¿Sirve el podpis zaufany?

No con seguridad. El podpis zaufany no es una firma electrónica cualificada, y el art. 78¹ k.c. equipara a la forma escrita solo la cualificada. Por otro lado, el art. 20ae apdo. 2 de la ley sobre la informatización de la actividad de los entes que realizan tareas públicas da a los datos firmados con podpis zaufany el efecto de una firma manuscrita, «chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej» (salvo que normas especiales dispongan otra cosa). Si el art. 78¹ k.c. es una norma de ese tipo es una cuestión abierta: no hemos encontrado sentencias ni aclaraciones oficiales sobre alquileres (la inspección de trabajo PIP lo lee como un obstáculo, pero a propósito de contratos de trabajo). Por eso, para un contrato de más de un año, un najem okazjonalny o un contrato de mediación use papel o una QES (nuestra valoración). Para un contrato de hasta un año no hace falta forma. Comprobado el 7 de octubre de 2026.

¿Qué pasa si el contrato es solo verbal?

Un contrato verbal de hasta un año es válido, porque la ley no exige forma. Un contrato verbal de más de un año también sigue en vigor, pero se considera celebrado por tiempo indefinido (art. 660 k.c.). Lo acordado de palabra es difícil de probar, así que ponga por escrito la duración, el czynsz (renta) y la kaucja (fianza). Para el najem okazjonalny y el contrato de mediación, la forma verbal supone nulidad.

¿Se puede firmar a distancia un najem okazjonalny?

No del todo. El contrato de alquiler en sí se puede firmar en papel, por mensajería, o con una firma cualificada (art. 19a apdo. 6 de la ley de protección de los derechos de los inquilinos). Pero la declaración del inquilino (oświadczenie) en forma de escritura notarial se firma ante notario: el notario atiende en su notaría, las firmas se estampan en su presencia y la escritura se lee en voz alta (art. 3 § 1, art. 88 y art. 94 § 1 de la ley del notariado). Si un representante puede firmar por usted, pregúnteselo al notario. Comprobado el 7 de octubre de 2026.

¿Puedo dejar antes de tiempo un contrato de duración determinada?

Solo en los casos que prevea el propio contrato (art. 673 § 3 k.c.), así que revise la cláusula de salida antes de firmar: quién puede resolver, tras qué plazo y con qué preaviso. Más allá del contrato, la ley permite la resolución sin preaviso por defectos que ponen en peligro la salud (art. 682) y por defectos que impiden el uso pactado: existentes en la entrega, imposibles de reparar, o surgidos después y no reparados en un plazo adecuado tras su aviso al arrendador (art. 664 § 2). Si usted conocía los defectos al firmar, el art. 664 § 3 excluye ese derecho, salvo en el caso del art. 682. Es una descripción general de las normas, no asesoramiento sobre un conflicto concreto.

¿Hace falta notario para un alquiler normal?

No. Para un alquiler normal la ley exige la forma escrita solo cuando la duración supera un año (art. 660 k.c.), y no interviene notario. La escritura notarial hace falta en el najem okazjonalny: es la declaración del inquilino (art. 19a apdo. 2 punto 1 de la ley de protección de los derechos de los inquilinos).

Firmar un contrato de alquiler en Polonia online o por mensajería: qué es válido

Q: ¿Es válido un contrato de alquiler firmado con un escaneo?

Sí, si el contrato dura como máximo un año, porque para ese caso la ley no exige forma alguna. En un contrato de más de un año el escaneo cumple solo la forma documental (art. 77² k.c.) y el contrato se considera celebrado por tiempo indefinido (art. 660 k.c.). Para el najem okazjonalny y para el contrato de mediación el escaneo no basta: ahí la forma escrita se exige bajo pena de nulidad (nieważność). Comprobado el 7 de octubre de 2026.

Sí. Un contrato de alquiler ordinario en Polonia se puede celebrar a distancia, y la forma más segura es esta: cada parte firma a mano un ejemplar en papel y las partes se intercambian los documentos firmados, por ejemplo por mensajería (art. 78 § 1 k.c.). Una firma electrónica cualificada (QES) también equivale a la forma escrita (art. 78¹ k.c.). Un escaneo o un correo electrónico cumplen solo la «forma documental» (forma dokumentowa): para un contrato de hasta un año basta, mientras que uno más largo sigue siendo válido pero se considera celebrado por tiempo indefinido (art. 660 k.c.).

El najem okazjonalny, el «alquiler ocasional», no se puede celebrar del todo a distancia: exige una escritura notarial, y el notario atiende en su notaría.

