilienwirtschaftsgesetzes).

Im Vermittlungsvertrag stehen außerdem der Leistungsumfang und die genaue Berechnungsgrundlage der 70 %.

Suchformular ausfüllen: Einzugstermin, Budget, Stadtteil, Zimmerzahl. 70 % einer Monatsmiete (czynsz najmu) nach Unterzeichnung des Mietvertrags (umowa najmu), Rechnung ohne MwSt. Telefon: +48 666 866 468.

Quellen

Stand: 07.10.2026.

• Ustawa o ochronie praw lokatorów (Mieterschutzgesetz), einheitlicher Text Dz.U. 2023 poz. 725: Art. 6, 6c, 19a, 19f, 19g.
• Kodeks cywilny (Zivilgesetzbuch), einheitlicher Text Dz.U. 2026 poz. 795: Art. 78 § 1, 78¹, 660.
• Ustawa o gospodarce nieruchomościami (Immobilienwirtschaftsgesetz), einheitlicher Text Dz.U. 2026 poz. 399: Art. 180 Abs. 3, Art. 181 Abs. 3a.
• Prawo o notariacie (Notariatsgesetz), einheitlicher Text Dz.U. 2026 poz. 614: Art. 2 § 3, 3 § 1, 87 § 1, 88, 94 § 1.
• Ustawa o ewidencji ludności (Einwohnermeldegesetz), einheitlicher Text Dz.U. 2026 poz. 384: Art. 18 Abs. 1a, Art. 40 Abs. 3, Art. 41 Abs. 1 und 3, Art. 42 Abs. 2.
• Ustawa o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Gesetz über Einreise und Aufenthalt von EU-Bürgern), einheitlicher Text Dz.U. 2026 poz. 1065: Art. 20, 21.
• Ustawa o prawach konsumenta (Verbraucherrechtegesetz), einheitlicher Text Dz.U. 2026 poz. 1244: Art. 12, 21 Abs. 2, 27, 35, 38 Nr. 1.

Titelbild: KI-generierte Illustration.