PESEL e meldunek a Varsavia nel 2026: scadenze per cittadini UE ed extra-UE, firma del proprietario e accompagnamento in ufficio

Se è cittadino UE, deve registrare il Suo indirizzo di Varsavia (meldunek) al più tardi il 30° giorno dall’arrivo, e per farlo la legge non richiede la presenza di persona. Il numero PESEL lo chiede l’ufficio stesso al momento della registrazione. Per i cittadini di Paesi terzi le regole sono più severe: scadenza al 4° giorno e obbligo di presentarsi di persona finché non hanno il PESEL.

Se preferisce non cercare in autonomia, troviamo noi la casa in base alle Sue esigenze.

Verificato il 07.10.2026. Base normativa: legge sull’anagrafe della popolazione (ustawa o ewidencji ludności), testo unico Dz.U. 2026 poz. 384; i link sono in fondo. È un’informazione generale, non una consulenza legale, e il Suo caso lo decide l’ufficio.

Come ottengo il PESEL dopo il trasferimento?

Le strade sono due, e la prima è la più comune.

Strada 1: prima il meldunek, poi il PESEL in automatico. L’ufficio comunale che riceve la registrazione chiede il numero d’ufficio (art. 17 comma 1 punto 2). Lo conferma la pagina di gov.pl per gli stranieri del 23.03.2026. Non presenta nessuna domanda in più e non paga nulla. Quanto tempo passi prima che il numero compaia non è indicato in nessuna fonte ufficiale: dipende dall’ufficio.

Strada 2: domanda separata. Serve quando non può registrarsi ma il PESEL Le occorre. La domanda si presenta su carta, con firma autografa, a un qualsiasi ufficio comunale (art. 18 comma 1) e indica la base giuridica, cioè la norma da cui deriva l’obbligo di avere il PESEL (art. 18 comma 2). Warszawa 19115 (23.06.2026) aggiunge: se il numero lo esige un’altra istituzione, per esempio ZUS o l’ufficio delle imposte, quella deve indicarLe anche la base. Se la domanda ha difetti, l’ufficio concede 7 giorni per correggerli, altrimenti resta senza esame (art. 18 comma 3). La presentazione è gratuita.

Il PESEL lo attribuisce il ministro competente per la digitalizzazione; la legge tratta l’attribuzione come atto materiale-tecnico, non come decisione (art. 16), e la pagina di Varsavia precisa che contro di essa non c’è ricorso. Perciò né noi né altri possiamo garantire l’esito in anticipo.

Nel 2026 devo andare di persona in ufficio?

Dipende dalla cittadinanza.

Cittadini UE, EFTA e svizzeri e i loro familiari: no, non è previsto. Sono esentati anche i cittadini britannici coperti dall’Accordo di recesso e i loro familiari e, per il meldunek, i familiari di cittadini polacchi (art. 18 comma 1a punto 2, art. 40 comma 3, art. 41 comma 2a). Il meldunek si può fare anche online: il servizio „Zamelduj się” su gov.pl è aperto a cittadini UE, EFTA e svizzeri e ai loro familiari (gov.pl, 11.03.2026). Serve un profil zaufany, un certificato elettronico qualificato o un e-dowód. Chi non li ha fa prima in ufficio. Per scaricare online il certificato (zaświadczenie) serve dal 01.01.2026 una casella e-Doręczenia (Warszawa 19115, 06.07.2026).

Tutti gli altri stranieri: sì, finché non hanno il PESEL. Dal 01.01.2026 le modifiche della legge del 12.09.2025 (Dz.U. 2025 poz. 1301) richiedono la presenza di persona in due casi:

• per la domanda di PESEL (art. 18 comma 1a);
• per il meldunek, se non si ha ancora il PESEL (art. 40 comma 3).

Sono esentati i bambini nati in Polonia (art. 18 comma 1a). La procura qui non aiuta chi viene da un Paese terzo e non ha il PESEL: la regola generale ammette il meldunek tramite procuratore (art. 24 comma 4), ma per Lei prevale l’art. 40 comma 3. Le pagine più vecchie che scrivono che il PESEL si può chiedere „tramite pełnomocnik” descrivono la situazione prima del 2026. Online a Varsavia si registrano solo i cittadini UE, EFTA e svizzeri e i loro familiari; tutti gli altri mostrano in ufficio i documenti che provano il soggiorno.

Entro quando devo registrarmi?

• Cittadini UE, EFTA e svizzeri e i loro familiari: al più tardi il 30° giorno, contando dal giorno dell’arrivo all’indirizzo (art. 41 commi 1, 2 e 2a). Una condizione aggiuntiva come „soggiorno oltre 3 mesi”, che si legge su pagine più vecchie, l’art. 41 comma 1 non la prevede.
• Tutti gli altri stranieri: al più tardi il 4° giorno (art. 41 comma 3), se il soggiorno in Polonia supera i 30 giorni. Per un soggiorno fino a 30 giorni non c’è alcun obbligo (art. 42 comma 2).

