Najem okazjonalny — le domande più frequenti di inquilini e proprietari

Il najem okazjonalny (locazione occasionale) è un contratto di locazione di un appartamento a tempo determinato, per un massimo di 10 anni, descritto negli art. 19a–19e della legge del 21 giugno 2001 sulla tutela dei diritti degli inquilini; può stipularlo esclusivamente un proprietario persona fisica. In sintesi: il contratto in sé richiede solo la normale forma scritta, mentre l’akt notarialny (atto notarile) serve unicamente per la dichiarazione dell’inquilino di sottomissione all’esecuzione forzata. Il costo di questo atto è limitato a 1/10 della retribuzione minima, cioè dal 1° gennaio 2026 a un massimo di 480,60 zł netti; in pratica gli studi notarili applicano di solito 200–400 zł.

Il proprietario comunica il contratto al direttore dell’ufficio delle imposte entro 14 giorni dalla consegna dell’immobile, e dichiara il ricavo con il forfait: 8,5% fino a 100 000 zł all’anno e 12,5% sull’eccedenza (aliquote in vigore nel 2026). La cauzione non può superare sei mensilità di canone, e l’inquilino indica un alloggio sostitutivo e consegna il consenso del suo proprietario. Di seguito approfondiamo ciascuna di queste risposte.

Il notaio è obbligatorio nel najem okazjonalny?

Sì, ma in un ambito più ristretto di quanto molti pensino. Il contratto di najem okazjonalny in sé non deve essere un atto notarile — basta la normale forma scritta, e questo a pena di nullità. L’akt notarialny serve per un solo allegato: la dichiarazione dell’inquilino di volontaria sottomissione all’esecuzione forzata, con cui egli si impegna a liberare e riconsegnare l’immobile entro il termine indicato nella richiesta del proprietario. Questa dichiarazione si fonda sull’art. 777 § 1 punto 4 del Codice di procedura civile e senza di essa il contratto non ha lo status di najem okazjonalny — l’intera costruzione la descriviamo nella guida al najem okazjonalny.

Il costo è limitato per legge: il compenso del notaio per questa dichiarazione non può superare 1/10 della retribuzione minima per il lavoro. Dal 1° gennaio 2026 — con un salario minimo di 4806 zł — si tratta di un massimo di 480,60 zł netti più IVA al 23%, cioè circa 591 zł lordi. In pratica molti studi notarili applicano 200–400 zł; a questo si aggiungono le copie autentiche dell’atto, di solito 6–12 zł a pagina. Per consuetudine paga l’inquilino, ma le parti possono accordarsi diversamente — conviene metterlo nero su bianco nel contratto.

Come funziona l’alloggio sostitutivo e che cosa succede se l’inquilino lo perde?

L’inquilino indica un altro immobile in cui potrà abitare in caso di esecuzione dell’obbligo di liberare l’appartamento — il più delle volte si tratta della casa dei genitori o di un’altra persona vicina. Al contratto si allega la dichiarazione del proprietario di quell’immobile con cui acconsente a far abitare lì l’inquilino e le persone che convivono con lui. Su richiesta del locatore la firma su questo consenso dovrebbe essere autenticata dal notaio — un costo dell’ordine di 30–50 zł.

Senza il pacchetto completo dei tre allegati — dichiarazione notarile, indicazione dell’immobile e consenso del suo proprietario — la costruzione del najem okazjonalny non funziona. È importante anche lo scenario «in corso d’opera»: se l’inquilino perde la possibilità di abitare nell’immobile indicato (per esempio perché i genitori vendono la casa), ha 21 giorni da quando ne viene a conoscenza per indicare un nuovo indirizzo e consegnare un nuovo consenso (art. 19a comma 3). Se non lo fa, il proprietario può disdire il contratto con un preavviso di almeno 7 giorni (art. 19d comma 5).

Il contratto va comunicato all’ufficio delle imposte?

Sì — ed è un obbligo del proprietario, non dell’inquilino. Ai sensi dell’art. 19b comma 1 della legge, il proprietario comunica la stipula del contratto al direttore dell’ufficio delle imposte competente in base alla propria residenza (non in base all’indirizzo dell’immobile locato) entro 14 giorni dall’inizio della locazione. Il termine decorre dalla consegna dell’immobile, cioè in pratica dalla consegna delle chiavi, e non dalla data della firma del contratto.

Non esiste un modulo ufficiale — basta una lettera con i dati delle parti, l’indirizzo dell’immobile e la data di inizio della locazione. La comunicazione è gratuita; si può presentare di persona, con raccomandata oppure per via elettronica. Su richiesta dell’inquilino il proprietario deve esibire la conferma della comunicazione. La conseguenza di una dimenticanza è seria: senza comunicazione non si applicano gli art. 19c e 19d, quindi il proprietario perde la procedura esecutiva semplificata e resta con una normale locazione a tempo determinato.

