Wohnungsmiete für Unternehmen und Relocation von Mitarbeitern

Die Vermietung einer Wohnung an eine Gesellschaft, die einen versetzten Mitarbeiter unterbringt, folgt anderen Regeln als die Vermietung an Verbraucher. Der najem okazjonalny findet hier keine Anwendung, es wird MwSt. zum Satz von 23 % hinzugerechnet (Art. 43 Abs. 1 Nr. 36 des MwSt.-Gesetzes in Verbindung mit der allgemeinen Auslegung des Finanzministers vom 8. Oktober 2021, Nr. PT1.8101.1.2021), und die PIT-Befreiung für die Unterbringung eines Mitarbeiters beträgt bis zu 500 zł monatlich (Art. 21 Abs. 1 Nr. 19 des PIT-Gesetzes, Stand August 2026). Die Kaution bei der Firmenmiete entspricht in der Regel 1–3 Monatsmieten, und ein befristeter Vertrag kann nur dann vorzeitig gekündigt werden, wenn der Vertrag selbst dies vorsieht (Art. 673 § 3 ZGB) — denn der Schutz des najem okazjonalny, der natürlichen Personen vorbehalten ist, greift hier nicht. Nach Daten von Otodom Analytics für Juni 2026 erreicht die durchschnittliche Angebotsmiete in Warszawa 4 890 zł, was die Hauptstadt zum teuersten Mietmarkt Polens macht. Nachfolgend finden Sie einen vollständigen Leitfaden: Rechtsgrundlage, zentrale Vertragsklauseln, MwSt.- und PIT-Abrechnung sowie die Kosten einer Team-Relocation nach Warszawa — Stand August 2026.

Worin besteht die Wohnungsmiete auf ein Unternehmen?

Vertragspartei ist die Gesellschaft — mit KRS- und NIP-Nummer — und im Vertragstext werden namentlich die zum Wohnen berechtigten Personen benannt: ein Mitarbeiter, manchmal eine Familie, manchmal ein rotierendes Team. Die Firma zahlt die Miete per Überweisung und bucht sie als Betriebsausgabe, und der Eigentümer gewinnt einen Zahler, dessen finanzielle Lage er im KRS und in den Jahresabschlüssen prüfen kann. Die Verträge sind oft länger als Verbraucherverträge — 12, 24, bei größeren Relocations sogar 36 Monate — und enden seltener mit Rückständen, denn für ein Unternehmen ist die pünktliche Miete eine Frage der Reputation und der Projektkontinuität. Für den Mitarbeiter bedeutet das eine fertige Wohnung ab dem ersten Tag seines Aufenthalts in Polen.

Ist die Vermietung an ein Unternehmen ein najem okazjonalny?

Der najem okazjonalny nach Art. 19a des Gesetzes über den Schutz der Rechte der Mieter ist Verträgen vorbehalten, in denen der Mieter eine natürliche Person ist. Mit einer Gesellschaft schließen Sie also einen „gewöhnlichen” Mietvertrag nach den Regeln des Zivilgesetzbuches (Art. 659–692 ZGB) — ohne notarielle Unterwerfungserklärung. Im Gegenzug gewinnen Sie größere vertragliche Freiheit: Die Vorschriften zum Mieterschutz sind auf natürliche Personen zugeschnitten, die ihren eigenen Wohnbedarf decken, also gestaltet vor allem der Vertrag selbst die Beziehung zur Firma. Den vollständigen Mechanismus des najem okazjonalny für Privatpersonen haben wir im Leitfaden zum najem okazjonalny beschrieben.

Die zentrale Vorschrift ist Art. 673 § 3 ZGB: Ein auf bestimmte Zeit geschlossener Vertrag kann nur in den im Vertrag genannten Fällen gekündigt werden. Wenn Sie keine Kündigungsgründe hineinschreiben, sind beide Seiten bis zum Ende der Laufzeit gebunden. Denken Sie auch daran, dass die tatsächlich in der Wohnung lebenden Personen bei einer etwaigen Räumung Schutz genießen können — umso wichtiger ist die präzise Festlegung, wer die Wohnung zu welchen Bedingungen nutzt.

Welche Klauseln sollte ein Mietvertrag für ein Unternehmen enthalten?

