Mietvertrag in Polen online oder per Kurier unterschreiben: Was ist gültig?

Ja. Einen gewöhnlichen Mietvertrag in Polen können Sie aus der Ferne abschließen, und am sichersten geht das so: Jede Partei unterschreibt ein Papierexemplar eigenhändig, und die Parteien tauschen die unterschriebenen Dokumente aus, zum Beispiel per Kurier (art. 78 § 1 k.c.). Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) steht der Schriftform ebenfalls gleich (art. 78¹ k.c.). Ein Scan oder eine E-Mail genügt nur der „Dokumentform” (forma dokumentowa): Für einen Vertrag bis zu einem Jahr reicht das, ein längerer Vertrag bleibt gültig, gilt aber als auf unbestimmte Zeit geschlossen (art. 660 k.c.).

Najem okazjonalny, die „Gelegenheitsmiete”, lässt sich nicht vollständig aus der Ferne abschließen: Sie braucht eine notarielle Urkunde, und der Notar empfängt in der Kanzlei.

Der Text stammt von allproperty, einer Agentur, die Wohnungen für Mieter sucht; im letzten Abschnitt erklären wir deshalb unsere eigenen Bedingungen. Er ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die Vorschriften haben wir am 07.10.2026 anhand der veröffentlichten Gesetzestexte auf eli.gov.pl geprüft. Wo „das Gesetz verlangt” steht, folgt ein Artikel; „in der Regel” und „Einschätzung” kennzeichnen Praxis und unsere Meinung.

Wenn Sie aus der EU kommen: Eine QES, die in Ihrem Heimatland auf Grundlage eines qualifizierten Zertifikats ausgestellt wurde, wird in Polen als QES anerkannt (Verordnung eIDAS, art. 25 Abs. 3), und eine QES steht in Polen der Schriftform gleich (art. 78¹ k.c.). Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ist; die Vertrauenslisten der EU führen sie auf.

Kann ich einen Mietvertrag in Polen aus der Ferne unterschreiben?

Ja. Für einen gewöhnlichen Mietvertrag (najem) verlangt das Gesetz nicht, dass sich die Parteien treffen. Von der Art der Unterschrift hängt etwas anderes ab: ob die vereinbarte Laufzeit erhalten bleibt. Kurz gefasst:

Methode	Form nach dem k.c.	Vertrag bis 1 Jahr	Vertrag über 1 Jahr	Najem okazjonalny (der Mietvertrag selbst)
Papierexemplare mit eigenhändiger Unterschrift, per Kurier getauscht (art. 78 § 1)	schriftlich	gültig	gültig, Laufzeit bleibt	möglich
Qualifizierte elektronische Signatur, QES (art. 78¹)	elektronisch, der Schriftform gleich	gültig	gültig, Laufzeit bleibt	möglich
Scan, Foto, E-Mail, Messenger (art. 77², 77³)	Dokumentform	gültig	gültig, aber die Laufzeit geht verloren: Der Vertrag wird unbefristet	nicht möglich, der Vertrag ist nichtig
Podpis zaufany	keine QES; art. 20ae ust. 2 des Informatisierungsgesetzes verleiht ihm die Wirkung einer eigenhändigen Unterschrift, „sofern besondere Vorschriften nichts anderes bestimmen”, und ob art. 78¹ eine solche Vorschrift ist, ist offen	gültig	offene Frage: Papier oder QES nehmen (Einschätzung)	offene Frage: Papier oder QES nehmen (Einschätzung)

Ein Vertrag bis zu einem Jahr, einschließlich genau zwölf Monaten, muss gar nicht schriftlich sein: art. 660 spricht von einer Miete „auf länger als ein Jahr”. Trotzdem sollten Sie ein schriftliches Exemplar haben, und sei es nur, um später Laufzeit sowie die Höhe von czynsz (Miete) und kaucja (Kaution) zu belegen (Einschätzung).

Welche Form braucht ein Mietvertrag über mehr als ein Jahr?

Die Schriftform. Art. 660 k.c. verlangt, dass ein Mietvertrag über Räume für länger als ein Jahr in schriftlicher Form geschlossen wird (Papier mit eigenhändiger Unterschrift oder QES). Wird die Form nicht eingehalten, wird der Vertrag nicht unwirksam: Das Gesetz behandelt ihn als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Juristen nennen das Form „ad eventum”: Sie ist nicht als Beweismittel vorgeschrieben, sondern damit eine bestimmte Folge eintritt, hier der Erhalt der Laufzeit.