Per chi viene da un Paese terzo valgono altri due punti. Il periodo di soggiorno dichiarato non può superare il soggiorno lecito in base a visto o ingresso senza visto (art. 41 comma 4). E chi non adempie all’obbligo rischia una grzywna (art. 59 comma 1); se e quanto spesso venga applicata, non l’abbiamo verificato. Questa norma non nomina i cittadini UE, EFTA e svizzeri.

Da cittadino UE mi serve anche una karta pobytu?

No. Per i cittadini UE il procedimento è un altro e fa capo a un’altra autorità. Chi resta in Polonia più di 3 mesi deve far registrare il soggiorno presso il voivoda e riceve un certificato di registrazione (zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu obywatela UE; art. 20, 21 e 39 della legge sull’ingresso e il soggiorno dei cittadini UE, testo unico Dz.U. 2026 poz. 1065). Il termine scade il giorno dopo i 3 mesi dall’ingresso. La karta pobytowa la devono chiedere soltanto i familiari che non sono cittadini UE. Non è lo stesso passo del meldunek presso l’ufficio comunale, e i „3 mesi” appartengono a questo procedimento, non al meldunek. Come funzioni oggi la registrazione, lo chieda al Mazowiecki Urząd Wojewódzki; in questo articolo non entriamo oltre.

Il proprietario deve acconsentire al meldunek?

Per la registrazione cartacea la legge richiede che la Sua permanenza sia confermata dal proprietario o da un altro soggetto con titolo giuridico sull’immobile (art. 28 comma 2; l’art. 40 commi 1 e 2 lo estende agli stranieri). In pratica dietro la domanda ci sono due situazioni, e anche Warszawa 19115 le descrive separatamente.

Non ha un contratto proprio per l’alloggio. Per esempio vive da conoscenti con un accordo a voce. Allora la permanenza la conferma il proprietario o un altro soggetto con titolo giuridico: sul modulo cartaceo è la firma nel riquadro 6, e deve mostrare anche un documento che provi il titolo del proprietario (art. 28 comma 2; Warszawa 19115, 06.07.2026). Può essere un estratto del registro fondiario o un contratto.

Il contratto di locazione è a Suo nome. La legge cita il contratto di diritto civile tra i documenti che provano un titolo giuridico (art. 28 comma 2b), e Warszawa 19115 scrive che chi ha un titolo giuridico, ad esempio un contratto di locazione, porta il documento „do wglądu” (da esibire in visione). Chi firmi il riquadro 6 in questo caso la pagina non lo dice: c’è scritto „właściciel lub inny podmiot, który ma tytuł prawny”. Anche un inquilino ha un titolo di questo tipo, perciò la norma si può leggere nel senso che confermi da sé la propria permanenza. Ma né la legge né la pagina di Varsavia lo affermano espressamente, e come deciderà un singolo impiegato non si sa prima: è una questione di prassi dell’ufficio, da chiarire prima della visita. Consigliamo di chiedere in anticipo al proprietario di firmare il riquadro 6 e di portare un documento sul suo diritto all’immobile, così la visita non salta per la lettura di un singolo impiegato. È un nostro consiglio, non un requisito di legge.

Il proprietario è obbligato a firmare? Una norma che lo obblighi nella legge non l’abbiamo trovata. È quindi una questione di accordo: ne parli prima di firmare il contratto, non al 30° o al 4° giorno dopo l’arrivo. Nel dialogo con il proprietario aiuta l’art. 28 comma 4: il meldunek serve esclusivamente a fini di registro e conferma solo il fatto della permanenza. È un argomento per la conversazione, non una garanzia di consenso.

Nella registrazione elettronica vale un’altra distinzione (art. 28 comma 2a): chi ha un titolo proprio allega il relativo documento elettronico, per esempio la scansione del contratto; chi non lo ha deve allegare la dichiarazione elettronica del proprietario insieme al documento che prova il titolo di quest’ultimo. In caso di dubbi fondati l’ufficio può chiedere gli originali (art. 28 comma 2d).

Che cosa succede se l’annuncio dice „bez meldunku”?

Alcuni proprietari non vogliono che l’inquilino si registri. La dicitura „bez meldunku” nell’annuncio non cancella il Suo obbligo: chi resta più di 30 giorni deve registrarsi entro il 30° o il 4° giorno, a seconda della cittadinanza (art. 41), e senza la conferma del proprietario un meldunek cartaceo può non andare a buon fine: molto dipende dal fatto che l’ufficio accetti la firma dell’inquilino. Per questo:

1. Chieda del meldunek prima della visita o prima di firmare il contratto, per iscritto.
2. Se il proprietario rifiuta, decida in anticipo: cercare un’altra casa o accettare il rischio. Una clausola contrattuale che vieti il meldunek non la valutiamo: le fonti non confermano espressamente se sia lecita, ed è una questione per un avvocato, non per noi.
3. Il rifiuto del proprietario non Le toglie il diritto di presentare una domanda di PESEL a parte, se ha una base giuridica. Ma non sostituisce il meldunek: PESEL e registrazione del soggiorno sono procedimenti diversi.

Quanto costa e che cosa devo portare?

