¿Puedo recibir las llaves el mismo día que llego?

Normalmente sí, si el contrato está firmado, la fianza (kaucja) y el primer mes de alquiler (czynsz) están pagados y el propietario o su representante le espera en el apartamento, listo para firmar el acta de entrega (protokół). Si el contrato es un najem okazjonalny o un najem instytucjonalny, antes hay que otorgar la escritura notarial. Todo eso depende de terceros, como su banco, el mensajero, el notario y el propietario, así que no prometemos el día de la llegada como fecha fija.

¿Puede formalizarse un najem okazjonalny o un najem instytucjonalny totalmente a distancia?

Por regla general, no. A ambos tipos de contrato se adjunta la escritura notarial del inquilino (art. 19a apdo. 2 punto 1 y art. 19f apdo. 3 de la ley de protección de los derechos de los inquilinos, ustawa o ochronie praw lokatorów). Las firmas de una escritura notarial se estampan en presencia del notario (art. 88 de la ley del notariado, Prawo o notariacie), la escritura se lee antes de firmarla (art. 94 § 1) y el notario trabaja por regla general en su notaría (art. 3 § 1). Pregunte al notario si en su caso cabe una excepción y reserve la cita antes de viajar. Situación a 7 de octubre de 2026.

¿Tengo que venir a Varsovia para ver el apartamento?

No, la ley no lo exige: puede elegir el apartamento por video y firmar el contrato sin viajar. El video, sin embargo, no muestra el ruido, los olores ni el estado de la escalera, así que algunas personas prefieren venir antes para hacer varias visitas. Para eso ofrecemos un recorrido de visitas.

¿Me recogen en la estación o en el aeropuerto?

Sí, previo acuerdo. Fijamos de antemano el lugar y la hora según su vuelo o su tren y nos quedamos con usted hasta que tenga las llaves. Qué estaciones y aeropuertos y en qué horarios son posibles, y quién paga el trayecto hasta el apartamento, se lo confirmamos caso por caso antes del viaje. Si su viaje se retrasa, avísenos, porque la cita hay que moverla junto con el propietario.

¿Cuánto cuesta la búsqueda?

Los honorarios de allproperty son el 70 % de una mensualidad de alquiler (czynsz najmu), se paga una sola vez después de firmar el contrato de alquiler (umowa najmu) y se factura como faktura bez VAT, es decir, sin IVA. Por ejemplo, con un czynsz najmu de 3 500 zł son 2 450 zł. Los gastos de comunidad (czynsz administracyjny) y los suministros no entran en el cálculo. El contrato de intermediación recoge el alcance del servicio.

Alquilar un apartamento en Varsovia antes de llegar: de la primera solicitud a las llaves

Q: ¿Es seguro pagar antes de llegar?

El riesgo se puede reducir, pero no eliminar, porque usted paga sin haber estado en el apartamento. En nuestro artículo sobre anuncios falsos se explica que no debe pagarse ni un złoty antes de haber visto el apartamento. En un alquiler a distancia, «visto» significa una visita por videollamada en directo desde el interior del apartamento, el derecho del propietario a alquilarlo comprobado en el registro de la propiedad (księga wieczysta) y un contrato firmado por ambas partes. Una transferencia antes del contrato, como una «reserva» o un «anticipo», sigue siendo una señal de alarma. Pague solo a la cuenta indicada en el contrato. Si para usted ese riesgo es demasiado alto, venga a Varsovia a ver los apartamentos.

