Protokół zdawczo-odbiorczy — warum es über die Rückzahlung der Kaution entscheidet

Das protokół zdawczo-odbiorczy (Übergabe- und Rücknahmeprotokoll) ist ein Dokument, das die Parteien kraft Art. 6c des Gesetzes über den Schutz der Rechte der Mieter vor der Übergabe der Wohnung an den Mieter erstellen — und das die Grundlage der Abrechnung bei der Rückgabe der Wohnung bildet, einschließlich der Rückzahlung der Kaution. Rechtsstand August 2026 gelten folgende Regeln: Die Kaution darf bei der gewöhnlichen Miete das 12-Fache der Monatsmiete nicht überschreiten, beim najem okazjonalny (Gelegenheitsmiete) und beim institutionellen Mietverhältnis das 6-Fache, und in der Warschauer Praxis beträgt sie in der Regel den Gegenwert von ein bis zwei Monatsmieten (bei einem Satz von 4 000 zł also 4 000–8 000 zł). Der Eigentümer muss die Kaution innerhalb eines Monats ab dem Tag der Räumung der Wohnung zurückzahlen, nach Abzug ausschließlich belegter Forderungen. Fehlt das Protokoll, greift die Vermutung aus Art. 675 § 3 des Zivilgesetzbuches — das Recht nimmt an, die Wohnung sei in gutem Zustand gewesen, und die Beweislast fällt auf den Mieter. Ein gut erstelltes Protokoll enthält Zählerstände, ein Verzeichnis der Ausstattung mit Zustandsbeschreibung, die vorgefundenen Mängel sowie die Fotodokumentation, die als Anlage benannt wird. Nachfolgend zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie ein Dokument vorbereiten, das sowohl den Mieter als auch den Eigentümer schützt.

Was sagt das Gesetz zum protokół zdawczo-odbiorczy?

Die Pflicht zur Erstellung des Protokolls ist keine Erfindung der Agenturen. Art. 6c des Gesetzes vom 21. Juni 2001 über den Schutz der Rechte der Mieter (konsolidierte Fassung Dz.U. von 2023, Pos. 725) bestimmt, dass die Parteien vor der Übergabe der Wohnung an den Mieter ein Protokoll erstellen, in dem sie den technischen Zustand und den Abnutzungsgrad der darin befindlichen Installationen und Geräte festhalten — und dass dieses Protokoll die Grundlage der Abrechnung bei der Rückgabe der Wohnung bildet.

Es gibt noch eine zweite Säule: Art. 675 § 3 des Zivilgesetzbuches führt die Vermutung ein, dass die Wohnung dem Mieter in gutem und zum vereinbarten Gebrauch geeignetem Zustand übergeben wurde. In der Praxis bedeutet das: Fehlt das Protokoll, unterstellt das Recht, die Wohnung sei in gutem Zustand gewesen — und der Mieter muss beweisen, dass die gesprungene Fliese oder die Wasserflecken an der Decke bereits vorher da waren. Für den Eigentümer ist das Fehlen eines Protokolls ebenso riskant: Es lässt sich schwer nachweisen, was genau er übergeben hat, in welchem Zustand und mit welcher Ausstattung. Das Protokoll selbst ist im Übrigen nur ein Element eines gut vorbereiteten Mietvertrages.

Was genau gehört in das Protokoll?

Ein gutes Protokoll entsteht am Tag der Schlüsselübergabe, in Anwesenheit beider Parteien, in zwei unterzeichneten Ausfertigungen. Es sollte enthalten:

• Daten der Parteien, Adresse der Wohnung und Datum der Übergabe;
• Zählerstände samt Zählernummern — Strom, Gas, Warm- und Kaltwasser, Wärme;
• Anzahl der Schlüssel und Schlüsselsätze sowie Torfernbedienungen, Zugangskarten, Kellerschlüssel und Briefkastenschlüssel;
• Zustand jedes Raumes: Wände, Decken, Böden, Fenster, Türen, Armaturen, Küchenzeile;
• Verzeichnis der Ausstattung mit Zustandsbeschreibung — nicht „Küche möbliert”, sondern „Kühlschrank, funktionstüchtig, Kratzer an der Tür”, am besten mit den Seriennummern der Haushaltsgeräte;
• vorgefundene Mängel, auch kleine — ihre Erfassung schützt vor allem den Mieter;
• Anmerkungen der Parteien und lesbare Unterschriften.

