Trasferirsi a Varsavia da cittadino UE: affitto, registrazione del soggiorno, meldunek e PESEL

Per affittare casa a Varsavia a un cittadino UE bastano, in pratica, il passaporto o la carta d’identità del suo Paese: non servono né visto né karta pobytu. Se resta più di 3 mesi, deve registrare il soggiorno presso il voivoda al più tardi il giorno successivo allo scadere dei 3 mesi dall’ingresso, e la registrazione è gratuita. Il meldunek va fatto entro il 30° giorno dall’arrivo all’indirizzo (sotto i 30 giorni non c’è obbligo) e il PESEL lo richiede l’ufficio d’ufficio al momento della registrazione.

Verificato il 07.10.2026 sui testi delle leggi e sulle pagine degli uffici; fonti in fondo. Sono informazioni generali, non consulenza legale, e sul suo caso decide l’ufficio. L’articolo è scritto da allproperty, un’agenzia che cerca appartamenti per chi vuole affittare, quindi l’ultima sezione descrive il nostro servizio. “In pratica” indica una nostra valutazione, non una norma.

Quali documenti mostrare al proprietario?

Nessuna legge elenca i documenti per un contratto di affitto. In pratica il proprietario chiede un documento d’identità e una prova del reddito. Un cittadino UE può usare il passaporto o la carta d’identità del proprio Paese (art. 15, comma 2, n. 1, della legge sull’ingresso e il soggiorno dei cittadini UE). Il visto non esiste, e la karta pobytowa è prevista solo per i familiari che non sono cittadini UE (art. 20, comma 1). Per un normale contratto non servono né PESEL, né NIP, né meldunek.

Il reddito si dimostra di solito con il contratto di lavoro, una lettera del datore di lavoro o un estratto conto. È prassi, non obbligo. Come mostrare i documenti senza mandare copie di tutto lo spieghiamo nell’articolo sui documenti per affittare casa, quindi qui non lo ripetiamo.

Devo registrare il soggiorno, e quando?

Sì, se resta in Polonia più di 3 mesi (art. 20, comma 1, della legge sull’ingresso e il soggiorno dei cittadini UE, testo unico Dz.U. 2026 poz. 1065). Eccezione: il cittadino UE entrato per cercare lavoro non è obbligato a registrarsi nei 6 mesi successivi ai primi 3 (art. 15, comma 1, n. 2, e art. 20, comma 2). La domanda si presenta di persona, al più tardi il giorno successivo allo scadere di 3 mesi dall’ingresso (art. 21, comma 2); nei casi particolarmente motivati, per esempio per ragioni di salute, si può rinunciare alla presenza personale (art. 21, comma 2b). Non aspetti l’ultimo giorno, perché gli uffici lavorano su appuntamento.

A Varsavia se ne occupa il Wydział Spraw Cudzoziemców (reparto per gli stranieri) del Mazowiecki Urząd Wojewódzki. Il voivoda competente dipende dal luogo di soggiorno (art. 39, comma 1), ed è per questo che serve un indirizzo a Varsavia. L’appuntamento si prenota su e-uslugi.mazowieckie.pl; la pagina migrant.wsc.mazowieckie.pl indica come indirizzo del reparto ul. Marszałkowska 3/5, ma lo controlli prima di andare. Il modulo si compila in polacco (art. 7, comma 1) e i documenti in lingua straniera vanno allegati con traduzione giurata (art. 7, comma 2).

Di solito servono un documento d’identità, 4 fotografie recenti e le prove di una delle condizioni dell’art. 16: contratto di lavoro o attività autonoma oppure, se non lavora, mezzi sufficienti e assicurazione sanitaria, o un’attestazione di studio. Nell’elenco che abbiamo visto sulla pagina dell’ufficio il contratto di affitto non compare. Lo chieda al momento della prenotazione.

Il certificato di registrazione del soggiorno è gratuito (Ministero dell’Interno) e vale 10 anni (art. 27, comma 3). La legge dice che viene rilasciato senza ritardo (art. 22), ma prima della registrazione l’ufficio interpella Guardia di frontiera, Polizia e ABW, che hanno 30 giorni per rispondere, 60 nei casi motivati (art. 23). Non promettiamo quindi che lo riceva subito allo sportello.

Meldunek e PESEL: che cosa cambia per i cittadini UE?

Qui trattiamo solo le differenze; l’intera procedura, il modulo e la firma del proprietario sono spiegati nell’articolo PESEL e meldunek per stranieri.

• Termine. Il cittadino UE si registra al più tardi il 30° giorno dall’arrivo all’indirizzo (art. 41, comma 1, della legge sull’anagrafe). Per un soggiorno fino a 30 giorni non c’è obbligo (art. 42, comma 2). I tre mesi in questa norma non compaiono: sono la soglia per la registrazione presso il voivoda, non per il meldunek.
• Presenza personale. Dal 01.01.2026 è richiesta agli stranieri extra UE, EFTA e Svizzera che non hanno il PESEL (art. 18, comma 1a, e art. 40, comma 3). Il cittadino UE non è interessato.
• Procuratore. Il meldunek si può fare tramite procuratore (art. 24, comma 4, in combinato con l’art. 40, comma 2). Online ci si registra su gov.pl con profilo affidabile, firma qualificata o e-dowód (Warszawa 19115, 06.07.2026).
• PESEL. Con il meldunek l’ufficio comunale chiede il numero da sé (art. 17, comma 1, n. 2). Una domanda separata di PESEL la legge la descrive come atto scritto con firma autografa (art. 18, comma 1). Se l’ufficio la accetta da un procuratore, la legge non lo dice: chieda prima.