El artículo lo escribe allproperty, una agencia que busca apartamentos para inquilinos, por eso en la última sección explicamos nuestras propias condiciones. Es información general, no asesoramiento jurídico. Hemos comprobado las normas con los textos publicados en eli.gov.pl el 7 de octubre de 2026. Donde dice «la ley exige» va un artículo; «normalmente» y «valoración» marcan la práctica y nuestra opinión. Algunos de los artículos enlazados solo existen en inglés, y lo indicamos junto a cada enlace.

Si usted es de la UE: una QES expedida en su país sobre la base de un certificado cualificado se reconoce en Polonia como QES (reglamento eIDAS, art. 25.3), y en Polonia una QES equivale a la forma escrita (art. 78¹ k.c.). Compruebe que su proveedor es un prestador cualificado de servicios de confianza: las listas de confianza de la UE los recogen.

¿Se puede firmar a distancia un contrato de alquiler en Polonia?

Sí. Para un alquiler ordinario (najem) la ley no exige que las partes se reúnan. De la forma de firmar depende otra cosa: si se conserva la duración pactada. En resumen:

Método	Forma según el k.c.	Contrato de hasta 1 año	Contrato de más de 1 año	Najem okazjonalny (el contrato en sí)
Ejemplares en papel con firma manuscrita, intercambiados por mensajería (art. 78 § 1)	escrita	válido	válido, se conserva la duración	sirve
Firma electrónica cualificada, QES (art. 78¹)	electrónica, equivale a la escrita	válido	válido, se conserva la duración	sirve
Escaneo, foto, correo electrónico, mensajería instantánea (art. 77², 77³)	documental	válido	válido, pero se pierde la duración: el contrato pasa a ser indefinido	no sirve, el contrato es nulo
Podpis zaufany	no es QES; el art. 20ae apdo. 2 de la ley de informatización le da el efecto de una firma manuscrita «salvo que normas especiales dispongan otra cosa», y si el art. 78¹ es una de esas normas es una cuestión abierta	válido	cuestión abierta: use papel o QES (valoración)	cuestión abierta: use papel o QES (valoración)

Un contrato de hasta un año, incluidos exactamente doce meses, ni siquiera tiene que ser escrito: el art. 660 habla de un alquiler «por más de un año». Aun así conviene tener un ejemplar escrito, aunque solo sea para probar después la duración y los importes de czynsz (renta) y kaucja (fianza) (valoración).

¿Qué forma necesita un contrato de más de un año?

La escrita. El art. 660 k.c. exige que el alquiler de un local por más de un año se celebre por escrito (papel con firma manuscrita o QES). Si no se cumple la forma, el contrato no se vuelve inválido: la ley lo trata como celebrado por tiempo indefinido. Los juristas llaman a esta forma «ad eventum»: no se exige como prueba, sino para que se produzca un resultado concreto, aquí la conservación de la duración.

En la práctica funciona así. Usted acuerda 18 meses, pero firma por correo electrónico. Jurídicamente tiene un contrato sin plazo, y «18 meses» dejan de ser una duración. Para una vivienda con renta mensual, el art. 688 fija un preaviso «a más tardar tres meses antes del final de un mes natural»; si el contrato tiene plazos propios, se aplican esos (art. 673 § 1). Aun así, el arrendador no puede poner fin a un alquiler de vivienda ordinario por cualquier motivo: el art. 11 apdo. 1 de la ley de protección de los derechos de los inquilinos lo permite solo por las causas que enumera la ley, por escrito y con indicación del motivo.

¿Es válido un contrato firmado por mensajería?

Sí. El art. 78 § 1 k.c. permite celebrar un contrato intercambiando documentos, cada uno firmado por una de las partes. La firma debe ser manuscrita y en papel, así que a la otra parte tienen que llegar los originales, no los escaneos.

El procedimiento habitual (práctica, no exigencia legal): usted firma dos ejemplares y envía ambos, el arrendador firma los dos y le devuelve uno. Una mensajería internacional tarda días, no horas (valoración). Formalmente el intercambio basta para celebrar el contrato, así que no compre el billete ni transfiera dinero hasta tener en la mano un ejemplar firmado por el arrendador o su representante.

Una firma en papel no demuestra que quien firma tenga derecho a alquilar el apartamento. Cómo comprobar al arrendador y cuándo pagar se explica en nuestros artículos sobre los pagos antes de la llegada y sobre los anuncios de alquiler falsos (en inglés).

¿Equivale la firma electrónica a la firma manuscrita?