Änderungen während der Mietzeit — eine neue Waschmaschine, eine ausgetauschte Armatur, frisch gestrichene Wände — halten Sie in einem Nachtrag zum Protokoll fest, mit Datum und Unterschriften beider Parteien.

Wie dokumentiert man den Zustand der Wohnung mit Fotos?

Die Beschreibung allein genügt nicht, denn „leichter Kratzer” versteht jeder anders. Fotografieren Sie jeden Raum in der Totalen, dazu Nahaufnahmen von Mängeln und Zählern — so, dass Gerätenummer und Ablesewert erkennbar sind. Achten Sie darauf, dass das Aufnahmedatum sichtbar ist.

Beim Auszug wiederholen Sie dieselben Einstellungen: Ein Vergleich 1:1 beendet die meisten Diskussionen, bevor sie überhaupt beginnen. Immer häufiger nehmen die Parteien zusätzlich einen kurzen Video-Rundgang auf. Ein wichtiges formelles Detail: Benennen Sie die Fotodokumentation im Text des Protokolls als Anlage — dann wird sie zu seinem integralen Bestandteil und nicht bloß zu einer losen Datei auf dem Telefon.

Wie hoch ist die höchstzulässige Kaution und wann muss sie zurückgezahlt werden?

Die Höhe der Kaution begrenzt das Gesetz — und zwar unterschiedlich, je nach Mietform (Rechtsstand August 2026):

Mietform	Höchstzulässige Kaution	Rechtsgrundlage
Gewöhnliche Miete	12-Faches der Monatsmiete	Art. 6 Abs. 1 des Gesetzes
Najem okazjonalny	6-Faches der Miete	Art. 19a Abs. 4
Institutionelles Mietverhältnis	6-Faches der Miete	Art. 19f Abs. 4

In der Praxis des Warschauer Marktes beträgt die Kaution im Jahr 2026 in der Regel den Gegenwert einer oder zweier Monatsmieten. Das Limit berechnet sich nach dem Mietsatz vom Tag des Vertragsabschlusses — eine spätere Erhöhung gibt dem Eigentümer kein Recht, eine Nachzahlung zu verlangen. Über die Besonderheiten des najem okazjonalny — darunter die notarielle Erklärung des Mieters — schreiben wir in einem gesonderten Leitfaden.

Die wichtigste Frist: Die Kaution ist innerhalb eines Monats ab dem Tag der Räumung der Wohnung zurückzuzahlen (Art. 6 Abs. 4 des Gesetzes), nach Abzug belegter Forderungen des Vermieters. Die Frist läuft ab der tatsächlichen Schlüsselübergabe, nicht ab dem Enddatum des Vertrages — wenn Sie am 10. ausziehen und der Vertrag formell bis zum 30. läuft, zählt der Monat ab dem 10. Die vollständige Liste der Mieterrechte rund um die Kaution haben wir im Artikel Kaution — Mieterrechte zusammengestellt. Bei den Mietverhältnissen, die wir im Rahmen der Betreuung für Mieter führen, sind Höhe der Kaution, Frist ihrer Rückzahlung und die Regeln für Abzüge bereits vor dem Einzug im Vertrag festgelegt.

Schaden oder normale Abnutzung — wie unterscheidet man das?

