Najem okazjonalny — che cosa offre al proprietario e all'inquilino? Guida semplice

Il najem okazjonalny (locazione occasionale) è un contratto di locazione di un appartamento a tempo determinato (massimo 10 anni), stipulato per iscritto da un proprietario persona fisica, con tre allegati obbligatori — tra cui la dichiarazione dell’inquilino di sottomissione all’esecuzione forzata in forma di akt notarialny (atto notarile). Lo disciplinano gli art. 19a–19e della legge del 21 giugno 2001 sulla tutela dei diritti degli inquilini. Il costo del notaio è limitato per legge a 1/10 del salario minimo: con 4806 zł lordi nel 2026 si tratta di un massimo di 480,60 zł netti (circa 591 zł con IVA), mentre l’intero pacchetto con le copie autentiche negli studi notarili di Varsavia si chiude di solito tra 450 e 700 zł. Il proprietario deve comunicare il contratto all’ufficio delle imposte entro 14 giorni dall’inizio della locazione — senza questo passaggio perde la procedura esecutiva semplificata. La cauzione può ammontare al massimo a sei mensilità di canone, e l’imposta è il forfait dell’8,5% sul ricavo (12,5% sull’eccedenza oltre 100 000 zł all’anno). Per l’inquilino — anche straniero — è una costruzione sicura: protegge dalla disdetta «perché sì» e prevede la restituzione della cauzione entro un mese. Di seguito spieghiamo i dettagli — situazione ad agosto 2026.

Che cos’è il najem okazjonalny?

La definizione si trova nell’art. 19a comma 1 della legge: è un contratto di locazione di un immobile abitativo il cui proprietario è una persona fisica e non svolge attività d’impresa nel settore della locazione di immobili. Il contratto deve essere stipulato a tempo determinato, per un massimo di 10 anni, e in forma scritta a pena di nullità — gli accordi verbali qui non hanno alcun valore. Se il locatore è un’azienda, entra in gioco un’altra costruzione: il najem instytucjonalny (locazione istituzionale).

Un punto importante: il contratto in sé non richiede la forma di akt notarialny. Dal notaio si porta soltanto uno degli allegati, di cui parliamo tra un attimo.

Quali allegati sono obbligatori nel najem okazjonalny?

Ai sensi dell’art. 19a comma 2 della legge, al contratto si allegano tre documenti:

1. Dichiarazione dell’inquilino di sottomissione all’esecuzione forzata — in forma di akt notarialny. Con essa l’inquilino si impegna a liberare e riconsegnare l’immobile entro il termine indicato nella richiesta del proprietario. È l’unico documento che deve essere redatto dal notaio.
2. Indicazione dell’alloggio sostitutivo — l’inquilino indica l’indirizzo dell’abitazione in cui potrebbe trasferirsi in caso di esecuzione. È sufficiente la normale forma scritta.
3. Consenso del proprietario dell’alloggio sostitutivo ad accogliere l’inquilino e le persone che convivono con lui — anch’esso per iscritto; su richiesta del locatore con firma autenticata dal notaio.

Un dettaglio importante: se l’inquilino perde la possibilità di abitare nell’immobile indicato (per esempio se il proprietario dell’indirizzo «di riserva» vende l’appartamento), ha 21 giorni per indicarne uno nuovo. In mancanza, il locatore può disdire il contratto con un preavviso di almeno 7 giorni.

Quanto costa il notaio nel najem okazjonalny?

La legge limita il compenso del notaio per la dichiarazione di sottomissione all’esecuzione forzata a 1/10 della retribuzione minima per il lavoro. Con un salario minimo di 4806 zł lordi nel 2026 si arriva a un massimo di 480,60 zł netti, cioè circa 591 zł con IVA al 23%; a questo si aggiungono le copie autentiche (6 zł netti a pagina). In pratica negli studi notarili di Varsavia l’intero pacchetto si chiude di solito nella fascia 450–700 zł — situazione ad agosto 2026.

Chi paga? La legge non lo stabilisce — di solito il costo se lo accolla l’inquilino, ma le parti possono accordarsi diversamente, per esempio a metà.

Come e quando comunicare il contratto all’ufficio delle imposte?

Il proprietario ha l’obbligo di comunicare la stipula del contratto al direttore dell’ufficio delle imposte competente per la propria residenza entro 14 giorni dall’inizio della locazione (art. 19b comma 1) — fa fede la data di consegna dell’immobile, non quella della firma del contratto. La comunicazione è gratuita e non richiede alcun modulo: basta una lettera con i dati delle parti, l’indirizzo dell’immobile e la data di inizio della locazione, presentata di persona, per posta o tramite l’e-Urząd Skarbowy (ufficio delle imposte online).

Senza questa comunicazione il contratto perde il suo vantaggio principale — la procedura esecutiva semplificata — e funziona come una locazione ordinaria. Se è inquilino, ha il diritto di chiedere al proprietario la conferma dell’avvenuta comunicazione; vale la pena farlo.

