Чи можна підписати договір оренди в Польщі онлайн або кур’єром і що буде дійсним

Звичайний договір оренди в Польщі підписати на відстані можна, і найнадійніший спосіб такий: кожна сторона власноруч підписує паперовий примірник, а потім сторони обмінюються підписаними документами, наприклад через кур’єра (art. 78 § 1 k.c.). Кваліфікований електронний підпис (QES; український відповідник — КЕП, але про його чинність у Польщі див. нижче) прирівняно до письмової форми (art. 78¹ k.c.). Скан і e-mail дають лише форму dokumentową: для договору до року цього досить, а договір довше року лишиться дійсним, але вважатиметься укладеним на невизначений строк (art. 660 k.c.).

Najem okazjonalny повністю дистанційно оформити не вийде: потрібен нотаріальний акт, а нотаріус приймає в конторі.

Статтю написало allproperty, агенція, що підбирає квартири для наймачів, тому в останньому розділі описано наші умови. Це довідкова інформація, а не юридична консультація. Норми звірено з опублікованими текстами актів на eli.gov.pl 07.10.2026. Де написано «закон вимагає», поруч стоїть стаття; слово «зазвичай» і позначка «оцінка» позначають практику та нашу думку.

Чи можна підписати договір оренди в Польщі на відстані?

Можна. Для звичайного najmu закон не вимагає, щоб сторони зустрічалися. Від способу підпису залежить інше: чи збережеться строк договору. Підсумок:

Спосіб	Форма за k.c.	Договір до року	Договір довше року	Najem okazjonalny (сам договір)
Паперові примірники з підписом від руки, обмін через кур’єра (art. 78 § 1)	письмова	дійсний	дійсний, строк зберігається	підходить
Кваліфікований електронний підпис, QES (art. 78¹)	електронна, дорівнює письмовій	дійсний	дійсний, строк зберігається	підходить
Скан, фото, e-mail, месенджер (art. 77², 77³)	dokumentowa	дійсний	дійсний, але строк втрачається: договір безстроковий	не підходить, договір недійсний
Podpis zaufany	не QES; art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji надає йому силу власноручного підпису, «якщо інше не передбачено окремими нормами», і чи є art. 78¹ такою нормою, питання відкрите	дійсний	питання відкрите: беріть папір або QES (оцінка)	питання відкрите: беріть папір або QES (оцінка)

Договір до року включно закон узагалі не зобов’язує укладати письмово: art. 660 говорить про найм «на строк довший за рік». Проте письмовий примірник потрібен хоча б для того, щоб згодом довести строк, суму czynszu і kaucji (оцінка).

Яка форма потрібна для договору довше року?

Письмова. Art. 660 k.c. вимагає, щоб договір найму приміщення на строк довше року було укладено в письмовій формі (папір із власноручним підписом або QES). Якщо форму порушили, договір не стає недійсним: закон вважає його укладеним на невизначений строк. Таку форму називають ad eventum: вона потрібна не як доказ, а щоб настав певний наслідок, тут це збереження строку.

Що це означає на ділі. Ви домовилися на 18 місяців, але підписали по e-mail. Юридично у вас договір без строку, і «18 місяців» перестають бути строком. Для житла з щомісячною оплатою art. 688 k.c. називає попередження «не пізніше ніж за три місяці до кінця календарного місяця»; якщо в договорі є власні строки, діють вони (art. 673 § 1). Власник при цьому не може припинити звичайний житловий найм з будь-якої причини: art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów допускає це лише з підстав, які перелічені в законі, письмово й із зазначенням причини.

Чи дійсний договір, підписаний через кур’єра?

Так. Art. 78 § 1 k.c. дозволяє укласти договір обміном документів, кожен із яких підписано однією зі сторін. Підпис має бути власноручний і на папері, тож до другої сторони мають доїхати оригінали, а не скани.

Звична схема (практика, а не вимога закону): ви підписуєте два примірники й надсилаєте обидва, власник підписує обидва й один повертає вам. Доставка з-за кордону займає дні, а не години (оцінка). Формально для укладення договору досить обміну, тож не купуйте квиток і не переказуйте гроші, поки не маєте примірника з підписом власника або його представника.

Підпис на папері не доводить, що той, хто підписав, має право здавати квартиру. Як перевірити власника і коли платити, написано в статтях про платежі до приїзду та ознаки фальшивого оголошення.

