Pośrednik w wynajmie mieszkań w Warszawie: co robi, ile kosztuje i jak go sprawdzić

Pośrednik w wynajmie szuka mieszkań zgodnych z Twoimi wymaganiami, kontaktuje się z właścicielami, umawia oględziny i pomaga przy umowie najmu. Kwota i moment płatności zapisane są w umowie pośrednictwa. Pośrednika można sprawdzić jeszcze przed podpisaniem: umowa powinna być pisemna lub elektroniczna, dołącza się do niej kopię polisy OC, cena jest podana z góry, firma figuruje w publicznym rejestrze, a hasło „mamy licencję” niczego nie dowodzi, bo w Polsce nie ma licencji dla pośredników.

Ten artykuł napisała agencja allproperty, która szuka mieszkań na wynajem dla najemców, dlatego na końcu znajdziesz część o nas, a nasze warunki podajemy w jednym wierszu. Przepisy sprawdzono na opublikowanych tekstach 7 października 2026 r. „Nasza ocena” oznacza własny pogląd lub praktykę rynkową, a nie przepis prawa.

Sześć kontroli na pięć minut

Co sprawdzić	Gdzie szukać	Podstawa
Umowa jest pisemna lub elektroniczna	treść umowy, przed jakąkolwiek płatnością	art. 180 ust. 3 u.g.n.
Dołączono kopię polisy OC	załącznik do umowy	art. 181 ust. 3, 3a u.g.n.
Cena i warunki płatności podane z góry	umowa, ogłoszenie, wiadomości	art. 6 ust. 4 pkt 3–4 u.p.n.p.r.
Firma jest w rejestrze, NIP i adres się zgadzają	CEIDG lub KRS	art. 45 ust. 1 ustawy o CEIDG
„Mamy licencję” nic nie znaczy	od 2014 r. nie ma licencji	Dz.U. 2013 poz. 829
Nie trzeba płacić z góry	nasza ocena	to nie przepis

Skróty: u.g.n. to ustawa o gospodarce nieruchomościami, u.p.n.p.r. to ustawa o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym, k.c. to Kodeks cywilny. Każdy punkt omawiamy niżej.

Co robi pośrednik w wynajmie?

Pod względem prawnym pośrednictwo w obrocie nieruchomościami to odpłatne czynności zmierzające do zawarcia przez inne osoby umowy, także umowy najmu (art. 179b pkt 3 u.g.n.). Jakie to czynności, ustala umowa pośrednictwa (art. 180 ust. 3). To, co robi pośrednik, wynika więc z umowy konkretnej agencji, a nie z ustawy.

Dla najemcy pośrednik zwykle robi to (nasza ocena): przyjmuje Twoje wymagania, czyli budżet, rejon, termin i liczbę pokoi, szuka ofert, kontaktuje się z właścicielami i innymi pośrednikami, umawia oględziny, uczestniczy w nich albo prowadzi je przez wideo, czyta projekt umowy najmu, wyjaśnia warunki i pomaga zorganizować podpisanie. Nie staje się stroną Twojej umowy najmu i nie zastępuje notariusza ani urzędu.

U nas poszukiwanie wygląda tak: dzwonimy do właścicieli i pośredników, organizujemy oględziny na miejscu lub przez wideo, czytamy projekt umowy najmu i pomagamy zorganizować jej podpisanie. Pomoc przy PESEL i wizycie w urzędzie wlicza się w te 70%. Nasi agenci mówią po ukraińsku, rosyjsku, angielsku, polsku, niemiecku, włosku, hiszpańsku i turecku. Dokładny zakres czynności jest zapisany w umowie pośrednictwa.

Ile kosztuje pośrednik i kiedy się płaci?

