Affittare casa a Varsavia prima di arrivare: dalla prima richiesta alle chiavi

Sì, un normale affitto a Varsavia si può preparare senza essere in Polonia: scegliere l’appartamento dal video, verificare il proprietario, firmare il contratto di locazione (umowa najmu) in copie cartacee spedite con il corriere e pagare sul conto indicato nel contratto. Le eccezioni sono il najem okazjonalny e il najem instytucjonalny: a entrambi si allega l’atto notarile dell’inquilino (art. 19a ust. 2 pkt 1 e art. 19f ust. 3 della legge sulla tutela dei diritti dei conduttori) e il notaio di solito riceve nel proprio studio. Le chiavi si ricevono di solito il giorno dell’arrivo, se la cauzione (kaucja) e il primo canone sono già pagati e il verbale di consegna (protokół zdawczo-odbiorczy) è pronto. Molto però dipende dal proprietario, dalla banca e dal viaggio, quindi il giorno dell’arrivo non va mai presentato come una certezza.

L’articolo è scritto da allproperty, un’agenzia che cerca appartamenti per gli inquilini, perciò nell’ultima sezione indichiamo le nostre condizioni. Dove il testo dice «la legge richiede» segue il riferimento alla norma, mentre «di solito» indica la prassi. Abbiamo confrontato le norme con gli atti pubblicati su eli.gov.pl il 07.10.2026.

Posso affittare casa a Varsavia senza essere lì?

Sì, se si tratta di un normale contratto di locazione (najem). La legge polacca non richiede la sua presenza alla conclusione del contratto: per rispettare la forma scritta ogni parte firma il proprio esemplare e poi le parti si scambiano i documenti (art. 78 § 1 del codice civile, k.c.). Il contratto di locazione di locali per più di un anno dovrebbe essere scritto e, se manca la forma, la legge lo considera concluso a tempo indeterminato (art. 660 k.c.). Per una locazione lunga, quindi, firmi su carta invece di accordarsi in una chat.

Per i cittadini dell’UE, dei paesi EFTA e della Svizzera le formalità dopo il trasloco sono contenute. L’obbligo di presentarsi di persona vale per legge solo per i cittadini di paesi fuori da UE, EFTA e Svizzera che non hanno ancora il numero PESEL: sia per la richiesta del PESEL (art. 18 ust. 1a della legge sull’anagrafe, ustawa o ewidencji ludności) sia per la registrazione dell’indirizzo, il meldunek (art. 40 ust. 3). I cittadini UE, EFTA e svizzeri devono registrarsi all’indirizzo entro il 30º giorno dall’arrivo (art. 41 ust. 1); se il soggiorno non supera i 30 giorni, l’obbligo non sussiste (art. 42 ust. 2). Se resta più di tre mesi, registra il soggiorno presso il voivoda (rejestracja pobytu, art. 20 e 21 della legge sull’ingresso e il soggiorno dei cittadini UE); non riceve una karta pobytu, che spetta ai familiari non cittadini UE. I cittadini di altri paesi, per esempio degli Stati Uniti, devono invece registrarsi entro il quarto giorno (art. 41 ust. 3). Con la richiesta del PESEL e con il meldunek La accompagniamo e La aiutiamo, ma la decisione spetta all’ufficio. L’intera sequenza è descritta nell’articolo sui primi giorni a Varsavia.

Quali passaggi si possono fare a distanza e quali no?

Passaggio	A distanza?	Cosa conta
Richiesta: budget, zona, stanze, data di ingresso	Sì	Più la richiesta è precisa, più rapida è la selezione
Visita	Sì, in video	Il video non sostituisce la visita: rumori e odori non passano
Verifica del proprietario	Sì	Libro fondiario online su ekw.ms.gov.pl, documento d’identità, poteri di chi firma
Firma del contratto di locazione	Sì	Copie cartacee e corriere; firma elettronica qualificata solo se già la possiede
Atto notarile, najem okazjonalny	No	Notaio di persona; in più l’indicazione di un altro alloggio e il consenso del suo proprietario; cauzione fino a 6 canoni mensili (art. 19a ust. 4)
Atto notarile, najem instytucjonalny	No	Notaio di persona; nessun alloggio sostitutivo; cauzione fino a 6 canoni mensili (art. 19f ust. 5)
Pagamento di cauzione e canone	Sì	Bonifico sul conto indicato nel contratto
Verbale e chiavi	No	Si fanno sul posto: il verbale si redige prima della consegna dell’alloggio (art. 6c)