Praktisch heißt das: Sie vereinbaren 18 Monate, unterschreiben aber per E-Mail. Rechtlich haben Sie einen unbefristeten Vertrag, und „18 Monate” sind keine Laufzeit mehr. Bei einer Wohnung mit monatlicher Mietzahlung nennt art. 688 eine Kündigung „spätestens drei Monate vor Ende eines Kalendermonats”; hat der Vertrag eigene Fristen, gelten diese (art. 673 § 1). Ein Vermieter kann eine gewöhnliche Wohnraummiete aber nicht aus beliebigem Grund beenden: Art. 11 ust. 1 des Gesetzes zum Schutz der Mieterrechte erlaubt das nur aus den im Gesetz aufgezählten Gründen, schriftlich und unter Angabe des Grundes.

Ist ein per Kurier unterschriebener Mietvertrag gültig?

Ja. Art. 78 § 1 k.c. erlaubt den Vertragsschluss durch den Austausch von Dokumenten, von denen jedes von einer der Parteien unterschrieben ist. Die Unterschrift muss eigenhändig und auf Papier sein, die Originale müssen die Gegenseite also erreichen, nicht Scans.

Der übliche Ablauf (Praxis, keine gesetzliche Vorgabe): Sie unterschreiben zwei Exemplare und schicken beide, der Vermieter unterschreibt beide und sendet eines an Sie zurück. Ein internationaler Kurier braucht Tage, nicht Stunden (Einschätzung). Formal genügt der Austausch zum Vertragsschluss; buchen Sie also keinen Flug und überweisen Sie kein Geld, bevor Sie ein vom Vermieter oder seinem Vertreter unterschriebenes Exemplar in der Hand haben.

Eine Unterschrift auf Papier beweist nicht, dass der Unterzeichner die Wohnung vermieten darf. Wie Sie den Vermieter prüfen und wann Sie zahlen, steht in unseren Artikeln über Zahlungen vor der Anreise und über gefälschte Mietanzeigen.

Ist eine elektronische Signatur der Schriftform gleichgestellt?

Eine qualifizierte ist es ohne Zweifel. Nach art. 78¹ k.c. verlangt die elektronische Form ein elektronisches Dokument und ein kwalifikowany podpis elektroniczny (qualifizierte elektronische Signatur), und eine solche Erklärung steht der schriftlichen gleich (§ 2). Die eIDAS-Verordnung sagt dasselbe (art. 25). Eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift, ein SMS-Code oder ein Häkchen in einer App ist keine qualifizierte Signatur, auch wenn der Dienst „E-Signatur” heißt.

Podpis zaufany (die Signatur des polnischen staatlichen Login-Profils) ist der schwierigere Fall. Sie ist keine QES. Art. 20ae ust. 2 des Gesetzes über die Informatisierung der Tätigkeit von Stellen, die öffentliche Aufgaben wahrnehmen, verleiht damit signierten Daten die Wirkung einer eigenhändigen Unterschrift, „chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej”; ob art. 78¹ k.c. eine solche Vorschrift ist, ist eine offene Frage, und eine Entscheidung oder amtliche Auskunft zu Mietverträgen haben wir nicht gefunden. In der Praxis wird ein profil zaufany anhand von Dokumenten einer Person mit PESEL-Nummer bestätigt (art. 20c ust. 1); wer noch nicht angereist ist, kann es deshalb meist nicht haben (Einschätzung). Für einen Vertrag über mehr als ein Jahr, najem okazjonalny oder einen Vermittlungsvertrag nehmen Sie Papier oder eine QES.

Eine QES kann auch ein Ausländer ohne PESEL bekommen: Laut dem Anbieter Certum genügt ein Reisepass oder ein Ausweis aus dem EU-Register echter Dokumente (PRADO), und die Identität wird persönlich in einer Stelle des Anbieters oder über einen Notar bestätigt (die Seite stammt von 2021, klären Sie die Bedingungen deshalb beim Anbieter). Die kostenlose qualifizierte Signatur in der App mObywatel (5 Dokumente im Monat) setzt einen polnischen Personalausweis mit elektronischer Schicht, ein aktives Zertifikat der persönlichen Signatur mit PIN2 und ein NFC-Handy voraus; den polnischen Personalausweis erhalten nur polnische Staatsbürger, ein ausländischer Mieter kann diesen Weg also nicht nutzen. Für einen einzelnen Mietvertrag lohnt sich der Aufwand für eine QES meist nicht, Papier ist einfacher (Einschätzung).

