Un contratto di affitto firmato con una scansione è valido?

Sì, se il contratto dura al massimo un anno, perché per questo la legge non prevede alcuna forma. Per un contratto di durata superiore a un anno la scansione soddisfa solo la forma documentale (art. 77² k.c.) e il contratto è considerato concluso a tempo indeterminato (art. 660 k.c.). Per il najem okazjonalny e per il contratto di mediazione la scansione non basta: lì la forma scritta è richiesta a pena di nullità (nieważność). Verificato il 07.10.2026.

Basta il podpis zaufany?

Non in modo sicuro. Il podpis zaufany non è una firma elettronica qualificata e l’art. 78¹ k.c. equipara alla forma scritta soltanto quella qualificata. D’altra parte l’art. 20ae ust. 2 della legge sull’informatizzazione dell’attività dei soggetti che svolgono compiti pubblici dà ai dati firmati con podpis zaufany l’effetto di una firma autografa, «chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej» (salvo che norme speciali dispongano diversamente). Se l’art. 78¹ k.c. sia una norma di questo tipo è una questione aperta: non abbiamo trovato né sentenze né chiarimenti ufficiali sugli affitti (l’ispettorato del lavoro PIP lo legge come un ostacolo, ma a proposito dei contratti di lavoro). Per un contratto di oltre un anno, per il najem okazjonalny o per un contratto di mediazione usi quindi la carta o una QES (valutazione). Per un contratto fino a un anno non serve alcuna forma. Verificato il 07.10.2026.

Che cosa succede se il contratto è solo verbale?

Un contratto verbale della durata massima di un anno è valido, perché la legge non richiede una forma. Un contratto verbale di durata superiore a un anno resta anch’esso in vigore, ma è considerato concluso a tempo indeterminato (art. 660 k.c.). Un accordo orale è difficile da provare, quindi metta per iscritto durata, czynsz (canone) e kaucja (deposito cauzionale). Per il najem okazjonalny e per il contratto di mediazione la forma verbale comporta la nullità.

Il najem okazjonalny si può firmare a distanza?

Non del tutto. Il contratto di affitto in sé si può firmare su carta, per corriere, o con una firma qualificata (art. 19a ust. 6 della legge sulla tutela dei diritti dei conduttori). La dichiarazione del conduttore (oświadczenie) in forma di atto notarile, invece, si firma dal notaio: il notaio riceve nel suo studio, le firme si apongono in sua presenza e l’atto viene letto ad alta voce (art. 3 § 1, art. 88 e art. 94 § 1 della legge sul notariato). Se un rappresentante possa firmare per Lei, lo chieda al notaio. Verificato il 07.10.2026.

Posso lasciare in anticipo un contratto a tempo determinato?

Solo nei casi previsti dal contratto stesso (art. 673 § 3 k.c.), quindi controlli la clausola di uscita prima di firmare: chi può recedere, dopo quale periodo e con quale preavviso. Oltre al contratto, la legge consente il recesso senza preavviso per vizi pericolosi per la salute (art. 682) e per vizi che rendono impossibile l’uso pattuito: presenti alla consegna, non eliminabili, oppure sorti dopo e non eliminati entro un termine adeguato dalla Sua comunicazione al locatore (art. 664 § 2). Se conosceva i vizi al momento della firma, l’art. 664 § 3 esclude questo diritto, tranne nel caso dell’art. 682. È una descrizione generale delle norme, non una consulenza su una controversia concreta.

Serve un notaio per un normale contratto di affitto?

No. Per un normale contratto di affitto la legge richiede la forma scritta solo quando la durata supera un anno (art. 660 k.c.) e il notaio non è necessario. L’atto notarile serve per il najem okazjonalny: è la dichiarazione del conduttore (art. 19a ust. 2 pkt 1 della legge sulla tutela dei diritti dei conduttori).

Firmare un contratto di affitto in Polonia online o per corriere: che cosa è valido

Sì. Un normale contratto di affitto in Polonia si può concludere a distanza, e il modo più sicuro è questo: ciascuna parte firma a mano una copia cartacea e le parti si scambiano i documenti firmati, ad esempio per corriere (art. 78 § 1 k.c.). Anche una firma elettronica qualificata (QES) equivale alla forma scritta (art. 78¹ k.c.). Una scansione o un’e-mail soddisfano soltanto la «forma documentale» (forma dokumentowa): per un contratto fino a un anno basta, mentre un contratto più lungo resta valido ma è considerato concluso a tempo indeterminato (art. 660 k.c.).

Il najem okazjonalny, l’«affitto occasionale», non si può concludere del tutto a distanza: richiede un atto notarile e il notaio riceve nel suo studio.

