Czy umowę najmu w Polsce można podpisać online lub przez kuriera i czy będzie ważna?

Tak. Zwykłą umowę najmu w Polsce można podpisać na odległość, a najpewniej zrobić to tak: każda strona podpisuje własnoręcznie papierowy egzemplarz i strony wymieniają podpisane dokumenty, na przykład przez kuriera (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego). Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) także zastępuje formę pisemną (art. 78¹). Skan albo e-mail dają tylko „formę dokumentową”: to wystarcza dla najmu do roku, a dłuższa umowa pozostaje ważna, ale uważa się ją za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660).

Najmu okazjonalnego nie da się załatwić w całości zdalnie: potrzebny jest akt notarialny, a notariusz przyjmuje klientów w kancelarii.

Artykuł przygotował zespół allproperty, agencji, która szuka mieszkań dla najemców, dlatego ostatnia część wyjaśnia nasze własne warunki. To informacja ogólna, a nie porada prawna. Przepisy sprawdziliśmy w opublikowanych aktach na eli.gov.pl 7 października 2026 r. Tam, gdzie piszemy „prawo wymaga”, podajemy numer przepisu; „zwykle” i „ocena” oznaczają praktykę i nasze własne zdanie.

Czy umowę najmu w Polsce można podpisać na odległość?

Tak. Dla zwykłego najmu prawo nie wymaga, aby strony się spotkały. Od sposobu podpisania zależy co innego: czy zachowa się oznaczony czas trwania umowy. W skrócie:

Sposób	Forma według Kodeksu cywilnego	Najem do 1 roku	Najem dłuższy niż 1 rok	Najem okazjonalny (sama umowa)
Papierowe egzemplarze podpisane własnoręcznie i wymienione przez kuriera (art. 78 § 1)	pisemna	ważny	ważny, termin zachowany	działa
Kwalifikowany podpis elektroniczny, QES (art. 78¹)	elektroniczna, równa pisemnej	ważny	ważny, termin zachowany	działa
Skan, zdjęcie, e-mail, komunikator (art. 77², 77³)	dokumentowa	ważny	ważny, ale termin przepada: umowa staje się bezterminowa	nie działa, umowa jest nieważna
Podpis zaufany	to nie QES; art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji nadaje mu skutek własnoręcznego podpisu „chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej”, a czy art. 78¹ jest takim przepisem, jest sprawą otwartą	ważny	kwestia otwarta: użyj papieru lub QES (ocena)	kwestia otwarta: użyj papieru lub QES (ocena)

Najem do roku, także na równe dwanaście miesięcy, nie musi być zawarty na piśmie: art. 660 mówi o najmie „na czas dłuższy niż rok”. Mimo to dobrze mieć egzemplarz na papierze, choćby po to, by później udowodnić okres oraz wysokość czynszu i kaucji (ocena).

Jaką formę ma mieć umowa najmu na dłużej niż rok?

Pisemną. Art. 660 Kodeksu cywilnego mówi, że umowę najmu lokalu zawartą na czas dłuższy niż rok należy zawrzeć na piśmie. Jeśli formy nie zachowano, umowa nie staje się nieważna: prawo uznaje ją za zawartą na czas nieoznaczony. Prawnicy nazywają to formą „ad eventum”: wymaga się jej nie dla dowodu, tylko po to, by nastąpił określony skutek, tu zachowanie terminu.

W praktyce wygląda to tak. Umawiacie się na 18 miesięcy, ale podpisujecie e-mailem. Prawnie masz najem bezterminowy, a „18 miesięcy” przestaje być terminem. Dla mieszkania z czynszem płatnym miesięcznie art. 688 przewiduje wypowiedzenie „najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego”, a jeśli umowa ma własne terminy wypowiedzenia, to one obowiązują (art. 673 § 1). Wynajmujący nie może wypowiedzieć zwykłego najmu mieszkaniowego z dowolnego powodu: art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów dopuszcza to tylko z przyczyn wymienionych w ustawie, na piśmie i z podaniem powodu.

Czy umowa podpisana przez kuriera jest ważna?

Tak. Art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego pozwala zawrzeć umowę przez wymianę dokumentów, z których każdy obejmuje oświadczenie jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Podpis musi być własnoręczny na papierze, więc do drugiej strony muszą dotrzeć oryginały, a nie skany.

Zwykły schemat (praktyka, nie wymóg prawa): podpisujesz dwa egzemplarze i wysyłasz oba, wynajmujący podpisuje oba i jeden odsyła. Międzynarodowa przesyłka kurierska idzie dni, nie godziny (ocena). Formalnie wymiana wystarczy do zawarcia umowy, więc nie kupuj biletu ani nie przelewaj pieniędzy, dopóki nie masz egzemplarza podpisanego przez wynajmującego lub jego przedstawiciela.

Podpis na papierze nie dowodzi, że podpisujący ma prawo wynająć mieszkanie. Jak sprawdzić wynajmującego i kiedy płacić, opisaliśmy w artykułach o płatnościach przed przyjazdem i o rozpoznawaniu fałszywych ogłoszeń.