Чи дорівнює електронний підпис письмовому?

Дорівнює, без сумнівів, кваліфікований. За art. 78¹ k.c. електронна форма вимагає електронного документа і kwalifikowany podpis elektroniczny, і така заява дорівнює письмовій (§ 2). Те саме каже регламент eIDAS (art. 25). Підпис, намальований пальцем, код із SMS чи галочка в застосунку кваліфікованим підписом не є, навіть якщо сервіс називається «електронний підпис».

Podpis zaufany (підпис профілю zaufany в польських держсервісах) випадок складніший. Це не QES. Art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne надає даним, підписаним ним, силу власноручного підпису, «chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej»; чи є art. 78¹ k.c. такою нормою, питання відкрите, а рішення суду або офіційного роз’яснення щодо оренди ми не знайшли. На практиці profil zaufany підтверджують за документами особи з номером PESEL (art. 20c ust. 1), тож тому, хто ще не приїхав, він зазвичай недоступний (оцінка). Для договору довше року, najem okazjonalny і договору підбору беріть папір або QES.

QES іноземець може отримати і без PESEL: за даними постачальника Certum, досить паспорта або посвідчення особи з європейського реєстру справжніх документів (PRADO), а особу підтверджують особисто в пункті постачальника або в нотаріуса (сторінка 2021 року, умови уточнюйте в постачальника). Безкоштовний кваліфікований підпис у застосунку mObywatel (5 документів на місяць) потребує польського посвідчення особи з електронним шаром, активного сертифіката особистого підпису з PIN2 і телефона з NFC; польське посвідчення особи видають лише громадянам Польщі, тож іноземний наймач цим шляхом скористатися не може. Заради одного договору оренди оформлювати QES зазвичай не варто зусиль, папір простіший (оцінка).

Підпис, виданий поза ЄС, наприклад український КЕП, прирівнюється до QES, лише якщо послугу довіри визнано за угодою між ЄС і цією країною (eIDAS, art. 14). Рішення ЄС про визнання українських кваліфікованих підписів ми станом на 07.10.2026 не знайшли; доки його немає, для оренди надійніший папір або підпис, виданий у ЄС. QES, виданий в іншій державі ЄС, у Польщі визнається (eIDAS, art. 25 ust. 3).

Чи досить скану або e-mail?

Для договору до року так, для договору довше року ні. Скан підписаного документа, фото, e-mail і повідомлення в месенджері дають форму dokumentową: досить заяви у вигляді документа, з якого видно, хто її склав (art. 77²), а документом вважається будь-який носій інформації (art. 77³). Це форма нижча за письмову: скан є копією, а не оригіналом із підписом від руки, яким обмінюються за art. 78 § 1. Це наша оцінка за текстом закону; судової практики щодо сканів договорів оренди ми не перевіряли.

Виходить так. Договір на рік або коротший за сканами підписати можна. Договір довше року за сканами дійсний, але без строку (art. 660). Для najem okazjonalny і для договору підбору скан не годиться взагалі: там письмова форма потрібна під загрозою недійсності.

Скан стане в пригоді як чернетка: спершу погодьте текст за сканами, потім надішліть оригінали кур’єром.

Чого не можна зробити дистанційно при najem okazjonalny?

Нотаріальний акт. Najem okazjonalny (art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów) можливий, якщо власник фізична особа, яка не здає квартири як бізнес, а строк договору не більший за 10 років (ust. 1). До договору додаються:

• oświadczenie наймача у формі нотаріального акта про згоду на примусове виселення (ust. 2 pkt 1);
• вказівка іншого помешкання, де наймач зможе жити (pkt 2);
• згода власника цього помешкання або іншої особи з правовим титулом на нього; на вимогу власника квартири підпис на ній засвідчує нотаріус (pkt 3).

Сам договір підписується письмово під загрозою недійсності (ust. 6): папір або QES, скан не годиться.

Акт підписується в нотаріуса. Нотаріус працює в конторі (art. 3 § 1 Prawa o notariacie), хоча за особливих обставин може прийняти й в іншому місці (§ 2). Підписи ставлять при ньому (art. 88), акт зачитують перед підписанням (art. 94 § 1). Акта по відеозв’язку чи e-mail у тексті закону ми не знайшли. Чи може за вас підписати представник, це питання до нотаріуса, краще поставити його заздалегідь.