L’articolo è scritto da allproperty, un’agenzia che cerca appartamenti per chi prende in affitto, perciò nell’ultima sezione spieghiamo le nostre condizioni. È un’informazione generale, non una consulenza legale. Abbiamo verificato le norme sui testi pubblicati su eli.gov.pl il 07.10.2026. Dove si legge «la legge richiede» segue un articolo; «di solito» e «valutazione» indicano la prassi e la nostra opinione.

Se viene da un altro Paese dell’UE: una QES rilasciata nel Suo Paese sulla base di un certificato qualificato è riconosciuta in Polonia come QES (regolamento eIDAS, art. 25 par. 3) e in Polonia una QES equivale alla forma scritta (art. 78¹ k.c.). Controlli che il Suo fornitore sia un prestatore di servizi fiduciari qualificato: le liste di fiducia dell’UE li elencano.

Si può firmare un contratto di affitto in Polonia a distanza?

Sì. Per un normale contratto di affitto (najem) la legge non richiede che le parti si incontrino. Dal modo di firmare dipende un’altra cosa: se la durata del contratto si conserva. In sintesi:

Metodo	Forma secondo il k.c.	Contratto fino a 1 anno	Contratto oltre 1 anno	Najem okazjonalny (il contratto in sé)
Copie cartacee con firma autografa, scambiate per corriere (art. 78 § 1)	scritta	valido	valido, la durata si conserva	possibile
Firma elettronica qualificata, QES (art. 78¹)	elettronica, equivale alla scritta	valido	valido, la durata si conserva	possibile
Scansione, foto, e-mail, messenger (art. 77², 77³)	documentale	valido	valido, ma la durata si perde: il contratto diventa a tempo indeterminato	non possibile, il contratto è nullo
Podpis zaufany	non è una QES; l’art. 20ae ust. 2 della legge sull’informatizzazione gli dà l’effetto di una firma autografa «salvo che norme speciali dispongano diversamente», e se l’art. 78¹ sia una tale norma è una questione aperta	valido	questione aperta: usi la carta o una QES (valutazione)	questione aperta: usi la carta o una QES (valutazione)

Un contratto fino a un anno, compresi esattamente dodici mesi, non deve nemmeno essere scritto: l’art. 660 parla di una locazione «di durata superiore a un anno». Conviene comunque avere una copia scritta, anche solo per provare in seguito la durata e gli importi di czynsz (canone) e kaucja (deposito cauzionale) (valutazione).

Quale forma serve per un contratto di durata superiore a un anno?

La forma scritta. L’art. 660 k.c. richiede che un contratto di locazione di locali per più di un anno sia concluso in forma scritta (carta con firma autografa o QES). Se la forma non è rispettata, il contratto non diventa nullo: la legge lo considera concluso a tempo indeterminato. I giuristi chiamano questa forma «ad eventum»: non è richiesta come prova, ma perché si produca un determinato effetto, qui la conservazione della durata.

Nella pratica funziona così. Concorda 18 mesi, ma firma per e-mail. Giuridicamente ha un contratto senza scadenza, e «18 mesi» non sono più una durata. Per un’abitazione con canone mensile l’art. 688 prevede un preavviso «al più tardi tre mesi prima della fine di un mese di calendario»; se il contratto ha termini propri, valgono quelli (art. 673 § 1). Il locatore, però, non può porre fine a una normale locazione abitativa per qualsiasi motivo: l’art. 11 ust. 1 della legge sulla tutela dei diritti dei conduttori lo consente solo per i motivi elencati nella legge, per iscritto e indicando la causa.

Un contratto firmato tramite corriere è valido?

Sì. L’art. 78 § 1 k.c. permette di concludere un contratto scambiandosi documenti, ciascuno dei quali firmato da una delle parti. La firma deve essere autografa e su carta, quindi all’altra parte devono arrivare gli originali, non le scansioni.

La procedura abituale (prassi, non obbligo di legge): Lei firma due copie e le spedisce entrambe, il locatore le firma entrambe e Le rispedisce una. Un corriere internazionale impiega giorni, non ore (valutazione). Formalmente lo scambio basta per concludere il contratto, perciò non prenoti il volo e non trasferisca denaro finché non ha in mano una copia firmata dal locatore o dal suo rappresentante.

Una firma su carta non prova che chi ha firmato abbia il diritto di affittare l’appartamento. Come verificare il locatore e quando pagare è spiegato nei nostri articoli sui pagamenti prima dell’arrivo e sugli annunci di affitto falsi.

La firma elettronica equivale alla firma autografa?