Prawo nie ustala stawek ani górnego limitu prowizji: rozdział o pośrednictwie (art. 179a–181a) nie zawiera takiej reguły, a wysokość i moment płatności wynikają z umowy pośrednictwa. Cena i warunki płatności należą do istotnych informacji, które przedsiębiorca musi podać konsumentowi z góry: cena lub sposób jej obliczania oraz sposób zapłaty (art. 6 ust. 4 pkt 3–4 u.p.n.p.r.). Dlatego przed podpisaniem zadaj trzy pytania i zapisz odpowiedzi w treści umowy:

1. Ile, w złotych lub procentach, i od czego (od czynszu najmu bez czynszu administracyjnego czy razem z nim)?
2. Kiedy: przed podpisaniem umowy najmu czy po?
3. Za co dokładnie: za poszukiwanie, za każde oględziny czy za rezultat?

Prowizji innych agencji nie podajemy: prawo ich nie określa i nie ma jednej stawki rynkowej. Nasze warunki to 70% miesięcznego czynszu najmu (tylko czynszu najmu, bez czynszu administracyjnego i mediów), płatne jednorazowo po podpisaniu umowy najmu. Przykład: przy czynszu 3 500 zł wynagrodzenie wynosi 2 450 zł. Szczegółowe obliczenia znajdziesz w artykule ile pieniędzy potrzeba na start, żeby wynająć mieszkanie w Warszawie.

Czy pośrednik w Polsce musi mieć licencję?

Nie. Licencje zawodowe i centralne rejestry pośredników zniesiono 1 stycznia 2014 r.: ustawa z 13 czerwca 2013 r. (Dz.U. 2013 poz. 829) uchyliła art. 179 ustawy o gospodarce nieruchomościami i zamknęła rejestry (art. 37 ust. 1 tej ustawy). Dziś pośrednik to po prostu przedsiębiorca, który wykonuje pośrednictwo (art. 179a). Obowiązują dwa wymogi: brak skazania za katalog umyślnych przestępstw (art. 180a) oraz obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (art. 181 ust. 3).

Wniosek praktyczny (nasza ocena): zapewnień „pośrednik z licencją”, „certyfikowany pośrednik” czy „licencja państwowa” nie da się potwierdzić w żadnym państwowym rejestrze. Podawanie, że przedsiębiorca ma zezwolenie, którego nie ma, jest zawsze nieuczciwą praktyką rynkową (art. 7 pkt 4 lit. a u.p.n.p.r.). Członkostwo w organizacji branżowej, jeśli takie jest, nie zastępuje ani umowy, ani polisy.

Jak powinna wyglądać umowa z pośrednikiem?

Umowa pośrednictwa musi mieć formę pisemną lub elektroniczną pod rygorem nieważności (art. 180 ust. 3). W praktyce:

• Papier. Obie strony podpisują własnoręcznie ten sam dokument albo każda podpisuje swój egzemplarz i strony wymieniają się podpisanymi egzemplarzami (art. 78 § 1 k.c.).
• Forma elektroniczna. Wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 78¹ § 1 k.c.). Podpis zaufany nie jest podpisem kwalifikowanym (nasza ocena na podstawie brzmienia art. 78¹).
• Nieważne: wiadomość w komunikatorze, „ok” w czacie, skan lub zdjęcie podpisu. Nie dają ani formy pisemnej, ani elektronicznej, więc umowa jest nieważna (art. 180 ust. 3 u.g.n., art. 78 i 78¹ k.c.). Jeśli jesteś za granicą, zapytaj pośrednika dokładnie, jak umowa zostanie podpisana. O tym, co oznacza podpisanie na odległość, piszemy w artykule o podpisaniu umowy najmu online lub przez kuriera.

W treści szukaj pięciu rzeczy: listy czynności, które wykona pośrednik, ceny i terminu jej zapłaty, sposobu zakończenia umowy, informacji o prawie odstąpienia, jeśli przysługuje (art. 6 ust. 4 pkt 5 u.p.n.p.r.; zob. FAQ wyżej), oraz załącznika z kopią polisy.