Il najem okazjonalny può essere proposto dal proprietario solo se è una persona fisica che non affitta appartamenti come attività d’impresa (art. 19a ust. 1). Al contratto si allegano allora l’atto notarile dell’inquilino, l’indicazione di un altro alloggio in cui potrebbe abitare in caso di sfratto e il consenso scritto del proprietario di quell’alloggio o di un’altra persona titolare di un diritto su di esso; su richiesta del locatore la firma su tale consenso deve essere autenticata dal notaio (art. 19a ust. 2). Il najem instytucjonalny è la variante per i locatori che affittano alloggi come attività d’impresa, comprese le società di affitto più grandi. Anche qui si allega l’atto notarile dell’inquilino (art. 19f ust. 3), ma non serve un alloggio sostitutivo. In entrambi i casi senza la forma scritta il contratto è nullo (art. 19a ust. 6, art. 19g ust. 1). Quale tipo di contratto Le venga proposto dipende dal locatore: lo chieda già alla prima telefonata, perché da questo dipende se il giorno dell’arrivo Le serva un notaio.

Un atto notarile non si può fare a distanza soprattutto perché le firme si appongono in presenza del notaio (art. 88 della legge sul notariato). Se non parla polacco, l’atto viene tradotto dal notaio stesso o con l’aiuto di un traduttore giurato (art. 87 § 1 pkt 1). Ne spieghiamo il contenuto a voce, ma la nostra traduzione orale non è una traduzione giurata. Maggiori dettagli nella nostra guida al najem okazjonalny. Se un rappresentante possa firmare l’atto al suo posto è una domanda per il notaio, meglio rivolgerla in anticipo.

Come scelgo un appartamento dall’estero?

Raccogliamo la sua richiesta (budget, zona, stanze, data di ingresso) e selezioniamo gli appartamenti adatti. La visita online si svolge in video e nel dettaglio: l’agente pone al proprietario le domande che porrebbe Lei, parla direttamente con lui e traduce a voce, senza che si tratti di una traduzione giurata. Un video non prova che la persona abbia il diritto di affittare proprio quell’appartamento. Le domande per la telefonata e una lista di controllo sono nell’articolo sulla visita online di un appartamento. Se preferisce vedere gli appartamenti di persona, può venire per alcune visite: è il nostro tour delle visite, descritto nell’articolo su come trasferirsi a Varsavia in una settimana. Durante il tour alloggia in un nostro appartamento in affitto giornaliero; si paga a parte, alle condizioni dell’affitto giornaliero. Quando conviene iniziare la ricerca e come si comporta il mercato lo spieghiamo a parte, nell’articolo su quando cercare casa.

Come firmo il contratto dall’estero?

La via principale: firma il suo esemplare e lo spedisce con il corriere, il proprietario firma il proprio e le parti si scambiano i documenti. La firma elettronica qualificata equivale alla forma scritta (art. 78¹ § 2 k.c.), ma ha senso solo se ne è già in possesso, ed è prudente verificare in anticipo se una firma rilasciata nel suo paese sia riconosciuta nell’UE. Il contratto è di solito redatto in polacco e Le spieghiamo il contenuto a voce nella sua lingua. I dettagli sulla firma con il corriere e online sono nell’articolo sulla firma a distanza.

Quando e a chi pago la cauzione e il primo canone?

Nel nostro articolo sugli annunci falsi si legge che non va pagato nemmeno uno złoty prima di aver visto l’appartamento. La regola vale anche in un affitto a distanza, ma «visto» significa allora tre cose: una visita in videochiamata in diretta dall’interno dell’appartamento, il diritto del proprietario di affittarlo verificato nel libro fondiario e un contratto firmato da entrambe le parti. Un bonifico prima del contratto, che sia una «prenotazione» o un «anticipo», resta un campanello d’allarme.