Quella qualificata sì, senza dubbio. Secondo l’art. 78¹ k.c. la forma elettronica richiede un documento elettronico e un kwalifikowany podpis elektroniczny (firma elettronica qualificata), e una dichiarazione così resa equivale a quella scritta (§ 2). Lo stesso afferma il regolamento eIDAS (art. 25). Una firma disegnata con il dito, un codice via SMS o una casella spuntata in un’app non sono firme qualificate, anche se il servizio si chiama «firma elettronica».

Il podpis zaufany (la firma del profilo di accesso statale polacco) è un caso più difficile. Non è una QES. L’art. 20ae ust. 2 della legge sull’informatizzazione dell’attività dei soggetti che svolgono compiti pubblici dà ai dati firmati con esso l’effetto di una firma autografa, «chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej»; se l’art. 78¹ k.c. sia una norma di questo tipo è una questione aperta, e non abbiamo trovato né sentenze né chiarimenti ufficiali sugli affitti. Nella pratica un profil zaufany si conferma sulla base di documenti di una persona con numero PESEL (art. 20c ust. 1), quindi chi non è ancora arrivato di solito non può averlo (valutazione). Per un contratto di oltre un anno, per il najem okazjonalny o per un contratto di mediazione usi la carta o una QES.

Una QES può ottenerla anche uno straniero senza PESEL: secondo il fornitore Certum bastano un passaporto o un documento d’identità presente nel registro UE dei documenti autentici (PRADO), e l’identità si conferma di persona in un punto del fornitore o tramite un notaio (la pagina è del 2021, perciò verifichi le condizioni con il fornitore). La firma qualificata gratuita nell’app mObywatel (5 documenti al mese) richiede una carta d’identità polacca con strato elettronico, un certificato di firma personale attivo con PIN2 e uno smartphone con NFC; la carta d’identità polacca viene rilasciata solo ai cittadini polacchi, quindi un conduttore straniero non può usare questa strada. Per un solo contratto di affitto ottenere una QES di solito non vale lo sforzo, la carta è più semplice (valutazione).

Una firma rilasciata fuori dall’UE, per esempio la KEP ucraina, vale come equivalente di una QES solo se il servizio fiduciario è riconosciuto in base a un accordo tra l’UE e quel Paese (eIDAS, art. 14). Al 07.10.2026 non abbiamo trovato una decisione di questo tipo per le firme qualificate ucraine; finché manca, per un affitto sono più sicure la carta o una firma rilasciata nell’UE.

Bastano una scansione o un’e-mail?

Per un contratto fino a un anno sì, per uno più lungo no. La scansione di un documento firmato, una foto, un’e-mail e un messaggio in chat soddisfano la forma documentale: basta una dichiarazione in forma di documento da cui risulti chi l’ha resa (art. 77²), e documento è qualsiasi supporto di informazioni (art. 77³). È una forma inferiore a quella scritta: la scansione è una copia, non l’originale con firma autografa che si scambia ai sensi dell’art. 78 § 1. È la nostra lettura del testo di legge; non abbiamo verificato la giurisprudenza sui contratti di affitto scansionati.

Dunque: un contratto di un anno o meno si può firmare con scansioni. Un contratto di oltre un anno firmato con scansioni è valido, ma senza durata (art. 660). Per il najem okazjonalny e per il contratto di mediazione la scansione non va affatto bene, perché entrambi richiedono la forma scritta a pena di nullità.

La scansione è utile come bozza: prima concordate il testo con le scansioni, poi spedite gli originali per corriere.

Che cosa non si può fare a distanza con il najem okazjonalny?

L’atto notarile. Il najem okazjonalny (art. 19a della legge sulla tutela dei diritti dei conduttori) è possibile quando il proprietario è una persona fisica che non affitta appartamenti come attività d’impresa e la durata non supera 10 anni (ust. 1). Al contratto si allegano:

la dichiarazione del conduttore in forma di atto notarile, con cui accetta l’esecuzione forzata dello sgombero (ust. 2 pkt 1);
l’indicazione di un altro alloggio in cui il conduttore potrà abitare (pkt 2);
il consenso del proprietario di quell’alloggio o di un’altra persona con titolo giuridico su di esso; su richiesta del locatore la firma vi è autenticata da un notaio (pkt 3).

Il contratto stesso richiede la forma scritta a pena di nullità (ust. 6): carta o QES, non una scansione.

L’atto si firma dal notaio. Il notaio lavora nel suo studio (art. 3 § 1 della legge sul notariato), anche se in circostanze particolari può operare altrove (§ 2). Le firme si apongono in sua presenza (art. 88) e l’atto viene letto prima della sottoscrizione (art. 94 § 1). Nel testo di legge non abbiamo trovato un atto in videocollegamento o per e-mail. Se un rappresentante possa firmare per Lei è una domanda da fare al notaio, meglio in anticipo.