Czy podpis elektroniczny to to samo co podpis własnoręczny?

Kwalifikowany tak, bez wątpliwości. Według art. 78¹ Kodeksu cywilnego forma elektroniczna wymaga dokumentu elektronicznego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a takie oświadczenie jest równe oświadczeniu na piśmie (§ 2). To samo mówi rozporządzenie eIDAS (art. 25). Podpis narysowany palcem, kod z SMS-a czy pole wyboru w aplikacji nie jest podpisem kwalifikowanym, nawet jeśli usługa nazywa się „e-podpis”.

Podpis zaufany to przypadek trudniejszy. Nie jest on QES. Art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nadaje danym podpisanym tym podpisem skutek własnoręcznego podpisu, „chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej”; czy art. 78¹ Kodeksu cywilnego jest takim przepisem, to pytanie otwarte i nie znaleźliśmy orzeczenia ani stanowiska urzędowego dotyczącego najmu. W praktyce profil zaufany potwierdza się na podstawie dokumentów osoby posiadającej numer PESEL (art. 20c ust. 1), więc najemca, który jeszcze nie przyjechał, zwykle go nie ma (ocena). Przy najmie dłuższym niż rok, najmie okazjonalnym albo umowie pośrednictwa użyj papieru lub QES.

Cudzoziemiec może uzyskać QES bez numeru PESEL: według dostawcy Certum wystarcza paszport albo dokument tożsamości z unijnego rejestru dokumentów PRADO, a tożsamość potwierdza się osobiście w punkcie dostawcy lub u notariusza (strona pochodzi z 2021 r., więc warunki potwierdź u dostawcy). Bezpłatny podpis kwalifikowany w aplikacji mObywatel (5 dokumentów miesięcznie) wymaga polskiego dowodu osobistego z warstwą elektroniczną, aktywnego certyfikatu podpisu osobistego z PIN2 i telefonu z NFC; polski dowód wydaje się tylko obywatelom polskim, więc najemca cudzoziemiec z tej drogi nie skorzysta. Dla jednej umowy najmu uzyskanie QES zwykle się nie opłaca, papier jest prostszy (ocena).

Podpis wydany poza UE, na przykład ukraiński KEP, jest odpowiednikiem QES tylko wtedy, gdy usługa zaufania jest uznana na podstawie umowy między UE a danym państwem (eIDAS, art. 14). Na 7 października 2026 r. nie znaleźliśmy takiej decyzji dla ukraińskich podpisów kwalifikowanych, więc dla umowy najmu bezpieczniejszy jest papier albo podpis wydany w UE. QES wydany w innym państwie członkowskim UE jest w Polsce uznawany (eIDAS, art. 25 ust. 3).

Czy skan lub e-mail wystarczą?

Przy najmie do roku tak, przy dłuższym nie. Skan podpisanego dokumentu, zdjęcie, e-mail i wiadomość w komunikatorze dają formę dokumentową: wystarcza oświadczenie złożone w postaci dokumentu, które pozwala ustalić osobę składającą (art. 77²), a dokumentem jest każdy nośnik informacji (art. 77³). To forma niższa niż pisemna: skan jest kopią, a nie oryginałem z podpisem własnoręcznym, który wymienia się według art. 78 § 1. Tak czytamy tekst ustawy; orzecznictwa o skanowanych umowach najmu nie sprawdzaliśmy.

Wniosek: umowę na rok lub krócej można podpisać skanem. Umowa na dłużej niż rok podpisana skanem jest ważna, ale bez terminu (art. 660). Dla najmu okazjonalnego i dla umowy pośrednictwa skan nie wystarczy w ogóle, bo obie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Skan przydaje się jako wersja robocza: najpierw uzgodnijcie tekst skanami, potem wyślijcie oryginały kurierem.

Czego nie da się zrobić zdalnie przy najmie okazjonalnym?

Aktu notarialnego. Najem okazjonalny (art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów) jest dostępny, gdy właściciel jest osobą fizyczną niewynajmującą lokali w ramach działalności gospodarczej, a umowa zawarta jest na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat (ust. 1). Do umowy dołącza się:

• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu (ust. 2 pkt 1);
• wskazanie innego lokalu, w którym najemca może zamieszkać (pkt 2);
• oświadczenie właściciela tego lokalu lub innej osoby, której przysługuje do niego tytuł prawny, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie; na żądanie wynajmującego podpis na nim poświadcza notariusz (pkt 3).

Sama umowa musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności (ust. 6): papier albo QES, nie skan.

Akt podpisuje się u notariusza. Notariusz działa w kancelarii (art. 3 § 1 Prawa o notariacie), choć w szczególnych okolicznościach może działać poza nią (§ 2). Podpisy składa się w jego obecności (art. 88), a akt odczytuje się przed podpisaniem (art. 94 § 1). Nie znaleźliśmy przepisu o akcie przez łącze wideo ani e-mailem. Czy za ciebie może podpisać pełnomocnik, to pytanie do notariusza, najlepiej zadane z wyprzedzeniem.