La cualificada sí, sin duda. Según el art. 78¹ k.c., la forma electrónica requiere un documento electrónico y un kwalifikowany podpis elektroniczny (firma electrónica cualificada), y una declaración así equivale a la escrita (§ 2). Lo mismo dice el reglamento eIDAS (art. 25). Una firma dibujada con el dedo, un código por SMS o una casilla marcada en una aplicación no son firmas cualificadas, aunque el servicio se llame «firma electrónica».

El podpis zaufany (la firma del perfil de acceso estatal polaco) es un caso más difícil. No es una QES. El art. 20ae apdo. 2 de la ley sobre la informatización de la actividad de los entes que realizan tareas públicas da a los datos firmados con él el efecto de una firma manuscrita, «chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej»; si el art. 78¹ k.c. es una norma de ese tipo es una cuestión abierta, y no hemos encontrado sentencias ni aclaraciones oficiales sobre alquileres. En la práctica, un profil zaufany se confirma a partir de documentos de una persona con número PESEL (art. 20c apdo. 1), por lo que quien aún no ha llegado normalmente no puede tenerlo (valoración). Para un contrato de más de un año, un najem okazjonalny o un contrato de mediación use papel o una QES.

Una QES también la puede obtener un extranjero sin PESEL: según el proveedor Certum basta un pasaporte o un documento de identidad incluido en el registro de la UE de documentos auténticos (PRADO), y la identidad se confirma en persona en un punto del proveedor o a través de un notario (la página es de 2021, así que confirme las condiciones con el proveedor). La firma cualificada gratuita en la aplicación mObywatel (5 documentos al mes) exige un documento de identidad polaco con capa electrónica, un certificado de firma personal activo con PIN2 y un teléfono con NFC; el documento de identidad polaco solo se expide a ciudadanos polacos, de modo que un inquilino extranjero no puede usar esta vía. Para un solo contrato de alquiler, obtener una QES normalmente no compensa el esfuerzo, el papel es más sencillo (valoración).

Una firma expedida fuera de la UE, por ejemplo la KEP ucraniana, equivale a una QES solo si el servicio de confianza está reconocido en virtud de un acuerdo entre la UE y ese país (eIDAS, art. 14). A 7 de octubre de 2026 no hemos encontrado una decisión así para las firmas cualificadas ucranianas; mientras no exista, para un alquiler son más seguros el papel o una firma expedida en la UE.

¿Basta un escaneo o un correo electrónico?

Para un contrato de hasta un año sí, para uno más largo no. El escaneo de un documento firmado, una foto, un correo electrónico y un mensaje de chat cumplen la forma documental: basta una declaración en forma de documento del que resulte quién la hizo (art. 77²), y documento es cualquier soporte de información (art. 77³). Es una forma inferior a la escrita: el escaneo es una copia, no el original con firma manuscrita que se intercambia según el art. 78 § 1. Es nuestra lectura del texto de la ley; no hemos revisado la jurisprudencia sobre contratos de alquiler escaneados.

Es decir: un contrato de un año o menos se puede firmar con escaneos. Un contrato de más de un año firmado con escaneos es válido, pero sin plazo (art. 660). Para el najem okazjonalny y para el contrato de mediación el escaneo no sirve en absoluto, porque ambos requieren la forma escrita bajo pena de nulidad.

El escaneo es útil como borrador: primero acuerden el texto con escaneos y después envíen los originales por mensajería.

¿Qué no se puede hacer a distancia en un najem okazjonalny?

La escritura notarial. El najem okazjonalny (art. 19a de la ley de protección de los derechos de los inquilinos) es posible cuando el propietario es una persona física que no alquila viviendas como actividad empresarial y la duración no supera 10 años (apdo. 1). Al contrato se adjuntan:

la declaración del inquilino en forma de escritura notarial, por la que se somete a la ejecución forzosa del desalojo (apdo. 2 punto 1);
la indicación de otra vivienda en la que el inquilino podrá residir (punto 2);
el consentimiento del propietario de esa vivienda o de otra persona con título jurídico sobre ella; a petición del arrendador, un notario legitima la firma en ese documento (punto 3).

El contrato en sí requiere la forma escrita bajo pena de nulidad (apdo. 6): papel o QES, no un escaneo.

La escritura se firma ante notario. El notario trabaja en su notaría (art. 3 § 1 de la ley del notariado), aunque en circunstancias especiales puede actuar en otro lugar (§ 2). Las firmas se estampan en su presencia (art. 88) y la escritura se lee antes de firmarla (art. 94 § 1). En el texto de la ley no hemos encontrado una escritura por videoconferencia o correo electrónico. Si un representante puede firmar por usted es una pregunta para el notario, mejor hecha con antelación.