Sí, un alquiler ordinario en Varsovia se puede preparar sin estar en Polonia: elegir el apartamento por video, comprobar al propietario, firmar el contrato de alquiler (umowa najmu) en copias en papel enviadas por mensajería y pagar en la cuenta indicada en el contrato. Las excepciones son el najem okazjonalny y el najem instytucjonalny: a ambos se adjunta la escritura notarial del inquilino (art. 19a apdo. 2 punto 1 y art. 19f apdo. 3 de la ley de protección de los derechos de los inquilinos) y el notario suele recibir en su notaría. Las llaves se suelen recibir el día de la llegada si la fianza (kaucja) y el primer mes ya están pagados y el acta de entrega (protokół zdawczo-odbiorczy) está preparada. Mucho depende, sin embargo, del propietario, del banco y del viaje, por lo que el día de la llegada nunca debe presentarse como algo seguro.

Este artículo lo escribe allproperty, una agencia que busca apartamentos para inquilinos, y por eso en la última sección explicamos nuestras propias condiciones. Donde el texto dice «la ley exige», sigue la referencia a la norma, y «suele» indica la práctica. Comprobamos las normas con los textos publicados en eli.gov.pl el 7 de octubre de 2026. Algunos de los artículos enlazados solo existen en inglés, y lo indicamos junto a cada enlace.

¿Puedo alquilar un apartamento en Varsovia sin estar allí?

Sí, si se trata de un alquiler ordinario (najem). El derecho polaco no exige su presencia al celebrar el contrato: para cumplir la forma escrita, cada parte firma su propio ejemplar y después las partes intercambian los documentos (art. 78 § 1 del Código Civil, k.c.). El contrato de alquiler de locales por más de un año debe celebrarse por escrito y, si falta la forma, la ley lo considera celebrado por tiempo indefinido (art. 660 k.c.). Para un alquiler largo, por tanto, firme en papel en lugar de ponerse de acuerdo en una aplicación de mensajería.

Para los ciudadanos de la UE, de los Estados de la AELC y de Suiza, los trámites tras la mudanza son limitados. La obligación de comparecer en persona recae, según la ley, solo en los ciudadanos de países ajenos a la UE, la AELC y Suiza que aún no tienen número PESEL: tanto para solicitar el PESEL (art. 18 apdo. 1a de la ley del padrón, ustawa o ewidencji ludności) como para registrar la dirección, el meldunek (art. 40 apdo. 3). Los ciudadanos de la UE, la AELC y Suiza deben registrarse en la dirección como máximo el día 30 desde la llegada (art. 41 apdo. 1); si la estancia no supera los 30 días, la obligación no existe (art. 42 apdo. 2). Si se queda más de tres meses, registra su estancia ante el voivoda (rejestracja pobytu, arts. 20 y 21 de la ley sobre la entrada y la residencia de los ciudadanos de la UE); no recibe una karta pobytu, que corresponde a los familiares que no son ciudadanos de la UE. Los ciudadanos de otros países, por ejemplo de Estados Unidos, deben en cambio registrarse como máximo el cuarto día (art. 41 apdo. 3). En la solicitud del PESEL y en el meldunek le acompañamos y le ayudamos, pero la decisión corresponde a la oficina. Toda la secuencia está en nuestro artículo sobre sus primeros días en Varsovia.

¿Qué pasos se pueden hacer a distancia y cuáles no?

Paso	¿A distancia?	Qué importa
Solicitud: presupuesto, barrio, habitaciones, fecha de entrada	Sí	Cuanto más precisa, más rápida la preselección
Visita	Sí, por video	El video no sustituye a la visita: el ruido y los olores no se transmiten
Comprobación del propietario	Sí	Registro de la propiedad en línea en ekw.ms.gov.pl, documento de identidad, facultades de quien firma
Firma del contrato de alquiler	Sí	Copias en papel y mensajería; firma electrónica cualificada solo si ya la tiene
Escritura notarial, najem okazjonalny	No	Notario en persona; además la indicación de otra vivienda y el consentimiento de su propietario; fianza de hasta 6 mensualidades (art. 19a apdo. 4)
Escritura notarial, najem instytucjonalny	No	Notario en persona; no hace falta vivienda sustitutiva; fianza de hasta 6 mensualidades (art. 19f apdo. 5)
Pago de la fianza y del alquiler	Sí	Transferencia a la cuenta del contrato
Acta y llaves	No	Se hacen en el lugar: el acta se redacta antes de entregar la vivienda (art. 6c)

