PESEL y meldunek en Varsovia en 2026: plazos para ciudadanos de la UE y de fuera, firma del propietario y acompañamiento en la oficina

Si es ciudadano de la UE, debe registrar su dirección de Varsovia (meldunek) a más tardar el día 30 desde su llegada, y la ley no exige para ello presentarse en persona. El número PESEL lo solicita la propia oficina al registrarle. Para los ciudadanos de países terceros las reglas son más estrictas: plazo hasta el día 4 y obligación de comparecer en persona mientras no tengan PESEL.

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Comprobado el 7 de octubre de 2026. Base legal: ley del registro de población (ustawa o ewidencji ludności), texto refundido Dz.U. 2026 poz. 384; los enlaces están al final. Es información general, no asesoramiento jurídico, y su caso lo decide la oficina.

¿Cómo consigo el PESEL después de mudarme?

Hay dos caminos, y el primero es el habitual.

Camino 1: primero el meldunek, luego el PESEL automáticamente. La oficina municipal que recibe su registro solicita el número de oficio (art. 17 apdo. 1 punto 2). Lo confirma la página de gov.pl para extranjeros del 23 de marzo de 2026. No presenta ninguna solicitud adicional ni paga nada. Cuánto tarda en aparecer el número no consta en ninguna fuente oficial: depende de la oficina.

Camino 2: solicitud aparte. Es para cuando no puede registrarse pero necesita el PESEL. La solicitud se presenta en papel, con firma manuscrita, en cualquier oficina municipal (art. 18 apdo. 1) e indica la base jurídica, es decir, la norma de la que se deriva su obligación de tener PESEL (art. 18 apdo. 2). Warszawa 19115 (23 de junio de 2026) añade: si otra institución, por ejemplo la ZUS o la oficina tributaria, exige el número, debe indicarle también la base. Si la solicitud tiene defectos, la oficina concede 7 días para subsanarlos; si no, queda sin tramitar (art. 18 apdo. 3). La presentación es gratuita.

El PESEL lo asigna el ministro competente en materia de digitalización; la ley trata la asignación como un acto material-técnico, no como una decisión (art. 16), y la página de Varsovia precisa que no cabe recurso. Por eso ni nosotros ni nadie puede garantizar el resultado de antemano.

¿Tengo que ir en persona a la oficina en 2026?

Depende de su nacionalidad.

Ciudadanos de la UE, de la AELC y suizos, y sus familiares: no, no es obligatorio. También están exentos los ciudadanos británicos amparados por el Acuerdo de Retirada y sus familiares y, para el meldunek, los familiares de ciudadanos polacos (art. 18 apdo. 1a punto 2, art. 40 apdo. 3, art. 41 apdo. 2a). El meldunek también puede hacerse en línea: el servicio «Zamelduj się» de gov.pl está abierto a ciudadanos de la UE, de la AELC y suizos y a sus familiares (gov.pl, 11 de marzo de 2026). Hace falta un profil zaufany, un certificado electrónico cualificado o un e-dowód. Quien no los tiene lo resuelve antes en la oficina. Para descargar el certificado (zaświadczenie) en línea hace falta desde el 1 de enero de 2026 un buzón e-Doręczenia (Warszawa 19115, 6 de julio de 2026).

Todos los demás extranjeros: sí, mientras no tengan PESEL. Desde el 1 de enero de 2026 las modificaciones de la ley de 12 de septiembre de 2025 (Dz.U. 2025 poz. 1301) exigen comparecer en persona en dos casos:

• al pedir el PESEL (art. 18 apdo. 1a);
• al hacer el meldunek, si todavía no se tiene PESEL (art. 40 apdo. 3).

Están exentos los niños nacidos en Polonia (art. 18 apdo. 1a). Un poder aquí no ayuda a quien viene de un país tercero y no tiene PESEL: la regla general permite el meldunek mediante apoderado (art. 24 apdo. 4), pero para usted prevalece el art. 40 apdo. 3. Las páginas antiguas que dicen que el PESEL puede pedirse «mediante pełnomocnik» describen la situación anterior a 2026. En línea en Varsovia solo se registran los ciudadanos de la UE, de la AELC y suizos y sus familiares; todos los demás muestran en la oficina los documentos que acrediten su estancia.

¿En qué plazo hay que hacer el meldunek?

• Ciudadanos de la UE, de la AELC y suizos, y sus familiares: a más tardar el día 30, contado desde el día de llegada a la dirección (art. 41 apdos. 1, 2 y 2a). Una condición adicional como «estancia de más de 3 meses», que se lee en páginas más antiguas, el art. 41 apdo. 1 no la contiene.
• Todos los demás extranjeros: a más tardar el día 4 (art. 41 apdo. 3), si su estancia en Polonia superará los 30 días. Para una estancia de hasta 30 días no hay obligación (art. 42 apdo. 2).