El notario trabaja en polaco; a petición de una parte puede realizar además el acto en un idioma extranjero, con un traductor jurado o sobre la base de su propio conocimiento certificado del idioma (art. 2 § 3). Si usted no habla polaco y no se adjunta traducción, el notario traduce personalmente o a través de un traductor (art. 87 § 1 punto 1). La retribución del notario por esta declaración no puede superar una décima parte del salario mínimo mensual (art. 19a apdo. 7); los impuestos y el coste de las copias consúltelos con el notario.

La escritura normalmente se firma tras llegar a Polonia (valoración), por lo que conviene reservar la cita con el notario con antelación. Más detalles en nuestra guía del najem okazjonalny (en inglés) y en el artículo sobre el najem okazjonalny sin vivienda de sustitución.

¿Cómo se firma con nosotros el contrato de mediación?

allproperty busca apartamentos para inquilinos. La ley exige que un contrato con un agente inmobiliario se celebre por escrito o en forma electrónica bajo pena de nulidad (art. 180 apdo. 3 u.g.n.). La forma electrónica en el sentido del k.c. es la QES, así que para este contrato, igual que para el najem okazjonalny, no bastan un correo electrónico ni un escaneo. Desde el extranjero, por tanto, se firma en papel (intercambiando los ejemplares por mensajería) o con firma electrónica cualificada. Cuándo se firma en su caso, pregúntelo al agente antes de que empiece la búsqueda.

Si usted es consumidor y el contrato se celebra a distancia o fuera de nuestros locales, por regla general puede desistir en 14 días sin indicar el motivo (art. 27 apdo. 1 de la ley de derechos del consumidor). El derecho de desistimiento no se aplica a un servicio que el empresario ha prestado por completo con su consentimiento expreso previo, si antes de empezar se le informó de que perdería el derecho con la prestación completa y usted lo reconoció (art. 38 apdo. 1 punto 1). Si pide empezar antes de que terminen los 14 días y luego desiste, paga lo prestado hasta ese momento (art. 35). Lea el procedimiento de desistimiento y las condiciones de pago en el contrato antes de firmar.

Los honorarios son el 70 % de una mensualidad de alquiler (czynsz najmu), es decir, solo de la renta, sin el czynsz administracyjny (gastos de comunidad) ni los suministros: con un czynsz de 3 500 zł son 2 450 zł. Se paga una sola vez, tras la firma del contrato de alquiler (umowa najmu), con factura sin IVA (faktura bez VAT). La ayuda con el PESEL y con la visita al urząd está incluida en ese 70 %. No somos notario ni despacho de abogados: podemos explicarle de palabra las condiciones del contrato en su idioma, pero eso no es una traducción jurada ni asesoramiento jurídico. Le atendemos en su idioma: nuestros agentes trabajan en español, alemán, italiano, inglés, polaco, ucraniano, ruso y turco. Todo el proceso de búsqueda desde el extranjero se describe en el artículo cómo alquilar un apartamento en Varsovia antes de llegar.

Envíe una solicitud: fecha de entrada, presupuesto, número de habitaciones. 70 % del czynsz najmu tras la firma del contrato de alquiler (sobre 3 500 zł: 2 450 zł), factura sin IVA. Teléfono: +48 666 866 468.

Fuentes

Comprobadas el 7 de octubre de 2026.

Kodeks cywilny (Código Civil), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (estado jurídico a 19 de mayo de 2026): art. 77², 77³, 78 § 1, 78¹, 660, 664, 673, 682, 688.
Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1241: art. 20c apdo. 1, art. 20ae apdo. 2.
Ustawa o ochronie praw lokatorów (ley de protección de los derechos de los inquilinos), tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725: art. 11 apdo. 1, art. 19a.
Ustawa o gospodarce nieruchomościami (u.g.n.), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 399: art. 180 apdo. 3.
Prawo o notariacie (ley del notariado), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 614: art. 2 § 3, art. 3, art. 87 § 1, art. 88, art. 94 § 1.
Ustawa o prawach konsumenta (ley de derechos del consumidor), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244: art. 27 apdo. 1, art. 35, art. 38 apdo. 1 punto 1.
Reglamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS), versión consolidada de 18 de octubre de 2024: art. 14, art. 25 (apdos. 2 y 3).
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), aclaración sobre profil zaufany y firma cualificada (contratos de trabajo, la página no indica fecha).
AOTMiT, firma en la aplicación mObywatel: requisitos (documento de identidad polaco con capa electrónica, certificado de firma personal, PIN2, teléfono con NFC) y 5 firmas gratuitas al mes.
Certum, firma cualificada para extranjeros (29 de junio de 2021): no hace falta PESEL, identidad confirmada en persona en un punto del proveedor o a través de un notario.