Um diese Grenze dreht sich der Großteil der Streitigkeiten über die Kaution. Gemäß Art. 675 § 1 ZGB gibt der Mieter die Wohnung in unverschlechtertem Zustand zurück, haftet aber nicht für die Abnutzung, die Folge des ordnungsgemäßen Gebrauchs ist. Ein einfacher Praxistest: Wäre dieselbe Spur auch bei einem sorgfältigen Eigentümer entstanden, der ebenso lange in der Wohnung gelebt hätte?

• Normale Abnutzung: abgelaufene Teppichböden in den Durchgangsbereichen, Abdrücke von Möbeln, nach einigen Jahren verblasste Wände, verschlissene Dichtungen.
• Schaden: ein Loch in der Tür, eine ausgebrannte Küchenarbeitsplatte, nicht zu entfernende Flecken, eine abgerissene Armatur.

Je länger die Mietzeit, desto mehr fällt in den Normbereich — in der Praxis wird angenommen, dass nach einigen (in der Regel 3–5) Jahren die Notwendigkeit, die Wände neu zu streichen, bereits normale Abnutzung ist und kein Schaden des Mieters. Andererseits zählt Art. 6b Abs. 2 des Gesetzes den Katalog der kleinen Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten auf, die während der Mietzeit den Mieter belasten — unter anderem die Pflege von Böden, Fenstern und Türen sowie der Sanitäreinrichtungen.

Wie läuft die Abrechnung beim Auszug ab?

Das Abschlussprotokoll wird am Tag der Rückgabe der Wohnung erstellt: dieselben Positionen, dieselben Fotoeinstellungen, Zählerstände zur Abrechnung der Nebenkosten. Möchte der Eigentümer etwas von der Kaution abziehen, sollte er konkrete Positionen und Beträge angeben — pauschale „Beschädigungen in der Wohnung” halten im Streitfall nicht stand.

Wissenswert ist außerdem, dass Ansprüche des Vermieters auf Ersatz des Schadens wegen Beschädigung oder Verschlechterung der Wohnung mit Ablauf eines Jahres ab dem Tag der Rückgabe verjähren (Art. 677 ZGB) — bewahren Sie deshalb beide Protokolle und den vollständigen Fotosatz mindestens für diesen Zeitraum auf.

Welche Fehler kosten am meisten?

1. Gar kein Protokoll. „Wir haben einander vertraut” endet in einem Streit über die Kaution, in dem keine der Parteien Beweise hat — und die Vermutung aus dem Zivilgesetzbuch wirkt zu Ungunsten des Mieters.
2. Ein zu allgemeines Protokoll. Der Eintrag „Wohnung in gutem Zustand” sagt nichts; die Stärke dieses Dokuments liegt in den Details, den Ablesewerten und den Fotos.
3. Kein Abschlussprotokoll. Die bloße Schlüsselrückgabe ohne Festhalten des Zustands nimmt dem Mieter den Beweis, dass er die Wohnung in Ordnung hinterlassen hat, und dem Eigentümer die Grundlage für eine belastbare Abrechnung.

Bei allproperty erstellen wir das protokół zdawczo-odbiorczy — mit vollständiger Fotodokumentation und Zählerständen — bei jedem Mietverhältnis, das wir betreuen: sowohl bei der Übergabe der Wohnung als auch bei ihrer Rückgabe. Für Vermieter ist das Teil der Mietbetreuung für Eigentümer, deren Kosten 50 % der Monatsmiete betragen. Wenn Sie eine Wohnung in Warszawa mieten oder gerade ein Mietverhältnis beenden und sich der Abrechnung der Kaution sicher sein möchten, melden Sie sich — wir sagen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Dokumente vorbereiten. Und wenn Ihnen schon bei der Übernahme der Wohnung etwas Unklares in den Formulierungen oder bei den Zählerständen begegnet — warten Sie nicht bis morgen, rufen Sie sofort von Ort an: Wir arbeiten rund um die Uhr, das Telefon +48 666 866 468 (oder +48 692 649 839) nehmen wir zu jeder Zeit ab.