Najem okazjonalny — co daje właścicielowi i najemcy? Prosty przewodnik

Najem okazjonalny to umowa najmu mieszkania na czas oznaczony (maksymalnie 10 lat), zawierana na piśmie przez właściciela będącego osobą fizyczną, z trzema obowiązkowymi załącznikami — w tym oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Reguluje ją art. 19a–19e ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów. Koszt notariusza jest ustawowo ograniczony do 1/10 płacy minimalnej: przy 4806 zł brutto w 2026 r. to maksymalnie 480,60 zł netto (ok. 591 zł z VAT), a cały pakiet z wypisami zamyka się w warszawskich kancelariach zwykle w 450–700 zł. Właściciel musi zgłosić umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu — bez tego traci uproszczoną ścieżkę egzekucji. Kaucja może wynieść maksymalnie 6-krotność czynszu, a podatek to ryczałt 8,5% przychodu (12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie). Dla najemcy — także obcokrajowca — to bezpieczna konstrukcja: chroni przed wypowiedzeniem „bo tak” i gwarantuje zwrot kaucji w ciągu miesiąca. Poniżej wyjaśniamy szczegóły — stan na sierpień 2026.

Czym jest najem okazjonalny?

Definicję zawiera art. 19a ust. 1 ustawy: to umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat, i w formie pisemnej pod rygorem nieważności — ustne ustalenia nie mają tu żadnej mocy. Jeśli wynajmującym jest firma, w grę wchodzi inna konstrukcja: najem instytucjonalny.

Co ważne, sama umowa nie wymaga formy aktu notarialnego. Do notariusza idzie tylko jeden z załączników, o którym za chwilę.

Jakie załączniki są obowiązkowe przy najmie okazjonalnym?

Zgodnie z art. 19a ust. 2 ustawy do umowy dołącza się trzy dokumenty:

1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji — w formie aktu notarialnego. Najemca zobowiązuje się w nim do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. To jedyny dokument, który musi sporządzić notariusz.
2. Wskazanie lokalu zastępczego — najemca podaje adres mieszkania, do którego mógłby się wyprowadzić w razie egzekucji. Wystarczy zwykła forma pisemna.
3. Zgoda właściciela lokalu zastępczego na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających — również na piśmie; na żądanie wynajmującego z podpisem notarialnie poświadczonym.

Ważny szczegół: jeśli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu (np. właściciel „zapasowego” adresu sprzeda mieszkanie), ma 21 dni na wskazanie nowego. Bez tego wynajmujący może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej 7-dniowego okresu wypowiedzenia.

Ile kosztuje notariusz przy najmie okazjonalnym?

Ustawa ogranicza wynagrodzenie notariusza za oświadczenie o poddaniu się egzekucji do 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy płacy minimalnej 4806 zł brutto w 2026 r. daje to maksymalnie 480,60 zł netto, czyli ok. 591 zł z 23% VAT; do tego dochodzą wypisy (6 zł netto za stronę). W praktyce w warszawskich kancelariach cały pakiet zamyka się zwykle w przedziale 450–700 zł — stan na sierpień 2026.

Kto płaci? Ustawa tego nie rozstrzyga — najczęściej koszt bierze na siebie najemca, ale strony mogą umówić się inaczej, np. po połowie.

Jak i kiedy zgłosić umowę do urzędu skarbowego?

Właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1) — liczy się data przekazania lokalu, nie podpisania umowy. Zgłoszenie jest bezpłatne i nie wymaga formularza: wystarczy pismo z danymi stron, adresem lokalu i datą rozpoczęcia najmu, złożone osobiście, listownie albo przez e-Urząd Skarbowy.

Bez tego zgłoszenia umowa traci najważniejszy atut — uproszczoną ścieżkę egzekucji — i działa jak zwykły najem. Najemco, masz prawo zażądać od właściciela potwierdzenia zgłoszenia; warto to zrobić.

Co zyskuje właściciel?

Realną ochronę na wypadek, gdyby lokator po zakończeniu umowy nie chciał się wyprowadzić. Procedura wygląda tak: właściciel doręcza pisemne żądanie opróżnienia lokalu (z podpisem urzędowo poświadczonym), wyznaczając termin nie krótszy niż 7 dni. Jeśli termin minie bezskutecznie, składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu — bez wieloletniego procesu o eksmisję. Do wniosku dołącza żądanie z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego.