Język. Umowy z konsumentami zawiera się co do zasady po polsku, ale obowiązek używania polskiego dotyczy tylko sytuacji, gdy w chwili zawarcia umowy mieszkasz w Polsce, a umowa jest wykonywana w Polsce (art. 7 ust. 1 ustawy o języku polskim). Jeśli podpisujesz z zagranicy, ten obowiązek może nie mieć zastosowania (nasza ocena na podstawie brzmienia art. 7 ust. 1). Umowa w innym języku jest możliwa na Twoją prośbę, jeśli tym językiem się posługujesz, nie jesteś obywatelem polskim i wcześniej poinformowano Cię, że możesz mieć umowę po polsku (art. 8 ust. 1 i 1b). Umowę można też sporządzić jednocześnie w dwóch językach (art. 8 ust. 1a); wersja polska jest podstawą wykładni tylko wtedy, gdy jesteś obywatelem polskim, więc u cudzoziemca nie wygrywa automatycznie. Nawet jeśli tekst jest w języku, który rozumiesz, zapytaj, czy pośrednik poinformował Cię o tym prawie.

Czym jest OC pośrednika i gdzie jest kopia polisy?

Polisa OC to obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z pośrednictwem. Obejmuje także szkody wyrządzone przez osoby, którymi pośrednik posługuje się przy wykonywaniu czynności (art. 181 ust. 3 u.g.n.). Minimalna suma gwarancyjna to równowartość 25 000 euro na jedno zdarzenie i na wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia do 12 miesięcy (§ 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 kwietnia 2019 r., Dz.U. 2019 poz. 804). Polisa obejmuje szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem pośrednika w związku z pośrednictwem (§ 2 tego rozporządzenia). Nie obiecuje, że mieszkanie Ci się spodoba, i nie sprawdza za Ciebie właściciela (nasza ocena).

Kopia polisy obowiązującej w dniu zawarcia umowy jest załącznikiem do umowy (art. 181 ust. 3a). Jeśli w polisie lub u ubezpieczyciela coś się zmieni, pośrednik powinien niezwłocznie Cię o tym poinformować i przekazać kopię nowego dokumentu. Co sprawdzić w kopii:

• kto jest ubezpieczony: nazwa firmy i NIP zgadzają się z umową;
• okres ubezpieczenia obejmuje dzień podpisania;
• suma gwarancyjna nie jest niższa niż równowartość 25 000 euro;
• przedmiot: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami.

Jeśli kopii nie ma, zażądaj jej w podpisanym piśmie, na papierze z podpisem własnoręcznym albo z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (ustawa wymaga żądania „w formie pisemnej”, a zwykły e-mail może nie wystarczyć), i daj siedem dni od odbioru. Jeśli nic nie przyjdzie, możesz wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym (art. 181 ust. 3b).

Jak sprawdzić firmę po NIP w CEIDG?

CEIDG to centralny rejestr przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Dane są jawne i każdy może do nich zajrzeć (art. 45 ust. 1 ustawy o CEIDG). We wpisie widać imię i nazwisko, NIP, REGON, adres, dane kontaktowe, jeśli przedsiębiorca je podał, kod działalności PKD i datę rozpoczęcia (art. 5). Najprościej użyć rządowej wyszukiwarki firm na biznes.gov.pl, która przeszukuje razem CEIDG i KRS: wpisz NIP z umowy. Możesz też skorzystać ze strony wyszukiwania CEIDG (otwiera się w zwykłej przeglądarce, programy automatyczne mogą być blokowane). Porównaj trzy rzeczy: firma istnieje, NIP i adres zgadzają się z umową, a działalność dotyczy nieruchomości.

Jeśli agencja jest spółką (na przykład sp. z o.o.), nie znajdziesz jej w CEIDG: ten rejestr obejmuje tylko przedsiębiorców będących osobami fizycznymi (art. 2 ust. 2 pkt 1). Spółkę wyszukasz w KRS albo przez wyszukiwarkę na biznes.gov.pl. Rachunek do płatności wskazany w umowie powinien należeć do tej samej firmy.

