Mudarse a Varsovia siendo ciudadano de la UE: alquiler, registro de la estancia, meldunek y PESEL

Para alquilar un apartamento en Varsovia, a un ciudadano de la UE le basta en la práctica con el pasaporte o el documento nacional de identidad de su país; no necesita visado ni karta pobytu. Si se queda más de 3 meses, debe registrar la estancia ante el voivoda a más tardar el día siguiente al vencimiento de los 3 meses desde la entrada, y el registro es gratuito. El meldunek vence a más tardar el día 30 desde la llegada a la dirección (con estancias de hasta 30 días no hay obligación), y el PESEL lo solicita la oficina de oficio al empadronarse.

Comprobado el 7 de octubre de 2026 en los textos de las leyes y en las páginas de las oficinas; fuentes al final. Es información general, no asesoramiento jurídico, y su caso lo decide la oficina. El artículo lo escribe allproperty, una agencia que busca apartamentos para inquilinos, así que la última sección describe nuestro propio servicio. «En la práctica» señala una valoración nuestra, no una norma.

¿Qué documentos enseño al propietario?

Ninguna ley enumera los documentos para un contrato de alquiler. En la práctica el propietario pide un documento de identidad y una prueba de ingresos. Un ciudadano de la UE puede usar el pasaporte o el documento nacional de identidad de su país (art. 15, apdo. 2, punto 1, de la ley sobre la entrada y la estancia de ciudadanos de la UE). No hay visado, y la karta pobytu existe solo para familiares que no son ciudadanos de la UE (art. 20, apdo. 1). Para un alquiler ordinario no hacen falta ni PESEL, ni NIP, ni meldunek.

Los ingresos se acreditan casi siempre con el contrato de trabajo, una carta de la empresa o un extracto bancario. Es costumbre, no obligación. Cómo enseñar los papeles sin enviar copias de todo lo explicamos en el artículo sobre los documentos para alquilar un apartamento (en inglés), así que aquí no lo repetimos.

¿Tengo que registrar la estancia y cuándo?

Sí, si va a permanecer en Polonia más de 3 meses (art. 20, apdo. 1, de la ley sobre la entrada y la estancia de ciudadanos de la UE, texto refundido Dz.U. 2026 poz. 1065). Excepción: el ciudadano de la UE que entró para buscar trabajo no está obligado a registrarse durante los 6 meses siguientes a los 3 primeros (art. 15, apdo. 1, punto 2, y art. 20, apdo. 2). La solicitud se presenta en persona, a más tardar el día siguiente al vencimiento de 3 meses desde la entrada (art. 21, apdo. 2); en casos especialmente justificados, por ejemplo por motivos de salud, se puede prescindir de la comparecencia personal (art. 21, apdo. 2b). No lo deje para el último día, porque las oficinas trabajan con cita.

En Varsovia lo tramita el Wydział Spraw Cudzoziemców (departamento de extranjería) del Mazowiecki Urząd Wojewódzki. El voivoda competente lo determina el lugar de estancia (art. 39, apdo. 1), por eso necesita una dirección en Varsovia. La cita se reserva en e-uslugi.mazowieckie.pl; la página migrant.wsc.mazowieckie.pl indica como dirección del departamento ul. Marszałkowska 3/5, pero compruébela antes de ir. El formulario se rellena en polaco (art. 7, apdo. 1) y los documentos en otro idioma deben ir con traducción jurada (art. 7, apdo. 2).

Suelen hacer falta un documento de identidad, 4 fotos recientes y pruebas de que cumple una de las condiciones del art. 16: contrato de trabajo o actividad por cuenta propia o, si no trabaja, medios suficientes y seguro médico, o certificado de estudios. En la lista que vimos en la página de la oficina no figura el contrato de alquiler. Pregúntelo al reservar la cita.

El certificado de registro de estancia es gratuito (Ministerio del Interior) y válido 10 años (art. 27, apdo. 3). La ley dice que se expide sin demora (art. 22), pero antes de registrar la estancia la oficina consulta a la Guardia de Fronteras, a la Policía y a la ABW, que tienen 30 días para responder, 60 en casos justificados (art. 23). Por eso no prometemos que lo reciba en el acto.

Meldunek y PESEL: ¿qué cambia para los ciudadanos de la UE?

Aquí tratamos solo las diferencias; el procedimiento completo, el formulario y la firma del propietario están en el artículo sobre PESEL y meldunek para extranjeros.

• Plazo. El ciudadano de la UE se empadrona a más tardar el día 30 desde la llegada a la dirección (art. 41, apdo. 1, de la ley del registro de población). En estancias de hasta 30 días no hay obligación (art. 42, apdo. 2). Los tres meses no aparecen en esta norma: son el umbral del registro de estancia ante el voivoda, no del meldunek.
• Comparecencia personal. Desde el 1 de enero de 2026 se exige a los extranjeros de fuera de la UE, la AELC y Suiza que no tienen PESEL (art. 18, apdo. 1a, y art. 40, apdo. 3). No afecta al ciudadano de la UE.
• Apoderado. El meldunek puede hacerse mediante apoderado (art. 24, apdo. 4, en relación con el art. 40, apdo. 2). En línea puede empadronarse por gov.pl si tiene perfil de confianza, firma cualificada o e-dowód (Warszawa 19115, 6 de julio de 2026).
• PESEL. Con el meldunek, la oficina municipal solicita el número por su cuenta (art. 17, apdo. 1, punto 2). Una solicitud de PESEL independiente la ley la describe como escrito con firma manuscrita (art. 18, apdo. 1). Si la oficina la acepta de un apoderado, la ley no lo dice: pregunte antes.

