Quali documenti servono per affittare un appartamento in Polonia

Per affittare un appartamento in Polonia il conduttore ha bisogno di una carta d’identità o di un passaporto in corso di validità (gli stranieri, in aggiunta, della karta pobytu, permesso di soggiorno, o del visto) e di un documento che attesti i redditi — di solito un certificato di reddito relativo agli ultimi 3 mesi, il contratto di lavoro da esibire in visione oppure un estratto conto bancario. Il locatore, dal canto suo, dovrebbe disporre di un documento che attesti il titolo giuridico sull’immobile (visura della księga wieczysta, registro immobiliare, o atto di proprietà) e della carta d’identità. Nella locazione ordinaria questo è praticamente tutto: nessuna norma richiede di più.

Nel najem okazjonalny (locazione occasionale) si aggiungono la dichiarazione del conduttore di sottoposizione volontaria all’esecuzione redatta come akt notarialny (atto notarile), che costa di solito qualche centinaio di złoty, l’indicazione di un alloggio sostitutivo in Polonia e il consenso scritto del suo proprietario. Vale la pena ricordare un principio che entrambe le parti spesso dimenticano: il certificato di reddito o la copia del contratto di lavoro sono prassi di mercato, non un obbligo di legge. Il conduttore può rifiutarsi di presentarli e il locatore — in base al principio di minimizzazione dei dati del RODO (GDPR) — non dovrebbe richiedere più dati di quanti ne servano per stipulare ed eseguire il contratto. Qui sotto trova l’elenco completo per entrambe le parti, le differenze tra contratto di lavoro e attività B2B e le specificità dell’affitto agli stranieri.

Quali documenti d’identità servono per affittare un appartamento?

La base di ogni contratto di locazione è la verifica dell’identità. Il locatore ha il diritto di chiedere che gli venga esibita in visione la carta d’identità o il passaporto e di annotarne i dati necessari: nome, cognome, numero PESEL, serie e numero del documento. Non ha però il diritto di pretendere la fotocopia dell’intero documento né di trattenerlo, nemmeno per un momento: si tratterebbe di un trattamento eccessivo di dati ai sensi del RODO.

Per gli stranieri il documento d’identità è il passaporto, mentre i cittadini dell’UE e del SEE possono utilizzare anche la carta d’identità del proprio Paese. Il numero PESEL non è richiesto nella locazione ordinaria: nel contratto si possono indicare i dati del passaporto o della karta pobytu. Sul numero PESEL e sull’obbligo di registrazione anagrafica scriviamo più diffusamente nell’articolo su PESEL e meldunek per gli stranieri.

Come può il conduttore documentare i redditi — contratto di lavoro o B2B?

Il modo di attestare il reddito dipende dalla forma di impiego. Chi ha un contratto di lavoro (umowa o pracę) presenta di solito un certificato del datore di lavoro sulla retribuzione netta degli ultimi 3 mesi, oppure il contratto stesso in visione, preferibilmente a tempo indeterminato o comunque esteso a tutta la durata della locazione. Con i contratti umowa zlecenie (prestazione d’opera) o umowa o dzieło (contratto d’opera) può essere utile aggiungere il PIT-11 o il PIT-37 dell’anno precedente, che mostra la continuità del reddito.

Chi svolge attività d’impresa (B2B) raramente dispone del classico „certificato di reddito”: al suo posto presenta l’estratto del conto bancario aziendale degli ultimi 3–6 mesi, il PIT-36 o il PIT-36L dell’anno precedente e, su richiesta, i certificati dello ZUS (istituto previdenziale) e dell’ufficio delle imposte attestanti l’assenza di arretrati contributivi. Nella prassi di mercato si assume che il reddito netto mensile debba essere almeno 2,5–3 volte superiore al canone di locazione: si tratta però di una consuetudine, non di un requisito di legge. Un fascicolo preparato in anticipo accorcia la ricerca: è esattamente così che accompagniamo i conduttori lungo tutto il processo di affitto, dalle visite alla firma del contratto.

Forma di reddito	Documento principale	Documento integrativo
Contratto di lavoro	Certificato del datore di lavoro	Estratto conto con gli accrediti
Zlecenie / dzieło	Copia del contratto	PIT-11 o PIT-37 dell’ultimo anno
Attività B2B	Estratto del conto aziendale	PIT-36 / PIT-36L, certificato ZUS/US
Reddito da altra locazione	Contratto di locazione firmato da entrambe le parti	Conferme di accredito di 3 mesi

Che cosa il locatore non può pretendere — dove sono i limiti del RODO?

Il principio di minimizzazione dei dati (art. 5 par. 1 lett. c RODO, in vigore in Polonia dal 2018) significa che il locatore può raccogliere esclusivamente i dati necessari a stipulare ed eseguire il contratto di locazione. Nella fase del primo colloquio bastano nome, cognome, recapiti e un’informazione generale sull’impiego: il numero PESEL, i dati del documento d’identità o il numero di conto bancario servono soltanto al momento di predisporre il contratto vero e proprio.