Eine Signatur aus einem Land außerhalb der EU, etwa die ukrainische KEP, gilt nur dann als QES-Äquivalent, wenn der Vertrauensdienst aufgrund eines Abkommens zwischen der EU und diesem Land anerkannt ist (eIDAS, art. 14). Eine solche Entscheidung für ukrainische qualifizierte Signaturen haben wir bis zum 07.10.2026 nicht gefunden; ohne sie sind Papier oder eine in der EU ausgestellte Signatur für eine Miete die sicherere Wahl.

Genügen ein Scan oder eine E-Mail?

Für einen Vertrag bis zu einem Jahr ja, für einen längeren nein. Der Scan eines unterschriebenen Dokuments, ein Foto, eine E-Mail und eine Chatnachricht genügen der Dokumentform: Es reicht eine Erklärung in Form eines Dokuments, aus dem hervorgeht, wer sie abgegeben hat (art. 77²), und Dokument ist jeder Informationsträger (art. 77³). Das ist eine niedrigere Form als die Schriftform: Ein Scan ist eine Kopie, nicht das Original mit eigenhändiger Unterschrift, das nach art. 78 § 1 ausgetauscht wird. Das ist unsere Lesart des Gesetzestextes; Rechtsprechung zu gescannten Mietverträgen haben wir nicht geprüft.

Also: Ein Vertrag über ein Jahr oder weniger kann per Scan unterschrieben werden. Ein Vertrag über mehr als ein Jahr ist per Scan gültig, aber ohne Laufzeit (art. 660). Für najem okazjonalny und für einen Vermittlungsvertrag genügt ein Scan gar nicht, denn beide brauchen die Schriftform bei Strafe der Nichtigkeit.

Als Entwurf ist ein Scan nützlich: Stimmen Sie den Text zuerst per Scan ab und schicken Sie dann die Originale per Kurier.

Was geht bei najem okazjonalny nicht aus der Ferne?

Die notarielle Urkunde. Najem okazjonalny (art. 19a des Gesetzes zum Schutz der Mieterrechte) ist möglich, wenn der Eigentümer eine natürliche Person ist, die nicht gewerbsmäßig Wohnungen vermietet, und die Laufzeit höchstens 10 Jahre beträgt (ust. 1). Dem Mietvertrag werden beigefügt:

• die Erklärung des Mieters in Form einer notariellen Urkunde über die Unterwerfung unter die Zwangsräumung (ust. 2 pkt 1);
• die Angabe einer anderen Wohnung, in der der Mieter wohnen kann (pkt 2);
• die Zustimmung des Eigentümers dieser Wohnung oder einer anderen Person mit Rechtstitel an ihr; auf Verlangen des Vermieters beglaubigt ein Notar die Unterschrift darauf (pkt 3).

Der Mietvertrag selbst bedarf bei Strafe der Nichtigkeit der Schriftform (ust. 6): Papier oder QES, kein Scan.

Die Urkunde wird beim Notar unterschrieben. Ein Notar arbeitet in der Kanzlei (art. 3 § 1 des Notariatsgesetzes), kann in besonderen Fällen aber auch anderswo tätig werden (§ 2). Die Unterschriften werden in seiner Gegenwart geleistet (art. 88), und die Urkunde wird vor der Unterzeichnung vorgelesen (art. 94 § 1). Eine Urkunde per Videoverbindung oder E-Mail haben wir im Gesetzestext nicht gefunden. Ob ein Vertreter für Sie unterschreiben kann, ist eine Frage an den Notar, am besten vorab.

Der Notar arbeitet auf Polnisch; auf Wunsch einer Partei kann er die Handlung zusätzlich in einer Fremdsprache vornehmen, mit einem beeidigten Übersetzer oder auf Grundlage seiner eigenen bescheinigten Sprachkenntnis (art. 2 § 3). Wenn Sie kein Polnisch sprechen und keine Übersetzung beiliegt, übersetzt der Notar selbst oder über einen Übersetzer (art. 87 § 1 pkt 1). Die Notargebühr für diese Erklärung darf ein Zehntel des Mindestlohns nicht übersteigen (art. 19a ust. 7); Steuer und Kosten für Abschriften klären Sie mit dem Notar.

Die Urkunde wird meist nach der Ankunft in Polen unterschrieben (Einschätzung), deshalb lohnt es sich, den Notartermin vorab zu vereinbaren. Mehr in unserem Leitfaden zu najem okazjonalny und im Artikel über najem okazjonalny ohne Ersatzwohnung.