Para quien viene de un país tercero valen dos puntos más. El periodo de estancia que declare no puede exceder su estancia legal según el visado o la entrada sin visado (art. 41 apdo. 4). Y quien incumple la obligación se expone a una grzywna (art. 59 apdo. 1); si se aplica y con qué frecuencia, no lo hemos comprobado. Esta norma no menciona a los ciudadanos de la UE, de la AELC ni a los suizos.

¿Necesito además una karta pobytu si soy ciudadano de la UE?

No. Para los ciudadanos de la UE el procedimiento es otro y corresponde a otra autoridad. Quien permanece en Polonia más de 3 meses debe registrar su estancia ante el voivoda y recibe un certificado de registro (zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu obywatela UE; art. 20, 21 y 39 de la ley sobre entrada y residencia de ciudadanos de la UE, texto refundido Dz.U. 2026 poz. 1065). El plazo termina el día siguiente a cumplirse 3 meses desde la entrada. La karta pobytu solo deben pedirla los familiares que no son ciudadanos de la UE. No es el mismo trámite que el meldunek en la oficina municipal, y los «3 meses» pertenecen a este procedimiento, no al meldunek. Cómo funciona hoy el registro, consúltelo en el Mazowiecki Urząd Wojewódzki; en este artículo no entramos en más detalle.

¿Debe el propietario consentir el meldunek?

Para el registro en papel la ley exige que su estancia la confirme el propietario u otra persona con título jurídico sobre la vivienda (art. 28 apdo. 2; el art. 40 apdos. 1 y 2 lo extiende a los extranjeros). En la práctica detrás de la pregunta hay dos situaciones, y Warszawa 19115 también las describe por separado.

No tiene contrato propio de la vivienda. Por ejemplo, vive con conocidos por acuerdo verbal. Entonces su estancia la confirma el propietario u otra persona con título jurídico: en el formulario en papel es la firma de la casilla 6, y además debe mostrar un documento que acredite el título del propietario (art. 28 apdo. 2; Warszawa 19115, 6 de julio de 2026). Puede ser una nota del registro de la propiedad o un contrato.

El contrato de alquiler está a su nombre. La ley cita el contrato de derecho civil entre los documentos que acreditan un título jurídico (art. 28 apdo. 2b), y Warszawa 19115 escribe que quien tiene un título jurídico, por ejemplo un contrato de alquiler, lleva el documento «do wglądu» (para exhibirlo). Quién firma la casilla 6 en ese caso, la página no lo dice: figura «właściciel lub inny podmiot, który ma tytuł prawny». Un inquilino también tiene un título así, por lo que la norma puede leerse en el sentido de que confirma por sí mismo su estancia. Pero ni la ley ni la página de Varsovia lo afirman expresamente, y cómo decidirá un funcionario concreto no se sabe de antemano: es una cuestión de práctica de la oficina que conviene aclarar antes de la visita. Aconsejamos pedir antes al propietario que firme la casilla 6 y llevar un documento sobre su derecho a la vivienda, para que la visita no fracase por la lectura de un solo funcionario. Es consejo nuestro, no un requisito legal.

¿Está obligado el propietario a firmar? No hemos encontrado en la ley ninguna norma que le obligue. Es, por tanto, cuestión de acuerdo: hable de ello antes de firmar el contrato, no el día 30 ni el día 4 después de llegar. En la conversación con el propietario ayuda el art. 28 apdo. 4: el meldunek sirve exclusivamente a fines de registro y solo confirma el hecho de la estancia. Es un argumento para la conversación, no una garantía de consentimiento.

En el registro electrónico rige otra distinción (art. 28 apdo. 2a): quien tiene título propio adjunta el documento electrónico correspondiente, por ejemplo el escaneado del contrato; quien no lo tiene debe adjuntar la declaración electrónica del propietario junto con el documento que acredite el título de este. Si hay dudas fundadas, la oficina puede exigir los originales (art. 28 apdo. 2d).

¿Qué pasa si el anuncio dice «bez meldunku»?

Algunos propietarios no quieren que el inquilino se registre. La mención «bez meldunku» en el anuncio no anula su obligación: quien permanece más de 30 días debe registrarse el día 30 o el día 4, según su nacionalidad (art. 41), y sin la confirmación del propietario un meldunek en papel puede no salir adelante: mucho depende de que la oficina acepte la firma del inquilino. Por eso:

1. Pregunte por el meldunek antes de la visita o antes de firmar el contrato, y por escrito.
2. Si el propietario se niega, decida de antemano: buscar otra vivienda o asumir el riesgo. Una cláusula del contrato que prohíba el meldunek no la valoramos: las fuentes no confirman expresamente si es lícita, y es una cuestión para un abogado, no para nosotros.
3. La negativa del propietario no le quita el derecho a presentar una solicitud de PESEL aparte, si tiene base jurídica. Pero no sustituye al meldunek: el PESEL y el registro de la estancia son procedimientos distintos.

¿Cuánto cuesta y qué debo llevar?