Paghi dopo la verifica del proprietario e la firma del contratto, e solo sul conto indicato nel contratto. La polizia di Varsavia consiglia di pagare soltanto alla consegna delle chiavi; dall’estero non è sempre possibile, quindi chieda se il proprietario accetti il pagamento il giorno dell’ingresso. Non paghi tramite un link ricevuto in una chat. L’ordine dei pagamenti e la differenza tra zadatek, zaliczka e kaucja sono spiegati nell’articolo sui pagamenti prima dell’arrivo. Per legge la cauzione non può superare dodici volte il canone mensile (art. 6 ust. 1), e sei volte nel najem okazjonalny (art. 19a ust. 4) e nel najem instytucjonalny (art. 19f ust. 5). Il proprietario deve restituirla entro un mese dallo sgombero dell’alloggio, al netto di quanto Lei deve in base al contratto (art. 6 ust. 4; nel najem okazjonalny art. 19a ust. 5, nel najem instytucjonalny art. 19f ust. 6). I bonifici internazionali possono richiedere diversi giorni lavorativi (nostra stima): paghi con buon anticipo, non la sera prima del volo.

Cosa succede il giorno dell’arrivo: incontro, verbale, contatori, chiavi?

La legge richiede qui una sola cosa: prima della consegna dell’alloggio le parti redigono un verbale che descrive lo stato tecnico e l’usura degli impianti e delle attrezzature, e che serve da base per i conti alla restituzione (art. 6c). Tutto il resto descrive la prassi e il modo in cui la giornata si svolge con noi. L’ordine abituale è questo.

1. L’incontro. L’agente La incontra in stazione o in aeroporto; luogo e orario si concordano in anticipo.
2. Il tragitto verso l’appartamento. Concordiamo prima come arriva e chi paga il tragitto. In casa La aspetta il proprietario o il suo rappresentante; i poteri del rappresentante vengono verificati prima del suo arrivo.
3. Il giro dell’appartamento. L’appartamento viene confrontato con il video e con la descrizione, se ne fotografa lo stato e si controlla l’elenco dei beni.
4. Il verbale. Si annotano le letture dei contatori (elettricità, acqua, gas, riscaldamento), il numero di mazzi di chiavi, telecomandi e tessere e gli eventuali difetti. Entrambe le parti firmano due copie e si allegano le foto. Come redigerlo è spiegato nell’articolo sul verbale di consegna.
5. Le chiavi. Si consegnano dopo la firma del verbale.

Meldunek, PESEL e internet seguono nei giorni successivi e hanno un articolo a parte.

Cosa può impedire la consegna delle chiavi il giorno dell’arrivo?

• Il pagamento non è ancora arrivato o il proprietario non lo ha confermato.
• Il contratto non è firmato da entrambe le parti perché il corriere è in ritardo.
• Il contratto è un najem okazjonalny o un najem instytucjonalny e non è stato fissato l’appuntamento dal notaio per il giorno dell’arrivo o prima. Nel najem okazjonalny va firmato anche il consenso del proprietario dell’altro alloggio.
• Il proprietario o il rappresentante non può venire oppure non esibisce documenti che provino il diritto di affittare.
• Le parti non concordano sul verbale: salta fuori un difetto o mancano oggetti dell’elenco.
• Il suo volo o treno è in ritardo e il proprietario ha poco tempo.

Tutto ciò che si può sistemare prima della partenza va sistemato: contratto firmato, pagamento confermato, data e ora dell’incontro, elenco dei beni e contatti del proprietario.