Wie wird der Vermittlungsvertrag mit uns unterschrieben?

allproperty sucht Wohnungen für Mieter. Das Gesetz verlangt, dass ein Vertrag mit einem Immobilienmakler bei Strafe der Nichtigkeit schriftlich oder in elektronischer Form geschlossen wird (art. 180 ust. 3 u.g.n.). Die elektronische Form im Sinne des k.c. ist die QES; für diesen Vertrag genügt also, wie bei najem okazjonalny, keine E-Mail und kein Scan. Aus dem Ausland wird er also auf Papier (Austausch der Exemplare per Kurier) oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur geschlossen. Wann er in Ihrem Fall unterschrieben wird, klären Sie vor Beginn der Suche mit dem Berater.

Wenn Sie Verbraucher sind und der Vertrag im Fernabsatz oder außerhalb unserer Geschäftsräume geschlossen wird, können Sie ihn in der Regel innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen widerrufen (art. 27 ust. 1 des Verbraucherrechtegesetzes). Das Widerrufsrecht gilt nicht für eine Dienstleistung, die der Unternehmer mit Ihrer ausdrücklichen vorherigen Zustimmung vollständig erbracht hat, wenn Sie vor Beginn darüber belehrt wurden, dass Sie das Recht bei vollständiger Erbringung verlieren, und Sie dies zur Kenntnis genommen haben (art. 38 ust. 1 pkt 1). Bitten Sie darum, vor Ablauf der 14 Tage zu beginnen, und widerrufen dann, zahlen Sie für das bis dahin Erbrachte (art. 35). Lesen Sie das Widerrufsverfahren und die Zahlungsbedingungen im Vertrag vor der Unterschrift.

Die Vergütung beträgt 70 % der monatlichen Miete (czynsz najmu), also der reinen Miete ohne czynsz administracyjny (Verwaltungsumlage) und Nebenkosten: Bei 3.500 zł czynsz sind das 2.450 zł. Sie fällt einmalig nach der Unterzeichnung des Mietvertrags (umowa najmu) an und wird per Rechnung ohne Umsatzsteuer (faktura bez VAT) abgerechnet. Die Hilfe bei PESEL und beim Gang zum urząd ist in diesen 70 % enthalten. Wir sind weder Notar noch Kanzlei: Wir können Ihnen die Vertragsbedingungen mündlich in Ihrer Sprache erklären, das ist aber keine beeidigte Übersetzung und keine Rechtsberatung. Wir betreuen Sie in Ihrer Sprache: Unsere Berater arbeiten auf Deutsch, Italienisch, Spanisch, Englisch, Polnisch, Ukrainisch, Russisch und Türkisch. Den gesamten Ablauf der Suche aus dem Ausland beschreibt der Artikel Wohnung in Warschau vor der Anreise mieten.

Anfrage senden: Einzugstermin, Budget, Zimmerzahl. 70 % des czynsz najmu nach Unterzeichnung des Mietvertrags (bei 3.500 zł: 2.450 zł), faktura bez VAT. Telefon: +48 666 866 468.

Quellen

Geprüft am 07.10.2026.

• Kodeks cywilny (Zivilgesetzbuch), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (Rechtsstand 19.05.2026): art. 77², 77³, 78 § 1, 78¹, 660, 664, 673, 682, 688.
• Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1241: art. 20c ust. 1, art. 20ae ust. 2.
• Ustawa o ochronie praw lokatorów (Gesetz zum Schutz der Mieterrechte), tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725: art. 11 ust. 1, art. 19a.
• Ustawa o gospodarce nieruchomościami (u.g.n.), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 399: art. 180 ust. 3.
• Prawo o notariacie (Notariatsgesetz), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 614: art. 2 § 3, art. 3, art. 87 § 1, art. 88, art. 94 § 1.
• Ustawa o prawach konsumenta (Verbraucherrechtegesetz), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244: art. 27 ust. 1, art. 35, art. 38 ust. 1 pkt 1.
• Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), konsolidierte Fassung vom 18.10.2024: art. 14, art. 25 (Abs. 2 und 3).
• Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), Erläuterung zu profil zaufany und qualifizierter Signatur (Arbeitsverträge, auf der Seite ist kein Datum angegeben).
• AOTMiT, Unterschreiben in der App mObywatel: Voraussetzungen (polnischer Personalausweis mit elektronischer Schicht, Zertifikat der persönlichen Signatur, PIN2, NFC-Handy) und 5 kostenlose Signaturen im Monat.
• Certum, qualifizierte Signatur für Ausländer (29.06.2021): PESEL nicht nötig, Identität wird persönlich in einer Stelle des Anbieters oder über einen Notar bestätigt.