¿Puedo firmar el contrato en inglés, italiano o alemán?

Sí, un contrato de alquiler en otro idioma es válido. El polaco es obligatorio solo cuando se dan a la vez tres condiciones: interviene un consumidor, reside en Polonia al firmar y el contrato se ejecuta en Polonia (art. 7, apdo. 1, de la ley sobre la lengua polaca). En ese caso el contrato se redacta en polaco, aunque puede redactarse a la vez una versión en otro idioma (art. 8, apdo. 1a), y a petición suya el contrato puede estar solo en el idioma extranjero, si lo domina, no es ciudadano polaco y se le informó antes de su derecho a la versión polaca (art. 8, apdo. 1b).

Si un recién llegado «reside en Polonia» en el momento de firmar, la ley no lo resuelve. Según nuestra lectura, firmar antes de llegar queda fuera de la regla, y tras la mudanza la cuestión es discutida. Los detalles y la pregunta sobre la traducción para la oficina están en el artículo sobre el contrato de alquiler en inglés o bilingüe. Una oficina puede pedir la versión polaca para el meldunek, así que consúltelo antes.

¿Hace falta una dirección sustitutiva para el najem okazjonalny si no tengo familia en Polonia?

Solo si el propietario ofrece un najem okazjonalny. Este tipo de contrato es posible cuando el propietario es una persona física que no alquila apartamentos como actividad empresarial (art. 19a, apdo. 1, de la ley de protección de los inquilinos). Se adjuntan su declaración en forma de escritura notarial, la indicación de otra vivienda donde podría residir y el consentimiento de su propietario (apdo. 2); la fianza no puede superar seis mensualidades (apdo. 4).

Para los ciudadanos de la UE no hay excepción: la dispensa de indicar la vivienda sustitutiva vale solo para quienes tienen estatus UKR. La ley no pide familiares, sino el consentimiento de alguien con título jurídico sobre esa vivienda. Si no hay nadie, pida un alquiler ordinario o un najem instytucjonalny. Todo el asunto está en el artículo sobre el najem okazjonalny sin vivienda sustitutiva.

¿Se puede hacer todo antes de la mudanza?

Un alquiler ordinario se puede encontrar, visitar por video y firmar desde el extranjero en papel, por mensajería. El meldunek y el registro de estancia cuentan desde la llegada, así que se hacen ya en Polonia. El camino desde la solicitud hasta las llaves está en el artículo sobre alquilar un apartamento en Varsovia antes de llegar.

¿En qué idioma le hablará el agente?

Nuestros agentes hablan español, alemán, italiano e inglés, además de polaco, ucraniano, ruso y turco. Elegimos apartamentos según su encargo, hablamos con el propietario e interpretamos de forma oral (no es una traducción jurada ni asesoramiento jurídico). Tras su llegada, le acompañamos a la oficina para el meldunek y el PESEL y le ayudamos con los formularios; la decisión es de la oficina. El registro de su estancia ante el voivoda no lo prometemos.

La búsqueda cuesta el 70 % de una mensualidad de czynsz najmu (sin czynsz administracyjny ni suministros), que se paga después de firmar el contrato de alquiler (umowa najmu), con factura sin IVA (faktura bez VAT). Ejemplo: czynsz najmu de 3 500 zł, honorarios de 2 450 zł. La ayuda con el PESEL y en la oficina está incluida en esa cantidad.

Rellene el formulario en la página para inquilinos: indique el barrio, el número de habitaciones, el presupuesto y la fecha de entrada. Atendemos en español. Teléfono: +48 666 866 468.

La imagen de portada es una ilustración generada por IA y no muestra un lugar real.

Fuentes (comprobadas el 7 de octubre de 2026)

• Ley sobre la entrada, la estancia y la salida del territorio polaco de ciudadanos de la UE y sus familiares, texto refundido Dz.U. 2026 poz. 1065: art. 7, 15, 16, 20, 21, 22, 23, 27, 39.
• Ley del registro de población (ustawa o ewidencji ludności), texto refundido Dz.U. 2026 poz. 384: art. 17, 18, 24, 40, 41, 42.
• Ley de 12 de septiembre de 2025, Dz.U. 2025 poz. 1301: comparecencia personal desde el 1 de enero de 2026.
• Ley sobre la lengua polaca, texto refundido Dz.U. 2026 poz. 81: art. 7 y 8.
• Ley de protección de los inquilinos, texto refundido Dz.U. 2023 poz. 725: art. 19a.
• Ley sobre los principios de registro e identificación de contribuyentes y retenedores, texto refundido Dz.U. 2026 poz. 151: art. 3, apdo. 1.
• Ministerio del Interior (MSWiA): registro de estancia de un ciudadano de la UE: plazo, sin tasa, certificado válido 10 años.
• Mazowiecki Urząd Wojewódzki, migrant.wsc.mazowieckie.pl: registro de estancia de un ciudadano de la UE: departamento, reserva de cita, documentos.
• Warszawa 19115: meldunek de extranjeros, incluidos ciudadanos de la UE (actualizada el 6 de julio de 2026).