El najem okazjonalny solo puede ofrecerlo el propietario si es una persona física que no alquila viviendas como actividad empresarial (art. 19a apdo. 1). Al contrato se adjuntan entonces la escritura notarial del inquilino, la indicación de otra vivienda en la que podría residir si se le desahuciara y el consentimiento escrito del propietario de esa vivienda o de otra persona con derecho sobre ella; a petición del arrendador, la firma de ese consentimiento debe estar legitimada por notario (art. 19a apdo. 2). El najem instytucjonalny es la variante para los arrendadores que alquilan viviendas como actividad empresarial, incluidas las grandes empresas de alquiler. También aquí se adjunta la escritura notarial del inquilino (art. 19f apdo. 3), pero no se exige vivienda sustitutiva. En ambos casos, sin forma escrita el contrato es nulo (art. 19a apdo. 6, art. 19g apdo. 1). Qué tipo de contrato le ofrecen depende del arrendador: pregúnteselo ya en la primera llamada, porque de ello depende si el día de la llegada necesita un notario.

Una escritura notarial no puede hacerse a distancia sobre todo porque las firmas se estampan en presencia del notario (art. 88 de la ley del notariado). Si no habla polaco, el notario traduce la escritura personalmente o recurre a un traductor jurado (art. 87 § 1 punto 1). El contenido se lo explicamos de palabra, pero nuestra interpretación oral no es una traducción jurada. Más información en nuestra guía del najem okazjonalny (en inglés). Si un representante puede firmar la escritura en su lugar es una pregunta para el notario, mejor hecha con antelación.

¿Cómo elijo un apartamento desde el extranjero?

Recogemos su solicitud (presupuesto, barrio, habitaciones, fecha de entrada) y preseleccionamos los apartamentos que encajan. La visita en línea se hace por video y con detalle: el agente hace al propietario las preguntas que haría usted, habla directamente con él e interpreta de palabra, lo que no es una traducción jurada. Un video no demuestra que la persona tenga derecho a alquilar ese apartamento. Las preguntas para la llamada y una lista de comprobación están en nuestro artículo sobre la visita en línea de un apartamento. Si prefiere ver los apartamentos en persona, puede venir para varias visitas: es nuestro recorrido de visitas, descrito en el artículo sobre mudarse a Varsovia en una semana. Durante el recorrido se aloja en un apartamento nuestro de alquiler por días; se paga aparte, con las condiciones del alquiler por días. Cuándo empezar a buscar y cómo se comporta el mercado lo tratamos aparte, en el artículo sobre cuándo buscar apartamento.

¿Cómo firmo el contrato desde el extranjero?

La vía principal: usted firma su ejemplar y lo envía por mensajería, el propietario firma el suyo y las partes intercambian los documentos. La firma electrónica cualificada equivale a la forma escrita (art. 78¹ § 2 k.c.), pero solo tiene sentido si ya dispone de una, y conviene comprobar de antemano si una firma emitida en su país se reconoce en la UE. El contrato suele estar redactado en polaco y le explicamos su contenido de palabra en su idioma. Los detalles de la firma por mensajería y en línea están en el artículo sobre la firma a distancia.

¿Cuándo y a quién pago la fianza y el primer mes?

En nuestro artículo sobre anuncios falsos (en inglés) se explica que no debe pagarse ni un złoty antes de haber visto el apartamento. La regla sigue valiendo en un alquiler a distancia, pero entonces «visto» significa tres cosas: una visita por videollamada en directo desde el interior del apartamento, el derecho del propietario a alquilarlo comprobado en el registro de la propiedad y un contrato firmado por ambas partes. Una transferencia antes del contrato, sea una «reserva» o un «anticipo», sigue siendo una señal de alarma.