Notariusz pracuje po polsku; na żądanie strony może też sporządzić akt w języku obcym, z udziałem tłumacza przysięgłego albo na podstawie własnej, wykazanej znajomości języka (art. 2 § 3). Jeśli nie mówisz po polsku i nie dołączono tłumaczenia, notariusz tłumaczy osobiście albo przez tłumacza (art. 87 § 1 pkt 1). Taksa notarialna za to oświadczenie nie może przekroczyć jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19a ust. 7); o podatek i koszt wypisów zapytaj notariusza.

Akt zwykle podpisuje się już po przyjeździe do Polski (ocena), więc dobrze umówić notariusza wcześniej. Więcej w naszym przewodniku po najmie okazjonalnym i w artykule o najmie okazjonalnym bez lokalu zastępczego.

Jak podpisuje się z nami umowę pośrednictwa?

allproperty szuka mieszkań dla najemców. Prawo wymaga, aby umowa z pośrednikiem w obrocie nieruchomościami miała formę pisemną lub elektroniczną pod rygorem nieważności (art. 180 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego to QES, więc dla tej umowy, tak jak dla najmu okazjonalnego, e-mail ani skan nie wystarczą. Z zagranicy podpisuje się ją więc na papierze (wymiana egzemplarzy przez kuriera) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zapytaj agenta przed rozpoczęciem poszukiwań, kiedy w twoim przypadku umowa jest podpisywana.

Jeśli jesteś konsumentem, a umowa zawierana jest na odległość lub poza naszym lokalem, co do zasady możesz od niej odstąpić w ciągu 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Prawo to nie przysługuje w odniesieniu do usługi w pełni wykonanej za twoją wyraźną zgodą wyrażoną przed rozpoczęciem, jeśli przedsiębiorca poinformował cię przed jej rozpoczęciem, że po pełnym wykonaniu utracisz prawo odstąpienia, i uzyskał twoje potwierdzenie (art. 38 ust. 1 pkt 1). Jeśli zażądasz rozpoczęcia usługi przed upływem 14 dni, a potem odstąpisz, zapłacisz za to, co do tej chwili zostało wykonane (art. 35). Tryb odstąpienia i warunki płatności przeczytaj w umowie przed podpisem.

Wynagrodzenie to 70% jednomiesięcznego czynszu najmu, czyli samego czynszu, bez czynszu administracyjnego i mediów: przy czynszu 3 500 zł to 2 450 zł. Płatne jest jednorazowo, po podpisaniu umowy najmu, na podstawie faktury bez VAT. Pomoc w sprawie numeru PESEL i w załatwieniu sprawy w urzędzie wchodzi w ten 70%. Nie jesteśmy notariuszem ani kancelarią prawną: warunki umowy możemy wyjaśnić ustnie w twoim języku, ale to nie jest tłumaczenie przysięgłe ani porada prawna. Nasi agenci pracują po ukraińsku, rosyjsku, angielsku, polsku, niemiecku, włosku, turecku i hiszpańsku. Cały przebieg poszukiwań z zagranicy opisuje artykuł o tym, jak wynająć mieszkanie w Warszawie przed przyjazdem.

Zostaw zgłoszenie: termin wprowadzenia, budżet, liczba pokoi. 70% czynszu najmu po podpisaniu umowy najmu (przy 3 500 zł to 2 450 zł), faktura bez VAT. Telefon: +48 666 866 468.

Źródła

Sprawdzone 7 października 2026 r.

• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (stan prawny na 19 maja 2026 r.): art. 77², 77³, 78 § 1, 78¹, 660, 664, 673, 682, 688.
• Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1241: art. 20c ust. 1, art. 20ae ust. 2.
• Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725: art. 11 ust. 1, art. 19a.
• Ustawa o gospodarce nieruchomościami, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 399: art. 180 ust. 3.
• Prawo o notariacie, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 614: art. 2 § 3, art. 3, art. 87 § 1, art. 88, art. 94 § 1.
• Ustawa o prawach konsumenta, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244: art. 27 ust. 1, art. 35, art. 38 ust. 1 pkt 1.
• Rozporządzenie (UE) nr 910/2014 (eIDAS), wersja skonsolidowana z 18 października 2024 r.: art. 14, art. 25 (ust. 2 i 3).
• Państwowa Inspekcja Pracy, wyjaśnienie dotyczące profilu zaufanego i podpisu kwalifikowanego (umowy o pracę, strona bez daty).
• AOTMiT, podpisywanie w aplikacji mObywatel: wymagania (polski dowód z warstwą elektroniczną, certyfikat podpisu osobistego, PIN2, telefon z NFC) i 5 bezpłatnych podpisów miesięcznie.
• Certum, podpis kwalifikowany dla cudzoziemca (29 czerwca 2021 r.): bez PESEL, tożsamość potwierdzana osobiście w punkcie dostawcy lub u notariusza.