Im Vertrag mit einer Firma sollten mindestens sieben Punkte geregelt werden:

1. Liste der zum Wohnen berechtigten Personen und das Verfahren zu ihrer Änderung — z. B. Rotation der Mitarbeiter nach schriftlicher Mitteilung, ohne den gesamten Vertrag per Nachtrag zu ändern.
2. Abgrenzung von Überlassung und Untermiete — halten Sie ausdrücklich fest, dass die Firma die Wohnung ausschließlich den benannten Mitarbeitern überlässt und eine kommerzielle Untervermietung ausgeschlossen ist.
3. Klausel zur vorzeitigen Auflösung — z. B. ein Kündigungsrecht mit einer Frist von 2–3 Monaten, wenn der Vertrag des Mitarbeiters in Polen endet; ohne eine solche Klausel blockiert Art. 673 § 3 ZGB den vorzeitigen Ausstieg aus dem Vertrag.
4. Kaution — bei der Firmenmiete wird in der Praxis der Gegenwert von 1–3 Monatsmieten angesetzt; legen Sie den Katalog der Abzüge und die Rückzahlungsfrist fest.
5. Haftung für Schäden — der Mieter (die Firma) haftet für Handlungen und Unterlassungen der Personen, denen er die Wohnung überlassen hat.
6. protokół zdawczo-odbiorczy (Übergabeprotokoll) mit Fotos — bei der Übergabe der Wohnung und bei jeder Rotation der Bewohner; die Regeln seiner Erstellung haben wir im Text über den protokół zdawczo-odbiorczy beschrieben.
7. Option der Vertragsübernahme — bleibt der Mitarbeiter länger in Warszawa, kann der Vertrag mit Zustimmung des Eigentümers von der Firma auf ihn als Privatperson übertragen werden.

Ist die Vermietung an ein Unternehmen von der MwSt. befreit?

Die MwSt.-Befreiung für die Wohnraummiete (Art. 43 Abs. 1 Nr. 36 des MwSt.-Gesetzes) setzt voraus, dass die Miete ausschließlich Wohnzwecken des Mieters dient. Der Finanzminister hat in der allgemeinen Auslegung vom 8. Oktober 2021 (Nr. PT1.8101.1.2021) entschieden, dass die Vermietung einer Wohnung an einen Wirtschaftsteilnehmer — auch dann, wenn dieser sie eigenen Mitarbeitern zu Wohnzwecken überlässt — nicht unter die Befreiung fällt und dem Satz von 23 % unterliegt. Eine Ausnahme bilden lediglich soziale Mietagenturen. Dieses Vorgehen bestätigt auch die Rechtsprechung des NSA (u. a. Urteil vom 26. April 2023, I FSK 524/20).

Was das in Zahlen bedeutet: Wenn Sie aktiver MwSt.-Zahler sind und einer Firma eine Wohnung für 5 000 zł netto vermieten, rechnen Sie 1 150 zł MwSt. monatlich hinzu. Ein privater Eigentümer, der die subjektive Befreiung nutzt, rechnet keine Steuer hinzu — und seit dem 1. Januar 2026 ist die Grenze dieser Befreiung von 200 000 auf 240 000 zł Jahresumsatz gestiegen (Art. 113 des MwSt.-Gesetzes). Man muss jedoch an eine neue technische Pflicht denken: Seit dem 1. April 2026 muss eine an eine Firma ausgestellte Mietrechnung in das Landessystem der E-Rechnungen (KSeF) eingestellt werden — unabhängig davon, ob der Vermieter aktiver MwSt.-Zahler ist oder die Befreiung nutzt. Das Recht der Firma auf Vorsteuerabzug bei einer solchen Miete wird wiederum mitunter beanstandet, daher sollte diese Frage noch vor der Vertragsunterzeichnung mit einem Steuerberater geklärt werden.

Wie rechnet man die PIT des Mitarbeiters bei dienstlicher Unterbringung ab?

Eine dem Mitarbeiter kostenlos zur Verfügung gestellte Unterkunft ist sein Einkommen aus dem Arbeitsverhältnis. Das PIT-Gesetz sieht jedoch eine Befreiung vor: Der Wert der Leistung ist bis 500 zł monatlich pro Mitarbeiter steuerfrei (Art. 21 Abs. 1 Nr. 19), unter der Bedingung, dass er außerhalb des Ortes wohnt, in dem sich der Betrieb befindet, und keine erhöhten Werbungskosten in Anspruch nimmt (Art. 21 Abs. 14). Der übersteigende Teil unterliegt der Besteuerung — die Grenze und die Bedingungen der Befreiung bestätigen individuelle Auslegungen der KIS, die regelmäßig während des gesamten Jahres 2025 und 2026 ergangen sind.

