PESEL e meldunek per lo straniero — a cosa servono e come ottenerli

Il PESEL lo riceverà automaticamente e gratuitamente quando si registrerà in Polonia per un soggiorno superiore a 30 giorni — l’ufficio comunale richiede da sé l’attribuzione del numero. Se non può registrarsi, la domanda di PESEL la presenta presso un qualsiasi ufficio comunale; dal 1° gennaio 2026 gli stranieri extra UE, SEE e Svizzera lo fanno esclusivamente di persona. Termini del meldunek (situazione ad agosto 2026): cittadini dell’UE, dell’EFTA e della Svizzera — entro il 30° giorno dall’arrivo, se il soggiorno supera i 3 mesi; gli altri stranieri — entro il 4° giorno, quando il soggiorno in Polonia deve durare più di 30 giorni. Costi: registrazione 0 zł, attribuzione del numero PESEL 0 zł; sono a pagamento solo il certificato di registrazione temporanea (17 zł) e l’eventuale procura (17 zł). Il consenso del proprietario dell’appartamento non è necessario — è sufficiente il contratto di locazione come titolo giuridico sull’immobile.

Che cos’è il PESEL e a cosa le serve?

Il PESEL è un numero identificativo di 11 cifre nel registro statale della popolazione. In pratica le serve quasi ovunque: per la dichiarazione dei redditi PIT presso l’ufficio delle imposte (le persone fisiche senza attività d’impresa usano il numero PESEL e non il NIP), per i rapporti con la ZUS, per una visita in ambulatorio nell’ambito del NFZ, per attivare il profil zaufany (profilo fidato) — e quindi per tutti i servizi digitali su gov.pl.

Una precisazione importante: il PESEL non regolarizza il soggiorno. Non sostituisce il visto né la karta pobytu (permesso di soggiorno) e di per sé non dà diritto a lavorare in Polonia — è esclusivamente un numero anagrafico.

Come ottenere il numero PESEL nel 2026?

Primo percorso, il più semplice: si registri per un soggiorno superiore a 30 giorni. Il numero PESEL verrà attribuito automaticamente, senza alcuna domanda aggiuntiva. Il numero lo riceve di solito entro alcuni giorni o poco più dalla registrazione.

Secondo percorso — quando non può registrarsi, ad esempio perché non ha ancora un contratto di locazione. Dal 1° giugno 2021 la domanda di attribuzione del numero PESEL si presenta presso un qualsiasi ufficio comunale in Polonia, indicando la base giuridica — nella maggior parte dei casi gli obblighi fiscali. Dal 1° gennaio 2026 gli stranieri extra UE, SEE e Svizzera presentano la domanda esclusivamente di persona, con il passaporto o un altro documento di identità. Il servizio è gratuito; se agisce tramite un rappresentante, si aggiungono 17 zł di opłata skarbowa (imposta di bollo) per la procura.

I cittadini ucraini coperti da protezione temporanea hanno un percorso distinto — il PESEL con status UKR. Dal 5 marzo 2026 la legge speciale del 12 marzo 2022 è stata sostituita dalla legge di cessazione: i numeri UKR già attribuiti conservano validità e la protezione temporanea dura fino al 4 marzo 2027. Le persone che arrivano dopo il 5 marzo 2026 presentano domanda di PESEL UKR entro 30 giorni dall’ingresso; il numero attribuito sulla base della sola dichiarazione (senza documento con fotografia) richiede l’aggiornamento dei dati entro il 31 agosto 2026 — altrimenti dal 1° settembre 2026 lo status UKR decade.

Chi è tenuto al meldunek ed entro quale termine?

L’obbligo di registrazione deriva dalla legge del 24 settembre 2010 sull’anagrafe della popolazione e riguarda anche gli stranieri. I termini dipendono dalla cittadinanza:

• cittadini dell’UE, dell’EFTA e della Svizzera e i loro familiari — si registrano entro il 30° giorno dall’arrivo, purché il soggiorno in quel luogo debba superare i 3 mesi;
• gli altri stranieri — entro il 4° giorno dall’arrivo, salvo che l’intero soggiorno in Polonia non superi i 30 giorni (una breve venuta turistica non richiede il meldunek).

E le sanzioni? Dal 1° gennaio 2013 i cittadini polacchi e i cittadini dell’UE, dell’EFTA e della Svizzera non rischiano una multa per la mancata registrazione. Gli stranieri extra UE restano formalmente soggetti a una sanzione pecuniaria per la sottrazione all’obbligo di registrazione (art. 59 della legge sull’anagrafe della popolazione), anche se in pratica viene applicata di rado. Del resto il meldunek conviene semplicemente — come vedremo tra poco.

Quali documenti preparare per la registrazione?

