Najem okazjonalny — najczęstsze pytania najemców i właścicieli
Najem okazjonalny w Warszawie — notariusz, lokal zastępczy, zgłoszenie do US, kaucja i ryczałt. Odpowiedzi na pytania najemców i właścicieli.
Najem okazjonalny to umowa najmu mieszkania na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat, opisana w art. 19a–19e ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów; zawrzeć ją może wyłącznie właściciel będący osobą fizyczną. W skrócie: sama umowa wymaga tylko zwykłej formy pisemnej, a aktu notarialnego — jedynie oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Koszt tego aktu jest limitowany do 1/10 minimalnego wynagrodzenia, czyli od 1 stycznia 2026 r. maksymalnie 480,60 zł netto; w praktyce kancelarie pobierają zwykle 200–400 zł.
Właściciel zgłasza umowę naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od wydania lokalu, a przychód rozlicza ryczałtem: 8,5% do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki (stawki aktualne w 2026 r.). Kaucja nie może przekroczyć 6-krotności czynszu, a najemca wskazuje lokal zastępczy i dostarcza zgodę jego właściciela. Poniżej rozwijamy każdą z tych odpowiedzi.
Czy notariusz jest obowiązkowy przy najmie okazjonalnym?
Tak, ale w węższym zakresie, niż wiele osób sądzi. Sama umowa najmu okazjonalnego nie musi być aktem notarialnym — wystarczy zwykła forma pisemna, i to pod rygorem nieważności. Akt notarialny jest potrzebny do jednego załącznika: oświadczenia najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, w którym zobowiązuje się on opróżnić i wydać lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. To oświadczenie opiera się na art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego i bez niego umowa nie ma statusu najmu okazjonalnego — pełną konstrukcję opisujemy w przewodniku po najmie okazjonalnym.
Koszt jest ustawowo limitowany: wynagrodzenie notariusza za to oświadczenie nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2026 r. — przy płacy minimalnej 4806 zł — to maksymalnie 480,60 zł netto plus VAT 23%, czyli około 591 zł brutto. W praktyce wiele kancelarii pobiera 200–400 zł; do tego dochodzą wypisy aktu, zwykle 6–12 zł za stronę. Zwyczajowo płaci najemca, ale strony mogą umówić się inaczej — warto zapisać to wprost w umowie.
Jak działa lokal zastępczy i co, gdy najemca go straci?
Najemca wskazuje inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji obowiązku opróżnienia mieszkania — najczęściej jest to mieszkanie rodziców lub innej bliskiej osoby. Do umowy dołącza się oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Na żądanie wynajmującego podpis pod tą zgodą powinien być notarialnie poświadczony — koszt rzędu 30–50 zł.
Bez kompletu trzech załączników — oświadczenia notarialnego, wskazania lokalu i zgody jego właściciela — konstrukcja najmu okazjonalnego nie działa. Ważny jest też scenariusz „w trakcie”: jeśli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu (np. rodzice sprzedadzą mieszkanie), ma 21 dni od powzięcia tej wiadomości na wskazanie nowego adresu i dostarczenie nowej zgody (art. 19a ust. 3). Jeśli tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej 7-dniowego okresu wypowiedzenia (art. 19d ust. 5).
Czy umowę trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?
Tak — i jest to obowiązek właściciela, nie najemcy. Zgodnie z art. 19b ust. 1 ustawy właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania (nie według adresu wynajmowanego lokalu) w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Termin liczy się od wydania lokalu, czyli w praktyce od przekazania kluczy, a nie od daty podpisania umowy.
Nie ma urzędowego formularza — wystarczy pismo z danymi stron, adresem lokalu i datą rozpoczęcia najmu. Zgłoszenie jest bezpłatne; można je złożyć osobiście, listem poleconym albo elektronicznie. Na żądanie najemcy właściciel musi przedstawić potwierdzenie zgłoszenia. Konsekwencja zaniedbania jest poważna: bez zgłoszenia nie stosuje się art. 19c i 19d, więc właściciel traci uproszczoną ścieżkę egzekucji i zostaje ze zwykłym najmem na czas oznaczony.
Ile wynosi podatek od najmu okazjonalnego?
Zgłoszenie z art. 19b nie zastępuje rozliczeń podatkowych — to dwa osobne obowiązki. Od 2023 r. najem prywatny rozlicza się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych i w 2026 r. stawki pozostają bez zmian:
- 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie,
- 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł.
Przykład: przy czynszu 3000 zł miesięcznie roczny przychód to 36 000 zł, a ryczałt — 3060 zł, czyli 255 zł miesięcznie. Podatek wpłaca się co miesiąc (lub kwartalnie, jeśli spełniasz warunki) do 20. dnia następnego miesiąca na własny mikrorachunek podatkowy, a po zakończeniu roku składa się zeznanie PIT-28. Szczegóły stawek i terminów opisaliśmy w artykule o ryczałcie od najmu.
Co realnie zyskuje właściciel?
Różnica ujawnia się, gdy umowa się skończyła, a najemca nie chce się wyprowadzić. Zamiast procesu o eksmisję, który potrafi trwać latami, procedura wygląda tak:
- Właściciel doręcza pisemne żądanie opróżnienia lokalu z podpisem urzędowo poświadczonym, wyznaczając termin nie krótszy niż 7 dni od doręczenia (art. 19d ust. 2–3).