Concepto	Coste
Meldunek (presentación)	0 zł
Asignación del PESEL	0 zł
Certificado de meldunek temporal (zaświadczenie)	17 zł
Poder (cuando proceda)	17 zł

Datos a 7 de octubre de 2026: páginas de gov.pl del 23 de marzo de 2026 y del 11 de marzo de 2026; Warszawa 19115 del 23 de junio de 2026 y del 6 de julio de 2026; ley de la tasa de timbre, anexo, parte IV. El certificado se paga en la caja de la oficina de distrito, en el terminal de pago (opłatomat) donde lo haya, o por transferencia.

Qué llevar para el meldunek (estancia temporal):

• el pasaporte o, siendo ciudadano de la UE, otro documento válido que acredite identidad y nacionalidad (Warszawa 19115);
• como familiar que no es ciudadano de la UE: el pasaporte y una karta pobytu válida u otro documento que acredite el parentesco (Warszawa 19115);
• como ciudadano de un país tercero: un documento que acredite la estancia legal, es decir, el visado o, si entró sin visado, solo el pasaporte (art. 43 apdo. 3);
• el formulario «Zgłoszenie pobytu czasowego», uno por persona, también para cada niño, con el periodo de estancia indicado;
• el contrato de alquiler y, por si acaso, la casilla 6 firmada por el propietario junto con el documento sobre su derecho a la vivienda (para exhibirlo; pregunte si aceptan una copia, por ejemplo una nota del registro de la propiedad);
• 17 zł, si quiere el certificado.

Qué llevar para una solicitud de PESEL sin meldunek: el pasaporte u otro documento de identidad, la solicitud con la base jurídica, firmada de su puño y letra, y los documentos que respalden los datos de los puntos 3 a 5 del formulario (Warszawa 19115, 23 de junio de 2026).

¿Hace falta cita? Warszawa 19115 no la señala como obligatoria: se puede reservar una visita en el sistema de reservas y los documentos se aceptan en cualquier delegación del Biura Administracji i Spraw Obywatelskich, sea cual sea el distrito. La ciudad dice que la solicitud se tramita niezwłocznie, es decir, «sin demora»; en la realidad, la cola y el plazo dependen de la oficina.

¿Cómo le acompañamos a la oficina?

Si busca vivienda en Varsovia con allproperty, le ayudamos a superar este paso sin viajes innecesarios. Le atendemos en su idioma:

• Vamos con usted. Le acompañamos a la oficina a la hora acordada de antemano.
• Rellenamos los formularios. Preparamos el formulario del meldunek y, si hace falta, la solicitud de PESEL con sus datos; usted los revisa y los firma.
• Ayudamos a entenderse. Le asistimos de palabra en la conversación con el funcionario. No es una traducción jurada (tłumacz przysięgły) ni asesoramiento jurídico.

Lo que no hacemos: no conseguimos el PESEL «por usted», no sustituimos su comparecencia personal donde es obligatoria y no prometemos cómo decidirá la oficina. Los plazos dependen de la oficina. La ayuda con el PESEL y con la gestión en la oficina está incluida en los honorarios por la búsqueda, sin coste adicional. Qué hacemos exactamente lo acordamos con usted antes de la visita.

Si busca apartamento en Varsovia y quiere entender los trámites de antemano, rellene el formulario en la página para inquilinos. La búsqueda cuesta el 70 % de una mensualidad de alquiler (solo el czynsz najmu, sin czynsz administracyjny ni suministros), que se paga después de firmar el contrato (umowa najmu), con factura sin IVA. Ejemplo: czynsz najmu de 3 500 zł, honorarios de 2 450 zł. A qué prestar atención en el contrato lo explicamos aparte: umowa najmu: a qué prestar atención (en inglés). La lista de documentos para alquilar está en el artículo sobre los documentos (en inglés).

La imagen de portada ha sido generada por una IA y no muestra un lugar real.

Fuentes (comprobadas el 7 de octubre de 2026)

• Ley de 24 de septiembre de 2010 del registro de población (ustawa o ewidencji ludności), texto refundido Dz.U. 2026 poz. 384: art. 16, 17, 18, 24, 28, 40, 41, 42, 43, 59.
• Ley de 12 de septiembre de 2025, Dz.U. 2025 poz. 1301: comparecencia personal desde el 1 de enero de 2026.
• Ley sobre entrada, residencia y salida de ciudadanos de la UE y sus familiares, texto refundido Dz.U. 2026 poz. 1065: art. 20, 21 y 39, registro de la estancia.
• Ley de la tasa de timbre del 16 de noviembre de 2006, texto refundido Dz.U. 2025 poz. 1154: anexo, parte IV, 17 zł por un poder; los 17 zł por el certificado los confirma la página Warszawa 19115 (6 de julio de 2026).
• gov.pl: Get a PESEL ID – a service for foreigners (actualizada el 23 de marzo de 2026).
• gov.pl: Register your stay (Zamelduj się) for foreigners (actualizada el 11 de marzo de 2026).
• Warszawa 19115: PESEL na wniosek cudzoziemca spoza UE/EFTA (23 de junio de 2026).
• Warszawa 19115: zameldowanie na pobyt czasowy cudzoziemców (6 de julio de 2026).