Non è ammesso chiedere informazioni sullo stato di salute, la disabilità, la religione, le opinioni politiche, l’orientamento sessuale o i progetti familiari: sono dati di categoria particolare ai sensi dell’art. 9 RODO, la cui richiesta in ambito locativo non ha alcuna giustificazione. Il locatore non ha nemmeno il diritto di verificare autonomamente il conduttore presso il BIK (Biuro Informacji Kredytowej, la centrale rischi) senza il suo consenso: può solo chiedere al candidato di scaricare da sé il proprio report (una copia gratuita dei dati spetta una volta ogni 6 mesi) e di mostrarlo. Se i dati raccolti eccedono questi limiti, il conduttore può chiedere quale sia la base giuridica di tale richiesta.

Quali documenti dovrebbe preparare il locatore?

L’onere documentale non riguarda soltanto il conduttore. Il locatore deve essere pronto a confermare il titolo giuridico sull’immobile — con una visura della księga wieczysta, con l’atto notarile di acquisto o con un altro documento di proprietà — e, se affitta per conto di un’altra persona, anche con una procura. Un locatore serio prepara inoltre la bozza di contratto in due copie identiche e il protokół zdawczo-odbiorczy (verbale di consegna) con le letture dei contatori. Se non desidera occuparsene personalmente, prendiamo in carico noi tutta questa parte nell’ambito della gestione delle locazioni per i proprietari.

Conviene consultare la księga wieczysta ancora prima della firma: il numero KW consente di verificare se la persona che offre l’appartamento ne è davvero il proprietario e se l’immobile non sia gravato da ipoteca o da diritti di terzi. Le regole per leggere una simile iscrizione le descriviamo nell’articolo sulla księga wieczysta.

Quali documenti aggiuntivi valgono nel najem okazjonalny?

Il najem okazjonalny è una forma diffusa di tutela del locatore, che richiede un pacchetto di documenti aggiuntivi. L’elemento chiave è la dichiarazione del conduttore di sottoposizione volontaria all’esecuzione e di rilascio dell’immobile, redatta obbligatoriamente nella forma dell’akt notarialny — diversamente dal resto del contratto, per il quale è sufficiente la forma scritta. A ciò si aggiungono l’indicazione di un altro alloggio in Polonia in cui il conduttore si trasferirà in caso di esecuzione e il consenso scritto del proprietario di quell’alloggio ad accogliervelo.

Il contratto di najem okazjonalny deve inoltre essere comunicato dal locatore all’ufficio delle imposte entro 14 giorni dall’inizio della locazione (art. 19b della legge sulla tutela dei diritti degli inquilini). L’insieme delle regole e i modelli dei documenti sono descritti in dettaglio nella guida al najem okazjonalny.

Come funziona l’affitto di un appartamento per uno straniero?

I cittadini dell’UE e del SEE affittano casa alle stesse condizioni dei cittadini polacchi: bastano il passaporto o la carta d’identità del proprio Paese, senza autorizzazioni aggiuntive. I cittadini di Paesi extra-UE dovrebbero inoltre possedere un titolo di soggiorno valido: un visto Schengen o nazionale (soggiorno fino a 90 o 365 giorni) oppure una karta pobytu temporanea o permanente per soggiorni più lunghi. La regolarità del soggiorno non è di per sé una condizione formale di validità del contratto di locazione, ma nella pratica il locatore la chiede quasi sempre.

Il numero PESEL non è obbligatorio per un normale contratto di locazione, ma diventa indispensabile nel najem okazjonalny, perché il notaio lo richiede per redigere l’atto. L’ottenimento del numero PESEL presso l’ufficio comunale è gratuito e la procedura richiede di solito da pochi minuti a qualche giorno lavorativo. I redditi percepiti all’estero conviene documentarli con una traduzione giurata in lingua polacca: è un requisito standard nelle locazioni di lunga durata.

Un fascicolo di documenti preparato per tempo accorcia i tempi di ricerca e riduce al minimo il rischio di controversie all’avvio della locazione. In allproperty aiutiamo a verificare il candidato, a raccogliere i certificati necessari e a predisporre un contratto conforme alla normativa vigente — anche nel najem okazjonalny e nell’affitto a stranieri. La provvigione per la gestione della locazione è pari al 50% del canone mensile, senza costi nascosti. La data della firma cade spesso di sera, dopo il lavoro di entrambe le parti: se all’ultimo momento manca uno dei documenti o sorge un dubbio su una clausola, ci chiami a qualsiasi ora — lavoriamo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, al numero +48 666 866 468 oppure +48 692 649 839.