Il notaio lavora in polacco; su richiesta di una parte può compiere l’atto anche in una lingua straniera, con un traduttore giurato o in base alla propria conoscenza certificata della lingua (art. 2 § 3). Se Lei non parla polacco e all’atto non è allegata una traduzione, il notaio traduce personalmente o tramite un traduttore (art. 87 § 1 pkt 1). Il compenso del notaio per questa dichiarazione non può superare un decimo del salario minimo mensile (art. 19a ust. 7); imposte e costo delle copie li chieda al notaio.

L’atto si firma di solito dopo l’arrivo in Polonia (valutazione), quindi conviene fissare in anticipo l’appuntamento dal notaio. Maggiori dettagli nella nostra guida al najem okazjonalny e nell’articolo sul najem okazjonalny senza alloggio sostitutivo.

Come si firma con noi il contratto di mediazione?

allproperty cerca appartamenti per chi prende in affitto. La legge richiede che un contratto con un mediatore immobiliare sia concluso in forma scritta o elettronica a pena di nullità (art. 180 ust. 3 u.g.n.). La forma elettronica ai sensi del k.c. è la QES, quindi per questo contratto, come per il najem okazjonalny, non bastano un’e-mail né una scansione. Dall’estero, quindi, si firma su carta (scambiando le copie tramite corriere) o con una firma elettronica qualificata. Quando lo si firma nel suo caso, lo chieda all’agente prima che inizi la ricerca.

Se è un consumatore e il contratto è concluso a distanza o fuori dai nostri locali, di regola può recedere entro 14 giorni senza indicarne il motivo (art. 27 ust. 1 della legge sui diritti dei consumatori). Il diritto di recesso non spetta per un servizio che l’imprenditore ha eseguito per intero con il Suo espresso consenso preventivo, se prima dell’inizio è stato informato che con l’esecuzione completa perde il diritto e ne ha preso atto (art. 38 ust. 1 pkt 1). Se chiede di iniziare prima della scadenza dei 14 giorni e poi recede, paga quanto è stato eseguito fino a quel momento (art. 35). Legga la procedura di recesso e le condizioni di pagamento nel contratto prima di firmare.

Il compenso è il 70% del canone mensile (czynsz najmu), cioè del solo affitto, senza czynsz administracyjny (spese condominiali) e utenze: con un czynsz di 3.500 zł sono 2.450 zł. Si paga una sola volta, dopo la firma del contratto di affitto (umowa najmu), con fattura senza IVA (faktura bez VAT). L’aiuto con il PESEL e con la visita all’urząd è compreso in questo 70%. Non siamo né un notaio né uno studio legale: possiamo spiegarLe a voce le condizioni del contratto nella Sua lingua, ma non è una traduzione giurata né una consulenza legale. La seguiamo nella Sua lingua: i nostri agenti lavorano in italiano, tedesco, spagnolo, inglese, polacco, ucraino, russo e turco. L’intero percorso di ricerca dall’estero è descritto nell’articolo come affittare un appartamento a Varsavia prima di arrivare.

Invii una richiesta: data di ingresso, budget, numero di stanze. 70% del czynsz najmu dopo la firma del contratto di affitto (su 3.500 zł: 2.450 zł), faktura bez VAT. Telefono: +48 666 866 468.

Fonti

Verificato il 07.10.2026.

Kodeks cywilny (codice civile), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (stato giuridico al 19.05.2026): art. 77², 77³, 78 § 1, 78¹, 660, 664, 673, 682, 688.
Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1241: art. 20c ust. 1, art. 20ae ust. 2.
Ustawa o ochronie praw lokatorów (legge sulla tutela dei diritti dei conduttori), tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725: art. 11 ust. 1, art. 19a.
Ustawa o gospodarce nieruchomościami (u.g.n.), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 399: art. 180 ust. 3.
Prawo o notariacie (legge sul notariato), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 614: art. 2 § 3, art. 3, art. 87 § 1, art. 88, art. 94 § 1.
Ustawa o prawach konsumenta (legge sui diritti dei consumatori), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244: art. 27 ust. 1, art. 35, art. 38 ust. 1 pkt 1.
Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS), versione consolidata del 18.10.2024: art. 14, art. 25 (par. 2 e 3).
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), chiarimento su profil zaufany e firma qualificata (contratti di lavoro, la pagina non riporta la data).
AOTMiT, firma nell’app mObywatel: requisiti (carta d’identità polacca con strato elettronico, certificato di firma personale, PIN2, smartphone con NFC) e 5 firme gratuite al mese.
Certum, firma qualificata per stranieri (29.06.2021): PESEL non necessario, identità confermata di persona in un punto del fornitore o tramite un notaio.