A quanto ammonta l’imposta sul najem okazjonalny?

La comunicazione dell’art. 19b non sostituisce gli adempimenti fiscali — sono due obblighi distinti. Dal 2023 la locazione privata si dichiara esclusivamente con l’imposta forfettaria sui ricavi registrati e nel 2026 le aliquote restano invariate:

• 8,5% del ricavo fino a 100 000 zł all’anno,
• 12,5% sull’eccedenza oltre 100 000 zł.

Esempio: con un canone di 3000 zł al mese il ricavo annuo è di 36 000 zł e il forfait ammonta a 3060 zł, cioè 255 zł al mese. L’imposta si versa ogni mese (o trimestralmente, se ne ricorrono le condizioni) entro il 20 del mese successivo sul proprio microconto fiscale, e a fine anno si presenta la dichiarazione PIT-28. I dettagli su aliquote e scadenze li abbiamo descritti nell’articolo sull’imposta forfettaria sull’affitto.

Che cosa ci guadagna concretamente il proprietario?

La differenza emerge quando il contratto è terminato e l’inquilino non vuole andarsene. Al posto di un processo di sfratto, che può durare anni, la procedura funziona così:

1. Il proprietario notifica una richiesta scritta di rilascio dell’immobile con firma autenticata da un pubblico ufficiale, fissando un termine non inferiore a 7 giorni dalla notifica (art. 19d commi 2–3).
2. Trascorso inutilmente il termine, presenta al tribunale l’istanza per l’apposizione della formula esecutiva all’atto notarile; allega la richiesta con la prova di notifica, il documento che attesta il titolo giuridico sull’immobile e la conferma della comunicazione all’ufficio delle imposte.
3. Con la formula esecutiva porta la pratica all’ufficiale giudiziario (komornik), che conduce l’esecuzione verso l’alloggio sostitutivo indicato.

Le differenze a confronto:

Situazione	Najem okazjonalny	Locazione ordinaria
Percorso per il rilascio dell’immobile	Formula esecutiva sull’atto notarile, poi ufficiale giudiziario	Processo giudiziario di sfratto, spesso oltre un anno
Diritto all’alloggio sociale	Non spetta	Può spettare
Periodo di tutela 1 novembre – 31 marzo	Non si applica	Si applica
Cauzione massima	sei mensilità di canone	dodici mensilità di canone

Quali sono i limiti di questo contratto?

Il najem okazjonalny non è una scorciatoia verso l’arbitrio. Alcuni paletti rigidi:

• il locatore può essere esclusivamente una persona fisica che non svolge attività d’impresa nel settore della locazione di immobili;
• il contratto deve essere stipulato a tempo determinato, per un massimo di 10 anni;
• la cauzione non può superare sei mensilità di canone (art. 19a comma 4); nella pratica di mercato si adotta una o due mensilità — delle regole per la sua restituzione parliamo nel testo sui diritti dell’inquilino sulla cauzione;
• la disdetta anticipata da parte del proprietario è possibile solo nei casi previsti dalla legge — tra gli altri la morosità del canone per almeno tre interi periodi di pagamento dopo un avviso scritto e la fissazione di un mese aggiuntivo per il pagamento, la sublocazione senza consenso o l’uso dell’immobile in modo contrario al contratto.

L’inquilino deve temere la firma dal notaio?

No, se capisce che cosa firma. La dichiarazione di sottomissione all’esecuzione forzata riguarda esclusivamente l’obbligo di liberare l’immobile al termine del contratto — non toglie il diritto di rivolgersi al giudice per le questioni controverse, per esempio il conteggio della cauzione o le migliorie. Per l’inquilino il pacchetto completo di documenti significa di solito un proprietario che opera legalmente: comunica il contratto, paga le imposte, e le condizioni — canone, spese dei contatori, cauzione e regole di restituzione — sono messe per iscritto con precisione, non concordate «a parole». A chi sta ancora cercando casa spieghiamo ogni allegato ancora prima dell’appuntamento dal notaio — l’ambito dell’assistenza nella ricerca per gli inquilini lo descriviamo a parte.

Da allproperty prepariamo il pacchetto completo dei documenti del najem okazjonalny — contratto, tutti e tre gli allegati e la comunicazione all’ufficio delle imposte — e li traduciamo all’inquilino in un linguaggio comprensibile, anche quando non parla polacco. Se affitta un appartamento a Varsavia e desidera affrontare questo percorso senza inciampi formali, ci scriva — la gestione della locazione costa il 50% del canone mensile, e il suo ambito completo si trova nella sezione per i proprietari di appartamenti. Ha un dubbio su uno degli allegati o sul termine della comunicazione, e le è venuto la sera o nel fine settimana, poco prima della firma del contratto? Lavoriamo 24 ore su 24, 7 giorni su 7 — ci chiami a qualsiasi ora: +48 666 866 468 oppure +48 692 649 839.