Які документи потрібні для оренди квартири в Польщі

Для оренди квартири в Польщі орендарю потрібне чинне посвідчення особи або закордонний паспорт (іноземцям додатково karta pobytu чи віза) та документ, що підтверджує доходи — найчастіше довідка про заробіток за останні 3 місяці, трудовий договір для перегляду або банківська виписка. Власник своєю чергою повинен мати документ, який підтверджує правовий титул на помешкання (витяг з księgi wieczystej — земельно-іпотечної книги, або акт власності) і посвідчення особи. При звичайному найму це практично повний комплект — жодна норма не вимагає більшого.

При najem okazjonalny (окказійний найм із нотаріальним захистом власника) додається ще заява орендаря про добровільне підпорядкування виконанню у формі нотаріального акта (коштує зазвичай кілька сотень злотих), вказівка на запасне житло в Польщі та письмова згода його власника. Варто запам’ятати одне правило, про яке часто забувають обидві сторони: довідка про доходи чи копія трудового договору — це ринкова практика, а не правовий обов’язок. Орендар може відмовитися їх надати, а власник — згідно з принципом мінімізації даних RODO — не повинен вимагати більше даних, ніж потрібно для укладення та виконання договору. Нижче повний перелік для обох сторін, різниця між трудовим договором і діяльністю B2B та специфіка оренди для іноземців.

Які документи, що посвідчують особу, потрібні для оренди квартири?

Основа кожного договору найму — перевірка особи. Власник має право попросити пред’явити посвідчення особи або закордонний паспорт для перегляду і виписати з нього необхідні дані: ім’я, прізвище, номер PESEL, серію та номер документа. Проте він не має права вимагати ксерокопію всього документа чи затримувати його бодай на мить — це надмірна обробка даних у розумінні RODO.

У випадку іноземців документом, що посвідчує особу, є закордонний паспорт, а громадяни ЄС та ЄЕЗ можуть скористатися також посвідченням особи своєї країни. Номер PESEL при звичайному найму не потрібен — у договір можна вписати дані із закордонного паспорта або karty pobytu. Більше про номер PESEL і обов’язок реєстрації місця проживання пишемо в тексті про PESEL і meldunek для іноземців.

Як орендар може задокументувати доходи — трудовий договір чи B2B?

Спосіб підтвердження доходу залежить від форми зайнятості. Особи на трудовому договорі зазвичай подають довідку від роботодавця про розмір винагороди нетто за останні 3 місяці або сам договір для перегляду, бажано безстроковий чи такий, що охоплює весь період найму. При договорах доручення (zlecenie) чи підряду (o dzieło) корисними бувають додатково PIT-11 або PIT-37 за попередній рік, які показують безперервність доходу.

Особи, що ведуть підприємницьку діяльність (B2B), рідше мають класичну «довідку про заробіток» — натомість вони показують виписку з корпоративного банківського рахунку за останні 3–6 місяців, PIT-36 або PIT-36L за попередній рік та, на вимогу, довідки із ZUS і податкової про відсутність заборгованості за внесками. У ринковій практиці прийнято, що місячний дохід нетто має бути щонайменше у 2,5–3 рази вищим за орендну плату — але це звичай, а не правова вимога. Комплект, підготовлений заздалегідь, скорочує пошуки: саме так ми ведемо орендарів через увесь процес оренди, від оглядів до підписання договору.

Форма доходу	Основний документ	Додатковий документ
Трудовий договір	Довідка від роботодавця	Банківська виписка з надходженнями
Zlecenie / o dzieło	Копія договору	PIT-11 або PIT-37 за останній рік
Діяльність B2B	Виписка з корпоративного рахунку	PIT-36 / PIT-36L, довідка ZUS/US
Дохід з іншої оренди	Договір найму, підписаний обома сторонами	Підтвердження надходжень за 3 місяці

Чого власник не може вимагати — де межі RODO?

Принцип мінімізації даних (ст. 5 ч. 1 літ. c RODO, що діє в Польщі від 2018 року) означає, що власник може збирати виключно дані, необхідні для укладення та виконання договору найму. На етапі попередньої розмови достатньо імені, прізвища, контактних даних і загальної інформації про зайнятість — номер PESEL, дані з посвідчення чи номер банківського рахунку потрібні лише при підготовці самого договору.