Pague después de comprobar al propietario y de firmar el contrato, y solo a la cuenta indicada en el contrato. La policía de Varsovia aconseja pagar únicamente al recibir las llaves; desde el extranjero no siempre es posible, así que pregunte si el propietario aceptará el pago el día de la entrada. No pague mediante un enlace recibido por una aplicación de mensajería. El orden de los pagos y la diferencia entre zadatek, zaliczka y kaucja se explican en el artículo sobre los pagos antes de la llegada. Por ley, la fianza no puede superar doce veces la mensualidad (art. 6 apdo. 1), y seis veces en el najem okazjonalny (art. 19a apdo. 4) y en el najem instytucjonalny (art. 19f apdo. 5). El propietario debe devolverla en el plazo de un mes desde que se desaloja la vivienda, descontado lo que usted deba según el contrato (art. 6 apdo. 4; en el najem okazjonalny art. 19a apdo. 5, en el najem instytucjonalny art. 19f apdo. 6). Las transferencias internacionales pueden tardar varios días laborables (estimación nuestra), así que pague con margen y no la víspera del vuelo.

¿Qué pasa el día de la llegada: encuentro, acta, contadores, llaves?

La ley exige aquí una sola cosa: antes de entregar la vivienda, las partes redactan un acta que describe el estado técnico y el desgaste de las instalaciones y del equipamiento, y que sirve de base para liquidar cuentas al devolverla (art. 6c). Todo lo demás describe la práctica y cómo transcurre el día con nosotros. El orden habitual es este.

El encuentro. El agente le recibe en la estación o en el aeropuerto; el lugar y la hora se acuerdan de antemano.
El trayecto hasta el apartamento. Acordamos antes cómo llega usted y quién paga el trayecto. En el apartamento le espera el propietario o su representante; las facultades del representante se comprueban antes de su llegada.
El recorrido. Se compara el apartamento con el video y la descripción, se fotografía su estado y se revisa el inventario.
El acta. Se anotan las lecturas de los contadores (electricidad, agua, gas, calefacción), el número de juegos de llaves, mandos y tarjetas, y los defectos. Ambas partes firman dos ejemplares y se adjuntan las fotos. Cómo redactarla se explica en el artículo sobre el acta de entrega (en inglés).
Las llaves. Se entregan una vez firmada el acta.

El meldunek, el PESEL e internet vienen en los días siguientes y tienen su propio artículo.

¿Qué puede impedir recibir las llaves el día de la llegada?

El pago todavía no ha llegado o el propietario no lo ha confirmado.
El contrato no está firmado por ambas partes porque el mensajero se retrasa.
El contrato es un najem okazjonalny o un najem instytucjonalny y no se ha reservado cita con el notario para el día de la llegada o antes. En el najem okazjonalny hay que firmar además el consentimiento del propietario de la otra vivienda.
El propietario o el representante no puede venir o no puede mostrar documentos que acrediten su derecho a alquilar el apartamento.
Las partes no se ponen de acuerdo sobre el acta: aparece un defecto o faltan objetos del inventario.
Su vuelo o su tren llega con retraso y el propietario tiene poco tiempo.

Todo lo que pueda resolverse antes de salir debería resolverse: contrato firmado, pago confirmado, fecha y hora del encuentro, inventario y datos de contacto del propietario.

¿Cómo lo organizamos y cuánto cuesta?

allproperty busca apartamentos para inquilinos y acompaña la operación hasta las llaves. Recogemos su solicitud y preseleccionamos los apartamentos que encajan, hacemos las visitas en línea por video, hablamos directamente con el propietario y interpretamos de palabra (no es una traducción jurada), le explicamos el contrato en su idioma, acordamos el encuentro en la estación o en el aeropuerto y nos quedamos con usted hasta que tenga las llaves. Le atendemos en su idioma: ucraniano, ruso, inglés, polaco, alemán, italiano, español o turco. Si la operación está preparada, las llaves se entregan normalmente el día de la llegada. Tras la mudanza podemos acompañarle a la oficina (urząd) y ayudarle a rellenar los documentos del PESEL y del meldunek; esta ayuda está incluida en el 70 %, y la decisión corresponde a la oficina. No podemos sustituir a un notario ni a un traductor jurado y, si la operación no está preparada, no prometemos un día concreto.