Нотаріус працює польською; на прохання сторони він може вчинити дію додатково іноземною мовою, із присяжним перекладачем або на підставі власного підтвердженого знання мови (art. 2 § 3). Якщо ви не знаєте польської й перекладу до акта немає, нотаріус перекладає сам або через перекладача (art. 87 § 1 pkt 1). Плата нотаріуса за це oświadczenie не більша за 1/10 мінімальної зарплати (art. 19a ust. 7); податок і плату за витяги уточнюйте в нотаріуса.

Зазвичай акт підписують після приїзду до Польщі (оцінка), тому запис до нотаріуса краще погодити заздалегідь. Подробиці: гід із najem okazjonalny і стаття про najem okazjonalny без запасної адреси.

Як підписується договір підбору з нами?

allproperty підбирає квартири для наймачів. Закон вимагає, щоб договір із посередником було укладено в письмовій або електронній формі під загрозою недійсності (art. 180 ust. 3 u.g.n.). Електронна форма в розумінні k.c. це QES, тож для цього договору, як і для najem okazjonalny, e-mail чи скану замало. Отже, з-за кордону його підписують на папері (з обміном примірниками через кур’єра) або кваліфікованим електронним підписом. Коли договір підписується у вашому випадку, уточніть в агента до початку підбору.

Якщо ви споживач і договір укладено на відстані або поза нашим офісом, за загальним правилом ви можете відмовитися від нього протягом 14 днів без пояснення причин (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Право на відмову не діє щодо послуги, яку підприємець повністю виконав із вашої прямої попередньої згоди, якщо до початку вас попередили, що після повного виконання ви це право втрачаєте, і ви це взяли до відома (art. 38 ust. 1 pkt 1). Якщо ви просите почати роботу до закінчення 14 днів і потім відмовляєтеся, ви платите за те, що вже виконано (art. 35). Порядок відмови й умови оплати читайте в договорі до підпису.

Винагорода: 70% одного місячного czynszu najmu, тобто самої орендної плати без czynszu administracyjnego й комунальних платежів (при czynszu 3 500 zł це 2 450 zł), один раз, після підписання umowy najmu, faktura bez VAT. Допомога з PESEL і з візитом до urzędu входить у ці 70%. Ми не нотаріус і не юристи: умови договору можемо пояснити усно вашою мовою, але це не присяжний переклад і не юридична консультація. Наші агенти працюють українською, російською, англійською, польською, німецькою, італійською, турецькою та іспанською. Як відбувається підбір із-за кордону цілком, описано в статті як зняти квартиру у Варшаві до приїзду.

Залишити заявку на підбір: дата заїзду, бюджет, кількість кімнат. 70% czynszu najmu після підписання umowy najmu (з 3 500 zł це 2 450 zł), faktura bez VAT. Телефон: +48 666 866 468.

Джерела

Перевірено 07.10.2026.

• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (stan prawny na 19.05.2026): art. 77², 77³, 78 § 1, 78¹, 660, 664, 673, 682, 688.
• Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1241: art. 20c ust. 1, art. 20ae ust. 2.
• Ustawa o ochronie praw lokatorów, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725: art. 11 ust. 1, art. 19a.
• Ustawa o gospodarce nieruchomościami, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 399: art. 180 ust. 3.
• Prawo o notariacie, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 614: art. 2 § 3, art. 3, art. 87 § 1, art. 88, art. 94 § 1.
• Ustawa o prawach konsumenta, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244: art. 27 ust. 1, art. 35, art. 38 ust. 1 pkt 1.
• Регламент ЄС 910/2014 (eIDAS), консолідована версія від 18.10.2024: art. 14, art. 25 (ust. 2 і 3).
• Państwowa Inspekcja Pracy, роз’яснення про profil zaufany і кваліфікований підпис (трудові договори, дати на сторінці немає).
• AOTMiT, підпис у застосунку mObywatel: вимоги (польське посвідчення особи з електронним шаром, сертифікат особистого підпису, PIN2, телефон з NFC) та 5 безкоштовних підписів на місяць.
• Certum, кваліфікований підпис для іноземця (29.06.2021): PESEL не потрібен, особу підтверджують особисто в пункті постачальника або в нотаріуса.