Come lo organizziamo e quanto costa?

allproperty cerca appartamenti per gli inquilini e segue la trattativa fino alle chiavi. Raccogliamo la sua richiesta e selezioniamo gli appartamenti adatti, conduciamo le visite online in video, parliamo direttamente con il proprietario e traduciamo a voce (non è una traduzione giurata), Le spieghiamo il contratto nella sua lingua, concordiamo l’incontro in stazione o in aeroporto e restiamo con Lei fino alle chiavi. La assistiamo nella sua lingua: ucraino, russo, inglese, polacco, tedesco, italiano, spagnolo o turco. Se la trattativa è preparata, le chiavi vengono di solito consegnate il giorno dell’arrivo. Dopo il trasloco possiamo accompagnarLa all’ufficio (urząd) e aiutarLa a compilare i documenti per PESEL e meldunek: questo aiuto è compreso nel 70%, la decisione spetta all’ufficio. Non possiamo sostituire un notaio né un traduttore giurato e, se la trattativa non è pronta, non promettiamo un giorno preciso.

Il compenso è il 70% di un canone mensile (czynsz najmu; le spese condominiali, czynsz administracyjny, e le utenze non rientrano nel calcolo), si paga una sola volta dopo la firma del contratto di locazione (umowa najmu) ed è fatturato come faktura bez VAT (senza IVA). Se firma il contratto di mediazione dall’estero, valgono queste regole:

• Forma. Il contratto di mediazione (umowa pośrednictwa) deve essere concluso per iscritto o in forma elettronica, altrimenti è nullo (art. 180 ust. 3 della legge sulla gestione degli immobili, u.g.n.). Dall’estero significa carta con scambio delle copie tramite corriere, oppure una firma elettronica qualificata. Una scansione o una semplice e-mail non rispetta nessuna delle due forme.
• Recesso. Il consumatore che conclude un contratto a distanza può recedere entro 14 giorni senza indicarne il motivo (art. 27 della legge sui diritti dei consumatori, ustawa o prawach konsumenta). Se ci chiede di iniziare il lavoro prima della scadenza di questo termine, la legge richiede la sua richiesta espressa e la sua conferma che il diritto di recesso si perde a servizio pienamente eseguito (art. 21 ust. 2, art. 38 ust. 1 pkt 1). Se recede dopo l’inizio del lavoro, paga quanto già svolto fino a quel momento (art. 35).
• Assicurazione. Per legge al contratto di mediazione si allega una copia della polizza di responsabilità civile del mediatore; la chieda (art. 181 ust. 3a della legge sulla gestione degli immobili).

Nel contratto di mediazione sono indicati anche l’ambito del servizio e su quali importi esatti si calcola il 70%.

Compili il modulo di ricerca: data di ingresso, budget, zona, numero di stanze. 70% di un canone mensile (czynsz najmu) dopo la firma del contratto di locazione (umowa najmu), faktura bez VAT. Telefono: +48 666 866 468.

Fonti

Verificato il 07.10.2026.

• Ustawa o ochronie praw lokatorów (legge sulla tutela dei diritti dei conduttori), testo unico Dz.U. 2023 poz. 725: art. 6, 6c, 19a, 19f, 19g.
• Kodeks cywilny (codice civile), testo unico Dz.U. 2026 poz. 795: art. 78 § 1, 78¹, 660.
• Ustawa o gospodarce nieruchomościami (legge sulla gestione degli immobili), testo unico Dz.U. 2026 poz. 399: art. 180 ust. 3, art. 181 ust. 3a.
• Prawo o notariacie (legge sul notariato), testo unico Dz.U. 2026 poz. 614: art. 2 § 3, 3 § 1, 87 § 1, 88, 94 § 1.
• Ustawa o ewidencji ludności (legge sull’anagrafe), testo unico Dz.U. 2026 poz. 384: art. 18 ust. 1a, art. 40 ust. 3, art. 41 ust. 1 e 3, art. 42 ust. 2.
• Ustawa o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (legge sull’ingresso e il soggiorno dei cittadini UE), testo unico Dz.U. 2026 poz. 1065: art. 20, 21.
• Ustawa o prawach konsumenta (legge sui diritti dei consumatori), testo unico Dz.U. 2026 poz. 1244: art. 12, 21 ust. 2, 27, 35, 38 pkt 1.

Immagine di copertina: illustrazione generata dall’IA.