Оренда квартири для фірми і релокація працівників

Найм квартири на користь компанії, яка поселяє релокованого працівника, підпорядкований іншим правилам, ніж споживчий найм. Тут не застосовується najem okazjonalny, додається VAT за ставкою 23% (ст. 43 ч. 1 п. 36 закону про VAT у зв’язку із загальною інтерпретацією Міністра фінансів від 8 жовтня 2021 р., № PT1.8101.1.2021), а звільнення з PIT для поселення працівника становить до 500 zł на місяць (ст. 21 ч. 1 п. 19 закону про PIT, стан на серпень 2026). Kaucja (застава) при корпоративному найму — це зазвичай еквівалент 1–3 місячних чиншів, а договір на визначений строк можна розірвати достроково лише тоді, коли це передбачає сам договір (ст. 673 § 3 ЦК) — бо захист najmu okazjonalnego, зарезервований для фізичних осіб, тут не діє. За даними Otodom Analytics за червень 2026 р. середній офертний чинш у Варшаві сягає 4 890 zł, що робить столицю найдорожчим ринком оренди в Польщі. Нижче знайдеш повний путівник: правову основу, ключові положення договору, розрахунок VAT і PIT та вартість релокації команди до Варшави — стан на серпень 2026.

У чому полягає найм квартири на фірму?

Стороною договору є компанія — з номером KRS і NIP — а в тексті поіменно вказують осіб, уповноважених проживати: одного працівника, іноді родину, іноді ротаційну команду. Фірма платить чинш переказом і проводить його як витрати діяльності, а власник отримує платника, фінансовий стан якого може перевірити в KRS і звітності. Контракти бувають довшими за споживчі — 12, 24, а при більших релокаціях навіть 36 місяців — і рідше завершуються заборгованостями, бо для фірми своєчасний чинш — це питання репутації та безперервності проєкту. Для працівника це означає готову квартиру від першого дня перебування в Польщі.

Чи є найм для фірми najmem okazjonalnym?

Najem okazjonalny (спрощений найм із нотаріальною заявою) зі ст. 19a закону про охорону прав мешканців зарезервований для договорів, у яких наймачем є фізична особа. З компанією ти укладеш отже «звичайний» договір найму на засадах Цивільного кодексу (ст. 659–692 ЦК) — без нотаріальної заяви про підпорядкування виконанню. Натомість отримуєш більшу договірну свободу: приписи про охорону мешканців писані з думкою про фізичних осіб, які задовольняють власні житлові потреби, тож відносини з фірмою формує передусім сам договір. Повний механізм najmu okazjonalnego для приватних осіб ми описали в путівнику по najmie okazjonalnym.

Ключовий припис — це ст. 673 § 3 ЦК: договір, укладений на визначений строк, можна розірвати лише у випадках, вказаних у договорі. Якщо ти не впишеш до нього причин розірвання, обидві сторони зв’язані до кінця строку. Пам’ятай також, що особи, які фактично мешкають у приміщенні, можуть користуватися захистом при можливому виселенні — тим важливіше точно визначити, хто і на яких засадах користується квартирою.

Які положення має містити договір найму для фірми?

У договорі з фірмою варто врегулювати щонайменше сім пунктів:

1. Перелік осіб, уповноважених проживати, і порядок його зміни — напр., ротація працівників за письмовим повідомленням, без анексування всього договору.
2. Розмежування надання в користування і суборенди — запиши прямо, що фірма надає приміщення винятково вказаним працівникам, а комерційна суборенда виключена.
3. Застереження про дострокове розірвання — напр., право розірвання з 2–3-місячним строком, коли контракт працівника в Польщі завершується; без такого запису ст. 673 § 3 ЦК заблокує достроковий вихід із договору.
4. Kaucja — при корпоративному найму на практиці приймають еквівалент 1–3 місячних чиншів; визнач перелік утримань і строк повернення.
5. Відповідальність за шкоду — наймач (фірма) відповідає за дії та бездіяльність осіб, яким надав приміщення.
6. Protokół zdawczo-odbiorczy (акт приймання-передання) з фотографіями — при передачі приміщення і при кожній ротації мешканців; правила його складання ми описали в тексті про protokół zdawczo-odbiorczy.
7. Опція цесії — якщо працівник залишається у Варшаві надовше, договір можна за згодою власника перенести з фірми на нього як на приватну особу.

Чи звільнений найм для фірми від VAT?

Звільнення від VAT для житлового найму (ст. 43 ч. 1 п. 36 закону про VAT) вимагає, щоб найм служив винятково житловим цілям наймача. Міністр фінансів у загальній інтерпретації від 8 жовтня 2021 р. (№ PT1.8101.1.2021) вирішив, що найм квартири на користь суб’єкта господарювання — також тоді, коли той надає її власним працівникам на житлові цілі — не користується звільненням і підлягає ставці 23%. Винятком є лише соціальні агенції найму. Такий підхід підтверджує також практика NSA (зокрема рішення від 26 квітня 2023 р., I FSK 524/20).