Заборонено питати про стан здоров’я, інвалідність, віросповідання, політичні погляди, сексуальну орієнтацію чи сімейні плани — це дані особливої категорії зі ст. 9 RODO, вимагати які при оренді немає жодних підстав. Власник також не має права самостійно перевіряти орендаря в Biurze Informacji Kredytowej (BIK — бюро кредитних історій) без його згоди — він може лише попросити кандидата самому завантажити свій звіт (безкоштовна копія даних належить раз на 6 місяців) і показати його. Якщо зібрані дані виходять за ці межі, орендар може запитати про правову підставу такої вимоги.

Які документи має підготувати власник?

Обов’язок щодо документів стосується не лише орендаря. Власник має бути готовий підтвердити правовий титул на помешкання — витягом з księgi wieczystej, нотаріальним актом купівлі або іншим документом про право власності, — а при здаванні в оренду від імені іншої особи додатково довіреністю. Сумлінний власник готує також проєкт договору у двох тотожних примірниках і protokół zdawczo-odbiorczy (акт приймання-передачі) з показниками лічильників. Якщо ви не хочете займатися цим самостійно, усю цю частину ми беремо на себе в межах обслуговування оренди для власників.

Варто перевірити księgę wieczystą ще до підписання — номер KW дозволяє з’ясувати, чи особа, яка пропонує квартиру, справді є власником і чи помешкання не обтяжене іпотекою або правом третьої особи. Правила читання такого запису описуємо в тексті про księgę wieczystą.

Які додаткові документи діють при najem okazjonalny?

Najem okazjonalny — популярна форма захисту власника, яка потребує комплекту додаткових документів. Ключовою є заява орендаря про добровільне підпорядкування виконанню і звільнення помешкання, складена обов’язково у формі нотаріального акта — на відміну від решти договору, який достатньо укласти письмово. До цього додається вказівка на інше помешкання в Польщі, до якого орендар виїде в разі примусового виселення, та письмова згода власника цього помешкання на проживання там орендаря.

Договір najmu okazjonalnego власник також мусить подати до податкової протягом 14 днів від дня початку найму (ст. 19b закону про охорону прав мешканців). Повний набір правил і зразки документів докладно описуємо в путівнику по najem okazjonalny.

Як виглядає оренда квартири для іноземця?

Громадяни ЄС та ЄЕЗ орендують квартиру на тих самих умовах, що й поляки — достатньо закордонного паспорта або посвідчення особи їхньої країни, без додаткових дозволів. Громадяни держав поза ЄС повинні додатково мати чинну підставу перебування: візу Шенген або національну (перебування до 90 чи 365 днів) або karty pobytu czasowego чи stałego при довшому перебуванні. Сам легальний статус перебування не є формальною умовою чинності договору найму, але на практиці власник майже завжди про нього питає.

Номер PESEL при звичайному договорі найму не обов’язковий, проте стає необхідним при najem okazjonalny, бо його вимагає нотаріус для складання акта. Отримання номера PESEL в органі гміни безкоштовне, а процедура триває зазвичай від кількох хвилин до кількох робочих днів. Доходи, отримані за кордоном, варто підтвердити присяжним перекладом польською мовою — це стандартна вимога при довших договорах найму.

Комплект документів, підготовлений завчасно, скорочує час пошуків і мінімізує ризик спору на старті оренди. В allproperty ми допомагаємо перевірити кандидата, зібрати необхідні довідки та підготувати договір відповідно до чинних норм — зокрема при najem okazjonalny та оренді для іноземців. Комісія за обслуговування оренди становить 50% місячної орендної плати, без прихованих платежів. Дата підписання договору часто випадає на вечір, після роботи обох сторін — якщо в останню мить забракне якогось документа або з’явиться сумнів щодо формулювання, телефонуйте в будь-який час: ми працюємо цілодобово (24/7), телефон +48 666 866 468 або +48 692 649 839.