Beispiel: Eine Firma mietet eine Wohnung für 3 600 zł und bringt darin zwei Mitarbeiter unter. Auf jeden entfallen 1 800 zł, davon sind 500 zł befreit, und 1 300 zł werden dem Einkommen des Mitarbeiters hinzugerechnet. Für die Firma selbst sind die Ausgaben für die Unterbringung des Teams grundsätzlich Betriebsausgaben. Auf der Seite des privaten Eigentümers werden die Mieteinnahmen pauschal abgerechnet: 8,5 % bis 100 000 zł Einnahmen jährlich und 12,5 % vom übersteigenden Teil — die Regeln dieser Abrechnung haben wir ausführlicher im Text über die Pauschalsteuer auf Mieteinnahmen beschrieben.

Was kostet die Relocation eines Mitarbeiters nach Warszawa im Jahr 2026?

Warszawa bleibt der teuerste Mietmarkt Polens. Nach Daten von Otodom Analytics für Juni 2026 wurden in 13 von 16 analysierten Woiwodschaftsstädten Erhöhungen verzeichnet, doch der Unterschied zwischen dem teuersten und dem günstigsten Markt erreicht fast 2 930 zł. Nachfolgend die durchschnittlichen Angebotssätze in ausgewählten Städten:

Stadt	Durchschnittliche Angebotsmiete (Otodom Analytics, Juni 2026)
Warszawa	4 890 zł
Trójmiasto (Dreistadt)	ca. 3 177 zł
Kraków	ca. 3 148 zł
Wrocław	ca. 3 115 zł
Kielce (günstigster Markt)	1 960 zł

In der Praxis zielen HR-Budgets meist auf das am intensivsten gesuchte Segment: 2-Zimmer-Wohnungen in der Spanne 3 800–5 200 zł (Daten für das I. Quartal 2026, Wohnungen von rund 45–55 m²). Bei der Relocation einer Führungskraft mit Familie muss man deutlich mehr ansetzen — größere Fläche und eine Lage nahe internationalen Schulen heben den Satz an. Zur Angebotsmiete rechnen Sie noch den czynsz administracyjny (Verwaltungskosten) und die Nebenkosten hinzu — in der Regel zusätzliche 700–1 000 zł monatlich (Stand Juli 2026). Einen vollständigen Überblick über die aktuellen Mietsätze in der Hauptstadt finden Sie im Bericht über die Mietpreise in Warszawa im Jahr 2026.

Wie sieht der Relocation-Prozess Schritt für Schritt aus?

Ein gut geordneter Prozess beginnt mit einem Briefing der HR-Abteilung: Budget pro Person, Zahl der Mitarbeiter, Ankunftstermine. Danach folgen die Auswahl der Angebote, Online-Besichtigungen mit Videoaufnahme für den Mitarbeiter, der sich noch im Ausland befindet, die Verhandlung eines auf die Firmenmiete zugeschnittenen Vertrages — einschließlich Rotations- und Auflösungsklauseln — sowie die protokollarische Übergabe der Wohnung. Nach dem Einzug bleibt die laufende Betreuung: Störungen, Rotation der Bewohner, Vertragsverlängerungen. Im Rahmen der Betreuung von Mietern bei der Wohnungsmiete führen wir diesen Prozess umfassend, Verträge bereiten wir auch in der Sprache des Mitarbeiters vor, und unsere Provision bei der Vermietung beträgt 50 % der Monatsmiete.

Sie verlagern ein Team nach Warszawa oder haben eine Wohnung, die Sie als Eigentümer an eine Firma vermieten möchten? Schreiben Sie an allproperty — wir prüfen Ihre Budgetannahmen, erstellen eine Übersicht passender Angebote und ein Vertragsmuster für die Firmenmiete. Flüge versetzter Mitarbeiter landen zu unterschiedlichen Tageszeiten, und Fragen der HR-Abteilung passen nicht immer in die Bürozeiten — deshalb sind wir rund um die Uhr (24/7) erreichbar, rufen Sie zu jeder Zeit an: +48 666 866 468 oder +48 692 649 839.