Per la registrazione per soggiorno temporaneo presso l’ufficio comunale (a Warszawa — presso l’ufficio del quartiere competente per l’indirizzo dell’appartamento) le servono:

1. il modulo compilato „Zgłoszenie pobytu czasowego” (dichiarazione di soggiorno temporaneo) — il modello è identico in tutto il Paese e vi dichiara il periodo di soggiorno previsto (ad esempio fino alla fine del contratto di locazione);
2. il passaporto o la karta pobytu;
3. il documento che attesta il soggiorno regolare — visto, karta pobytu oppure il timbro che conferma l’ingresso in regime di esenzione dal visto (riguarda i cittadini extra UE);
4. il contratto di locazione — in visione, come documento che attesta il titolo giuridico sull’immobile (di a cosa fare attenzione nel contratto di locazione abbiamo scritto a parte).

Attenzione all’e-meldunek: dal 1° gennaio 2026 il servizio „Zamelduj się” su gov.pl funziona in collegamento con il sistema e-Doręczenia ed è disponibile esclusivamente per i cittadini dell’UE, dell’EFTA e della Svizzera e per i loro familiari (serve il profil zaufany). Gli altri stranieri sbrigano la pratica di persona all’ufficio — con la documentazione completa la registrazione avviene sul momento, nel corso di una sola visita.

Per il meldunek serve il consenso del proprietario?

È il malinteso più frequente in materia di locazione. La normativa non prevede alcun „consenso” del proprietario alla registrazione dell’inquilino. Se ha firmato un contratto di locazione, esso è il suo titolo giuridico sull’immobile — lo esibisce all’ufficio e questo è sufficiente. Solo quando non dispone di un titolo proprio (ad esempio abita da conoscenti senza contratto) il proprietario o un’altra persona con titolo giuridico deve confermare il suo soggiorno con la firma sul modulo.

Al proprietario che teme la registrazione dell’inquilino conviene mostrare l’art. 28 comma 4 della legge sull’anagrafe della popolazione: la registrazione ha finalità esclusivamente anagrafiche e attesta il solo fatto del soggiorno. Non attribuisce alcun diritto sull’immobile — né di proprietà, né di locazione, né il diritto di continuare ad abitarvi dopo la fine del contratto. La registrazione temporanea decade peraltro automaticamente allo scadere del periodo dichiarato, senza alcuna formalità. È comunque buona pratica avvisare il proprietario dell’intenzione di registrarsi — così come raccogliere in anticipo i documenti per l’affitto di un appartamento. L’iter più semplice ce l’hanno gli stranieri che firmano il contratto tramite un’agenzia: nel nostro servizio di locazione per gli inquilini il contratto contiene fin da subito i dati necessari all’ufficio, quindi per la registrazione basta una sola visita.

Quanto costano PESEL e meldunek?

Tariffe (situazione ad agosto 2026):

Servizio	Costo
Registrazione (permanente o temporanea)	0 zł
Attribuzione del numero PESEL	0 zł
Certificato di registrazione per soggiorno permanente	0 zł (rilasciato d’ufficio)
Certificato di registrazione per soggiorno temporaneo	17 zł (su richiesta)
Opłata skarbowa (imposta di bollo) per la procura	17 zł

Se non le servono certificati né un rappresentante, non pagherà quindi nulla.

Che cosa danno in pratica meldunek e PESEL?

Alcune situazioni concrete in cui queste formalità fanno una differenza reale:

• Imposte. La dichiarazione annuale PIT si presenta utilizzando il numero PESEL; senza di esso l’e-Urząd Skarbowy e il servizio Twój e-PIT restano fuori portata.
• E-amministrazione. Il PESEL è condizione per attivare il profil zaufany, senza il quale è difficile sbrigare online qualsiasi pratica amministrativa.
• Salute. In ambulatorio e in farmacia il sistema la identifica tramite il numero PESEL — con esso ritira l’e-ricetta con il solo numero e il codice.
• Banca e mutuo. Il PESEL velocizza l’apertura del conto ed è indispensabile nella richiesta di un mutuo ipotecario per stranieri.
• Figlio a scuola. L’indirizzo di residenza determina il bacino di utenza — la scuola di zona ha l’obbligo di accogliere il bambino del proprio bacino.
• Automobile. L’immatricolazione del veicolo e, a Warszawa, anche l’abbonamento residenti nella zona di sosta a pagamento sono legati all’indirizzo e ai dati anagrafici.

Un’ora trascorsa all’ufficio di quartiere si ripaga quindi in fretta. Se affitta un appartamento tramite allproperty, dopo la firma del contratto le indichiamo quali documenti preparare per il meldunek e quale ufficio è competente per il suo indirizzo — è parte del servizio di locazione standard, senza costi aggiuntivi. E se sta ancora cercando un appartamento a Warszawa, dia un’occhiata al catalogo degli appartamenti in affitto oppure ci scriva: le condizioni di collaborazione per la locazione le conosce in anticipo, e le formalità le affrontiamo insieme. Con il termine di 4 giorni per la registrazione dei cittadini extra UE conta ogni ora, per questo lavoriamo 24 ore su 24, 7 giorni su 7 — ci chiami a qualsiasi ora, anche di notte o nel fine settimana, al numero +48 666 866 468 oppure +48 692 649 839.