Los honorarios son el 70 % de una mensualidad de alquiler (czynsz najmu; los gastos de comunidad, czynsz administracyjny, y los suministros no entran en el cálculo), se paga una sola vez tras firmar el contrato de alquiler (umowa najmu) y se factura como faktura bez VAT (sin IVA). Si firma el contrato de intermediación desde el extranjero, se aplican estas reglas:

Forma. El contrato de intermediación (umowa pośrednictwa) debe celebrarse por escrito o en forma electrónica, y si no es nulo (art. 180 apdo. 3 de la ley de gestión inmobiliaria, u.g.n.). Desde el extranjero eso significa papel con intercambio de ejemplares por mensajería, o firma electrónica cualificada. Un escaneo o un simple correo electrónico no cumple ninguna de las dos formas.
Desistimiento. El consumidor que celebra un contrato a distancia puede desistir en 14 días sin indicar motivo (art. 27 de la ley de derechos del consumidor, ustawa o prawach konsumenta). Si nos pide empezar el trabajo antes de que acabe ese plazo, la ley exige su solicitud expresa y su reconocimiento de que el derecho de desistimiento se pierde una vez cumplido íntegramente el servicio (art. 21 apdo. 2, art. 38 apdo. 1 punto 1). Si desiste después de que hayamos empezado, paga lo ya realizado hasta ese momento (art. 35).
Seguro. Por ley, al contrato de intermediación se adjunta una copia de la póliza de responsabilidad civil del intermediario; pídala (art. 181 apdo. 3a de la ley de gestión inmobiliaria).

El contrato de intermediación recoge además el alcance del servicio y sobre qué pagos exactos se calcula el 70 %.

Rellene el formulario de búsqueda: fecha de entrada, presupuesto, barrio, número de habitaciones. 70 % de una mensualidad (czynsz najmu) tras firmar el contrato de alquiler (umowa najmu), factura sin IVA. Teléfono: +48 666 866 468.

Fuentes

Comprobado el 7 de octubre de 2026.

Ustawa o ochronie praw lokatorów (ley de protección de los derechos de los inquilinos), texto consolidado Dz.U. 2023 poz. 725: arts. 6, 6c, 19a, 19f, 19g.
Kodeks cywilny (Código Civil), texto consolidado Dz.U. 2026 poz. 795: arts. 78 § 1, 78¹, 660.
Ustawa o gospodarce nieruchomościami (ley de gestión inmobiliaria), texto consolidado Dz.U. 2026 poz. 399: art. 180 apdo. 3, art. 181 apdo. 3a.
Prawo o notariacie (ley del notariado), texto consolidado Dz.U. 2026 poz. 614: arts. 2 § 3, 3 § 1, 87 § 1, 88, 94 § 1.
Ustawa o ewidencji ludności (ley del padrón), texto consolidado Dz.U. 2026 poz. 384: art. 18 apdo. 1a, art. 40 apdo. 3, art. 41 apdo. 1 y 3, art. 42 apdo. 2.
Ustawa o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (ley sobre la entrada y la residencia de los ciudadanos de la UE), texto consolidado Dz.U. 2026 poz. 1065: arts. 20 y 21.
Ustawa o prawach konsumenta (ley de derechos del consumidor), texto consolidado Dz.U. 2026 poz. 1244: arts. 12, 21 apdo. 2, 27, 35, 38 punto 1.

Imagen de portada: ilustración generada por IA.