Що це означає в цифрах: якщо ти є чинним платником VAT і здаєш фірмі квартиру за 5 000 zł нетто, додаси 1 150 zł VAT щомісяця. Приватний власник, який користується суб’єктним звільненням, податку не додає — а від 1 січня 2026 р. ліміт цього звільнення зріс із 200 000 до 240 000 zł обороту на рік (ст. 113 закону про VAT). Треба, однак, пам’ятати про новий технічний обов’язок: від 1 квітня 2026 р. фактура за найм, виставлена фірмі, мусить потрапити до Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF, Національної системи е-фактур) — незалежно від того, чи наймодавець є чинним платником VAT, чи користується звільненням. Натомість право фірми на відрахування VAT від такого найму буває оскаржуваним, тож це питання варто підтвердити з податковим радником ще перед підписанням договору.

Як розрахувати PIT працівника при службовому поселенні?

Безкоштовне поселення, забезпечене працівникові, є його доходом із трудових відносин. Закон про PIT передбачає, однак, звільнення: вартість цього блага вільна від податку до 500 zł на місяць на працівника (ст. 21 ч. 1 п. 19), за умови, що він мешкає поза населеним пунктом, у якому розташоване місце праці, і не користується підвищеними витратами на отримання доходу (ст. 21 ч. 14). Надлишок підлягає оподаткуванню — ліміт і умови звільнення підтверджують індивідуальні інтерпретації KIS, які видаються регулярно протягом усього 2025 і 2026 року.

Приклад: фірма орендує квартиру за 3 600 zł і поселяє в ній двох працівників. На кожного припадає 1 800 zł, з чого 500 zł звільнено, а 1 300 zł додається до доходу працівника. Для самої фірми видатки на поселення команди за загальним правилом є витратами на отримання доходу. З боку приватного власника дохід від найму розраховують за ryczałtem (єдиною ставкою): 8,5% до 100 000 zł доходу на рік і 12,5% від надлишку — засади цього розрахунку ми описали ширше в тексті про ryczałt від найму.

Скільки коштує релокація працівника до Варшави у 2026 році?

Варшава залишається найдорожчим ринком оренди в Польщі. За даними Otodom Analytics за червень 2026 р. підвищення зафіксовано в 13 із 16 проаналізованих воєводських міст, але різниця між найдорожчим і найдешевшим ринком сягає майже 2 930 zł. Нижче середні офертні ставки у вибраних містах:

Місто	Середній офертний чинш (Otodom Analytics, червень 2026)
Варшава	4 890 zł
Труймісто	бл. 3 177 zł
Краків	бл. 3 148 zł
Вроцлав	бл. 3 115 zł
Кельце (найдешевший ринок)	1 960 zł

На практиці бюджети HR найчастіше націлені на сегмент, який шукають найінтенсивніше: 2-кімнатні квартири в діапазоні 3 800–5 200 zł (дані за I квартал 2026 р., квартири бл. 45–55 м²). При релокації менеджера з родиною треба закладати виразно більше — більший метраж і локація поблизу міжнародних шкіл піднімають ставку. До офертного чиншу додай ще czynsz administracyjny (плату на утримання будинку) і комунальні послуги — зазвичай додаткові 700–1 000 zł на місяць (стан на липень 2026). Повний огляд актуальних ставок оренди в столиці знайдеш у звіті про ціни оренди у Варшаві у 2026 році.

Як виглядає процес релокації крок за кроком?

Добре складений процес починається з брифу від HR: бюджет на особу, кількість працівників, дати приїздів. Потім настає добір пропозицій, онлайн-огляди з відеозаписом для працівника, який усе ще за кордоном, узгодження договору, підготованого під корпоративний найм — зокрема ротаційних положень і дострокового розірвання — та передання приміщення за протоколом. Після заселення залишається поточне обслуговування: аварії, ротації мешканців, продовження договорів. У межах супроводу наймача при оренді квартири ми ведемо цей процес комплексно, договори готуємо також мовою працівника, а наша комісія при оренді становить 50% місячного чиншу.

Релокуєш команду до Варшави або маєш квартиру, яку хочеш здати фірмі як власник? Напиши до allproperty — перевіримо твої бюджетні припущення, підготуємо добірку відповідних пропозицій і взірець договору під корпоративний найм. Літаки релокованих працівників сідають у різні пори доби, а питання від HR не завжди вкладаються в офісні години — тому ми доступні 24/7, дзвони в будь-який час: +48 666 866 468 або +48 692 649 839.