Che cosa ci guadagna il proprietario?

Una tutela concreta nel caso in cui l’inquilino, terminato il contratto, non voglia andarsene. La procedura funziona così: il proprietario notifica una richiesta scritta di rilascio dell’immobile (con firma autenticata da un pubblico ufficiale), fissando un termine non inferiore a 7 giorni. Se il termine decorre senza esito, presenta al tribunale l’istanza per apporre la formula esecutiva all’atto notarile — senza un processo di sfratto lungo anni. All’istanza allega la richiesta con la prova di notifica, il documento che attesta il titolo giuridico sull’immobile e la conferma della comunicazione all’ufficio delle imposte.

Inoltre qui la cauzione può ammontare fino a sei mensilità di canone — con un canone di 4000 zł, in teoria, fino a 24 000 zł, anche se sul mercato di Varsavia nel 2026 lo standard resta una o due mensilità. Delle regole di restituzione e delle trattenute ammesse parliamo più diffusamente nel testo su cauzione e diritti dell’inquilino.

Che cosa ci guadagna l’inquilino?

Contrariamente all’opinione diffusa, parecchio. Il contratto a tempo determinato significa che il proprietario non può disdirlo «perché ha cambiato idea»: la risoluzione anticipata è possibile solo nei casi descritti dalla legge o dal contratto, per esempio in caso di morosità del canone per almeno tre interi periodi di pagamento — e soltanto dopo un avviso scritto e la fissazione di un ulteriore termine di un mese per il pagamento. La cauzione va restituita entro un mese dal rilascio dell’immobile, dopo il conteggio dei crediti. Se sta ancora cercando casa, l’intero processo di affitto dal punto di vista dell’inquilino lo descriviamo a parte — dalla visita dell’immobile alla consegna delle chiavi e al protocollo.

Confronto dei parametri principali (quadro giuridico al 2026):

Elemento	Najem okazjonalny	Locazione ordinaria
Durata	solo determinata, max 10 anni	determinata o indeterminata
Cauzione massima	sei mensilità di canone	dodici mensilità di canone
Comunicazione all’ufficio delle imposte	obbligatoria, 14 giorni	nessun obbligo del genere
Esecuzione del rilascio dell’immobile	formula esecutiva sull’atto notarile	processo giudiziario di sfratto

Un bonus pratico: l’inquilino disposto a firmare un contratto di najem okazjonalny risulta più affidabile agli occhi dei proprietari — è più facile ottenere buone condizioni e trovare casa in generale, cosa che a Varsavia sentono soprattutto gli stranieri.

Come si dichiara l’imposta sul najem okazjonalny?

Dal 2023 l’unica forma di tassazione della locazione privata è l’imposta forfettaria sui ricavi registrati: 8,5% del ricavo fino a 100 000 zł all’anno e 12,5% sull’eccedenza. Con un canone di locazione di 3500 zł al mese il proprietario pagherà 297,50 zł di forfait al mese, e presenterà la dichiarazione annuale sul modulo PIT-28 entro il 30 aprile dell’anno successivo. La forma «occasionale» in sé non modifica le aliquote dell’imposta — cambia soltanto l’obbligo di comunicare il contratto entro 14 giorni. Aliquote, scadenze ed esempi di calcolo li abbiamo raccolti nella guida all’imposta forfettaria sull’affitto.

A che cosa fare attenzione prima di firmare?

Una breve checklist per entrambe le parti:

• verifichi che l’indirizzo nel contratto e nell’atto notarile coincida con l’appartamento visitato;
• si assicuri di redigere il protokół zdawczo-odbiorczy (verbale di consegna e riconsegna) con fotografie e letture dei contatori;
• controlli che tutti gli accordi verbali siano finiti nel contratto — vale la forma scritta;
• se è inquilino: indichi un alloggio sostitutivo reale e ricordi i 21 giorni per indicarne uno nuovo in caso di perdita;
• se è proprietario: rispetti il termine di 14 giorni per la comunicazione all’ufficio delle imposte e consegni all’inquilino la conferma.

Da allproperty prepariamo il pacchetto completo dei documenti del najem okazjonalny, fissiamo l’appuntamento dal notaio e spieghiamo ogni punto del contratto — in polacco, russo o ucraino. La gestione della locazione costa da noi il 50% del canone mensile — l’ambito completo del supporto per i proprietari di appartamenti lo descriviamo in una pagina dedicata. Se sta pensando di affittare un appartamento a Varsavia o ha appena ricevuto un contratto di najem okazjonalny da firmare, ci scriva: lo esamineremo insieme. Una clausola le lascia dei dubbi la sera o poco prima dell’appuntamento dal notaio nel fine settimana? Lavoriamo 24 ore su 24, 7 giorni su 7 — chiami il +48 666 866 468 oppure il +48 692 649 839, esamineremo il contratto subito, per telefono.