- Po bezskutecznym upływie terminu składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu; dołącza żądanie z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego.
- Z klauzulą kieruje sprawę do komornika, który prowadzi egzekucję do wskazanego lokalu zastępczego.
Różnice w zestawieniu:
| Sytuacja | Najem okazjonalny | Zwykły najem |
|---|---|---|
| Droga do opróżnienia lokalu | Klauzula wykonalności na akcie notarialnym, potem komornik | Proces sądowy o eksmisję, często ponad rok |
| Prawo do lokalu socjalnego | Nie przysługuje | Może przysługiwać |
| Okres ochronny 1 listopada – 31 marca | Nie obowiązuje | Obowiązuje |
| Maksymalna kaucja | 6-krotność czynszu | 12-krotność czynszu |
Jakie są granice tej umowy?
Najem okazjonalny nie jest furtką do dowolności. Kilka twardych ram:
- wynajmującym może być wyłącznie osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali;
- umowa musi być zawarta na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat;
- kaucja nie może przekroczyć 6-krotności miesięcznego czynszu (art. 19a ust. 4); w praktyce rynkowej przyjmuje się jedno- lub dwukrotność — o zasadach jej zwrotu piszemy w tekście o prawach najemcy przy kaucji;
- wcześniejsze wypowiedzenie przez właściciela jest możliwe tylko w przypadkach ustawowych — m.in. zaległość z czynszem za co najmniej trzy pełne okresy płatności po pisemnym uprzedzeniu i wyznaczeniu dodatkowego miesiąca na zapłatę, podnajem bez zgody czy używanie lokalu w sposób sprzeczny z umową.
Czy najemca powinien się bać podpisu u notariusza?
Nie, jeśli rozumie, co podpisuje. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji dotyczy wyłącznie obowiązku opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy — nie odbiera prawa do sądu w sprawach spornych, np. o rozliczenie kaucji czy nakładów. Dla najemcy komplet dokumentów oznacza zwykle właściciela, który działa legalnie: zgłasza umowę, płaci podatek, a warunki — czynsz, opłaty licznikowe, kaucja i zasady jej zwrotu — są spisane precyzyjnie, a nie ustalane „na słowo”. Najemcom, którzy dopiero szukają lokum, tłumaczymy każdy załącznik jeszcze przed wizytą u notariusza — zakres pomocy przy wynajmie dla najemców opisujemy osobno.
W allproperty przygotowujemy komplet dokumentów najmu okazjonalnego — umowę, wszystkie trzy załączniki i zgłoszenie do urzędu skarbowego — oraz tłumaczymy je najemcy na zrozumiały język, również gdy nie mówi po polsku. Jeśli wynajmujesz mieszkanie w Warszawie i chcesz przejść ten proces bez potknięć formalnych, napisz do nas — obsługa wynajmu kosztuje 50% miesięcznego czynszu, a jej pełny zakres znajdziesz w sekcji dla właścicieli mieszkań. Masz wątpliwość co do któregoś z załączników albo terminu zgłoszenia i wypadło to wieczorem lub w weekend, tuż przed podpisaniem umowy? Działamy 24/7 — zadzwoń o dowolnej porze: +48 666 866 468 lub +48 692 649 839.
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje notariusz przy najmie okazjonalnym w 2026 roku?
Taksa za oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji jest ustawowo limitowana do 1/10 minimalnego wynagrodzenia. Od 1 stycznia 2026 r. to maksymalnie 480,60 zł netto, czyli około 591 zł z VAT 23%. W praktyce większość kancelarii pobiera 200–400 zł, a wypisy aktu kosztują 6–12 zł za stronę.
Czy umowa najmu okazjonalnego musi być aktem notarialnym?
Nie. Sama umowa wymaga tylko zwykłej formy pisemnej pod rygorem nieważności i jest zawierana na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat. Formy aktu notarialnego wymaga wyłącznie jeden załącznik: oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, oparte na art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego.
W jakim terminie trzeba zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?
Właściciel ma 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, liczonych od wydania lokalu (przekazania kluczy), a nie od podpisania umowy. Zgłoszenie składa się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla miejsca zamieszkania właściciela i jest bezpłatne. Bez zgłoszenia nie działa uproszczona egzekucja z art. 19c i 19d ustawy.
Jaki podatek płaci się od najmu okazjonalnego w 2026 roku?
Najem prywatny rozlicza się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych: 8,5% do 100 000 zł przychodu rocznie i 12,5% od nadwyżki — stawki obowiązują bez zmian także w 2026 r. Przy czynszu 3000 zł miesięcznie ryczałt to 255 zł miesięcznie, płatne do 20. dnia następnego miesiąca; rocznie składa się PIT-28.
Co się dzieje, gdy najemca straci lokal zastępczy?
Najemca ma 21 dni od powzięcia wiadomości o utracie możliwości zamieszkania we wskazanym lokalu na podanie nowego adresu i dostarczenie zgody jego właściciela (art. 19a ust. 3). Jeśli tego nie zrobi, wynajmujący może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej 7-dniowego okresu wypowiedzenia.