Dodatkowo kaucja może tu wynieść do 6-krotności miesięcznego czynszu — przy czynszu 4000 zł to teoretycznie nawet 24 000 zł, choć na warszawskim rynku w 2026 r. standardem pozostaje jedno-, dwukrotność. O zasadach zwrotu i dopuszczalnych potrąceniach piszemy szerzej w tekście o kaucji i prawach najemcy.

Co zyskuje najemca?

Wbrew obiegowej opinii — sporo. Umowa na czas oznaczony oznacza, że właściciel nie może jej wypowiedzieć „bo zmienił zdanie”: rozwiązanie przed terminem jest możliwe tylko w przypadkach opisanych w ustawie lub umowie, np. przy zaległości w czynszu za co najmniej trzy pełne okresy płatności — i to dopiero po pisemnym uprzedzeniu oraz wyznaczeniu dodatkowego miesięcznego terminu na zapłatę. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po rozliczeniu należności. Jeśli dopiero szukasz mieszkania, cały proces wynajmu od strony najemcy opisujemy osobno — od oglądania lokalu po odbiór kluczy i protokół.

Porównanie najważniejszych parametrów (stan prawny na 2026 r.):

Element	Najem okazjonalny	Zwykły najem
Czas trwania	tylko oznaczony, maks. 10 lat	oznaczony lub nieoznaczony
Maksymalna kaucja	6-krotność czynszu	12-krotność czynszu
Zgłoszenie do US	obowiązkowe, 14 dni	brak takiego obowiązku
Egzekucja opróżnienia lokalu	klauzula wykonalności dla aktu notarialnego	proces sądowy o eksmisję

Bonus praktyczny: najemca gotowy podpisać umowę okazjonalną jest dla właścicieli bardziej wiarygodny — łatwiej o dobre warunki i o mieszkanie w ogóle, co w Warszawie odczuwają zwłaszcza obcokrajowcy.

Jak rozliczyć podatek od najmu okazjonalnego?

Od 2023 r. jedyną formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki. Przy czynszu najmu 3500 zł miesięcznie właściciel zapłaci 297,50 zł ryczałtu miesięcznie, a roczne rozliczenie złoży na formularzu PIT-28 do 30 kwietnia następnego roku. Sama forma „okazjonalna” nie zmienia stawek podatku — zmienia tylko obowiązek zgłoszenia umowy w ciągu 14 dni. Stawki, terminy i przykłady rozliczeń zebraliśmy w przewodniku po ryczałcie od najmu.

O czym pamiętać przed podpisaniem?

Krótka checklista dla obu stron:

• sprawdź, czy adres w umowie i akcie notarialnym zgadza się z oglądanym mieszkaniem;
• zadbaj o protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami i stanami liczników;
• upewnij się, że wszystkie ustalenia ustne trafiły do umowy — obowiązuje forma pisemna;
• najemco: wskaż realny lokal zastępczy i pamiętaj o 21 dniach na wskazanie nowego w razie jego utraty;
• właścicielu: pilnuj 14-dniowego terminu zgłoszenia do urzędu skarbowego i wydaj najemcy potwierdzenie.

W allproperty przygotowujemy komplet dokumentów najmu okazjonalnego, umawiamy wizytę u notariusza i tłumaczymy każdy punkt umowy — po polsku, rosyjsku lub ukraińsku. Obsługa wynajmu kosztuje u nas 50% miesięcznego czynszu — pełny zakres wsparcia dla właścicieli mieszkań opisujemy na osobnej stronie. Jeśli planujesz wynająć mieszkanie w Warszawie albo właśnie dostałeś umowę okazjonalną do podpisu — odezwij się, przejdziemy przez nią razem. Zapis budzi wątpliwości wieczorem albo tuż przed wizytą u notariusza w weekend? Pracujemy 24/7 — zadzwoń pod +48 666 866 468 lub +48 692 649 839, przejdziemy przez umowę od razu, telefonicznie.