Posso firmare il contratto in italiano, inglese o tedesco?

Sì, un contratto di affitto in un’altra lingua è valido. Il polacco è obbligatorio solo quando ricorrono insieme tre condizioni: c’è un consumatore, risiede in Polonia al momento della firma e il contratto è eseguito in Polonia (art. 7, comma 1, della legge sulla lingua polacca). In tal caso il contratto si redige in polacco, ma può essere redatta anche una versione in lingua straniera (art. 8, comma 1a), e su sua richiesta il contratto può essere solo nella lingua straniera, se la conosce, non è cittadino polacco ed è stato informato del diritto alla versione polacca (art. 8, comma 1b).

Se un nuovo arrivato “risiede in Polonia” al momento della firma, la legge non lo stabilisce. Secondo la nostra lettura, firmare prima di arrivare resta fuori dalla regola, mentre dopo il trasferimento la questione è controversa. I dettagli e la domanda sulla traduzione per l’ufficio sono nell’articolo sul contratto di affitto in inglese o bilingue. Un ufficio può chiedere la versione polacca per il meldunek, quindi chieda prima.

Serve un indirizzo sostitutivo per il najem okazjonalny se non ho parenti in Polonia?

Solo se il proprietario propone un najem okazjonalny. Questo tipo di contratto è possibile quando il proprietario è una persona fisica che non affitta appartamenti come attività d’impresa (art. 19a, comma 1, della legge sulla tutela dei conduttori). Si allegano la sua dichiarazione in forma di atto notarile, l’indicazione di un altro alloggio dove potrebbe abitare e il consenso del suo proprietario (comma 2); la cauzione non può superare sei mensilità (comma 4).

Per i cittadini UE non c’è eccezione: l’esonero dall’indicare l’alloggio sostitutivo vale solo per chi ha lo status UKR. La legge non chiede parenti, ma il consenso di chi ha un titolo giuridico su quell’alloggio. Se non c’è nessuno, chieda un affitto ordinario o un najem instytucjonalny. L’intera questione è nell’articolo sul najem okazjonalny senza alloggio sostitutivo.

Si può fare tutto prima del trasloco?

Un affitto ordinario si può trovare, visitare in video e firmare dall’estero su carta, via corriere. Meldunek e registrazione del soggiorno decorrono dall’arrivo, quindi li fa già in Polonia. Il percorso dalla richiesta alle chiavi è nell’articolo su come affittare casa a Varsavia prima di arrivare.

In quale lingua le parla l’agente?

I nostri agenti parlano italiano, tedesco, spagnolo e inglese, oltre a polacco, ucraino, russo e turco. Scegliamo gli appartamenti in base alla sua richiesta, parliamo con il proprietario e traduciamo a voce (non è una traduzione giurata né una consulenza legale). Dopo il suo arrivo la accompagniamo in ufficio per meldunek e PESEL e aiutiamo con i moduli; la decisione spetta all’ufficio. La registrazione del soggiorno presso il voivoda non la promettiamo.

La ricerca costa il 70% di una mensilità di czynsz najmu (esclusi czynsz administracyjny e utenze), da pagare dopo la firma del contratto di locazione (umowa najmu), con fattura senza IVA (faktura bez VAT). Esempio: czynsz najmu di 3.500 zł, compenso di 2.450 zł. L’aiuto per il PESEL e in ufficio è compreso in questa somma.

Compili il modulo nella pagina per chi cerca casa in affitto: indichi quartiere, numero di stanze, budget e data di ingresso. Telefono: +48 666 866 468.

L’immagine di copertina è stata generata da un’IA e non mostra un luogo reale.

Fonti (verificate il 07.10.2026)

• Legge sull’ingresso, il soggiorno e l’uscita dal territorio polacco dei cittadini UE e dei loro familiari, testo unico Dz.U. 2026 poz. 1065: art. 7, 15, 16, 20, 21, 22, 23, 27, 39.
• Legge sull’anagrafe (ustawa o ewidencji ludności), testo unico Dz.U. 2026 poz. 384: art. 17, 18, 24, 40, 41, 42.
• Legge del 12.09.2025, Dz.U. 2025 poz. 1301: presenza personale dal 01.01.2026.
• Legge sulla lingua polacca, testo unico Dz.U. 2026 poz. 81: art. 7 e 8.
• Legge sulla tutela dei conduttori, testo unico Dz.U. 2023 poz. 725: art. 19a.
• Legge sui principi di registrazione e identificazione dei contribuenti e dei sostituti d’imposta, testo unico Dz.U. 2026 poz. 151: art. 3, comma 1.
• Ministero dell’Interno (MSWiA): registrazione del soggiorno del cittadino UE: termine, nessuna tassa, certificato valido 10 anni.
• Mazowiecki Urząd Wojewódzki, migrant.wsc.mazowieckie.pl: registrazione del soggiorno del cittadino UE: reparto, prenotazione, documenti.
• Warszawa 19115: meldunek degli stranieri, compresi i cittadini UE (aggiornata il 06.07.2026).