Voce	Costo
Meldunek (presentazione)	0 zł
Attribuzione del PESEL	0 zł
Certificato di meldunek temporaneo (zaświadczenie)	17 zł
Procura (dove è pertinente)	17 zł

Dati al 07.10.2026: pagine di gov.pl del 23.03.2026 e dell’11.03.2026; Warszawa 19115 del 23.06.2026 e del 06.07.2026; legge sull’imposta di bollo, allegato, parte IV. Il certificato si paga alla cassa dell’ufficio di quartiere, al terminale di pagamento (opłatomat) dove c’è, oppure con bonifico.

Da portare per il meldunek (soggiorno temporaneo):

• il passaporto oppure, da cittadino UE, un altro documento valido che provi identità e cittadinanza (Warszawa 19115);
• da familiare non cittadino UE: il passaporto e una karta pobytowa valida o un altro documento che provi il legame familiare (Warszawa 19115);
• da cittadino di un Paese terzo: un documento che provi il soggiorno lecito, cioè il visto oppure, in caso di ingresso senza visto, il solo passaporto (art. 43 comma 3);
• il modulo „Zgłoszenie pobytu czasowego”, uno per persona, bambini compresi, con il periodo di soggiorno indicato;
• il contratto di locazione e, per ogni evenienza, il riquadro 6 firmato dal proprietario insieme al documento sul suo diritto all’immobile (da esibire in visione; chieda se accettano una copia, per esempio un estratto del registro fondiario);
• 17 zł, se vuole il certificato.

Da portare per una domanda di PESEL senza meldunek: il passaporto o un altro documento d’identità, la domanda con la base giuridica, firmata di Suo pugno, e i documenti relativi ai dati dei punti 3-5 del modulo (Warszawa 19115, 23.06.2026).

Serve un appuntamento? Warszawa 19115 non lo indica come obbligatorio: si può prenotare una visita nel sistema di prenotazione e i documenti vengono accettati in qualsiasi delegatura del Biura Administracji i Spraw Obywatelskich, a prescindere dal quartiere. La città dice che la domanda è trattata niezwłocznie, cioè „senza indugio”; nella realtà coda e tempi dipendono dall’ufficio.

Come La accompagniamo in ufficio?

Se cerca casa a Varsavia con allproperty, La aiutiamo a superare questo passaggio senza viaggi inutili. La seguiamo nella Sua lingua:

• Andiamo insieme. La accompagniamo in ufficio all’ora concordata in anticipo.
• Compiliamo i moduli. Prepariamo il modulo del meldunek e, se serve, la domanda di PESEL con i Suoi dati; li controlla e li firma Lei.
• Aiutiamo a capirsi. La assistiamo a voce nel colloquio con l’impiegato. Non è una traduzione giurata (tłumacz przysięgły) né una consulenza legale.

Che cosa non facciamo: non otteniamo il PESEL „al Suo posto”, non sostituiamo la Sua presenza di persona dove è richiesta e non promettiamo come deciderà l’ufficio. I tempi dipendono dall’ufficio. L’aiuto con il PESEL e con la pratica in ufficio è compreso nel compenso per la ricerca, senza costi aggiuntivi. Che cosa facciamo esattamente lo concordiamo con Lei prima della visita.

Se cerca un appartamento a Varsavia e vuole capire prima le formalità, compili il modulo nella pagina per chi cerca casa in affitto. La ricerca costa il 70% di un canone mensile (solo il czynsz najmu, escluse spese condominiali e utenze), da pagare dopo la firma del contratto di locazione (umowa najmu), con fattura senza IVA. Esempio: czynsz najmu di 3 500 zł, compenso di 2 450 zł. A che cosa fare attenzione nel contratto lo abbiamo spiegato a parte: umowa najmu: a che cosa fare attenzione. L’elenco dei documenti per l’affitto è nell’articolo sui documenti.

L’immagine di copertina è stata generata da un’IA e non mostra un luogo reale.

Fonti (verificate il 07.10.2026)

• Legge del 24.09.2010 sull’anagrafe della popolazione (ustawa o ewidencji ludności), testo unico Dz.U. 2026 poz. 384: art. 16, 17, 18, 24, 28, 40, 41, 42, 43, 59.
• Legge del 12.09.2025, Dz.U. 2025 poz. 1301: presenza di persona dal 01.01.2026.
• Legge sull’ingresso, il soggiorno e l’uscita dei cittadini UE e dei loro familiari, testo unico Dz.U. 2026 poz. 1065: art. 20, 21 e 39, registrazione del soggiorno.
• Legge sull’imposta di bollo del 16.11.2006, testo unico Dz.U. 2025 poz. 1154: allegato, parte IV, 17 zł per la procura; i 17 zł per il certificato li conferma la pagina Warszawa 19115 (06.07.2026).
• gov.pl: Get a PESEL ID – a service for foreigners (aggiornata il 23.03.2026).
• gov.pl: Register your stay (Zamelduj się) for foreigners (aggiornata l’11.03.2026).
• Warszawa 19115: PESEL na wniosek cudzoziemca spoza UE/EFTA (23.06.2026).
• Warszawa 19115: zameldowanie na pobyt czasowy cudzoziemców (06.07.2026).