Co powinno Cię zaniepokoić?

To sygnały, przy których warto się zatrzymać i jeszcze raz przeczytać umowę. Wszystko, co nie ma przywołanego przepisu, jest naszą oceną.

• Pieniądze żąda się przed podpisaniem umowy najmu: „za rezerwację”, „za oględziny”, „za kolejkę”.
• Prosi się o płatność na prywatną kartę, przez BLIK lub w kryptowalucie, a nie na rachunek firmy z umowy.
• Nie ma umowy albo istnieje tylko w czacie (nieważna na podstawie art. 180 ust. 3).
• Kopii polisy nie pokazują albo mówią, że „nie jest potrzebna” (art. 181 ust. 3a).
• Zamiast umowy i wpisów w rejestrach pokazuje się „licencję” lub „certyfikat”.
• Cena jest podana niepełnie, na przykład „dogadamy się później” (art. 6 ust. 4 pkt 3–4).
• NIP nie występuje w CEIDG ani w KRS albo adres w umowie nie zgadza się z rejestrem.
• Ktoś Cię popędza terminem, na przykład „mieszkanie znika dziś”, zanim przeczytasz umowę.

Jak odróżnić skopiowane ogłoszenie od prawdziwego, piszemy w artykule o rozpoznawaniu fałszywych ogłoszeń.

Do kogo zwrócić się w razie sporu?

Jeśli mieszkasz w innym kraju UE i stamtąd zawierasz umowę z polską agencją, pomóc w sporze może Europejskie Centrum Konsumenckie w Twoim kraju. Należy do sieci ECC-Net, która wspiera konsumentów w sporach ze sprzedawcą z innego kraju UE; dane kontaktowe znajdziesz na stronie Komisji Europejskiej o ECC-Net. Nie zastępuje to porady prawnej, ale wiesz, do kogo zwrócić się najpierw.

Jak sprawdzić nas?

Takie same kontrole możesz zrobić u nas, nie przyjmując niczego na wiarę:

• Firma: Vladyslav Moroz, jednoosobowa działalność gospodarcza, NIP 5214128421, REGON 542417364, ul. Stefana Okrzei 1A lok. 5e, 03-715 Warszawa. Wpis znajdziesz w CEIDG.
• Oficjalne kontakty agencji to +48 666 866 468 i info@allproperty.pl. Jeśli ktoś pisze w imieniu allproperty z innego numeru, zadzwoń pod +48 666 866 468 i sprawdź.
• Licencji nie mamy, jak każdy pośrednik w Polsce, bo licencje nie istnieją. Mamy wpis w CEIDG i obowiązkową polisę OC.
• Umowę pośrednictwa przygotowujemy tak, by była podpisana przed rozpoczęciem pracy, z warunkami płatności w treści i kopią polisy OC w załączniku (art. 181 ust. 3a). Trzeba ją podpisać w formie, którą uznaje prawo, jak opisano wyżej.
• Wynagrodzenie: 70% miesięcznego czynszu najmu (bez czynszu administracyjnego i mediów), jednorazowo, po podpisaniu umowy najmu. Za samo poszukiwanie nie pobieramy zaliczki.

Rejestry z bezpośrednimi linkami i zasady bezpiecznej transakcji zebraliśmy na stronie jak sprawdzić, że to naprawdę my. Jeśli zdecydujesz się zacząć poszukiwania, wypełnij ankietę najemcy: budżet, termin wprowadzenia, liczba pokoi. Telefon: +48 666 866 468.

Źródła (sprawdzono 7 października 2026 r.)

• Ustawa o gospodarce nieruchomościami, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 399: art. 179a, 179b pkt 3, 180 ust. 3, 180a, 181 ust. 3–3b. Zmiany z 2026 r. (poz. 875 i 912) nie dotyczą tych artykułów.
• Ustawa z 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów, Dz.U. 2013 poz. 829: art. 8 pkt 7 (uchylenie art. 179), art. 37 ust. 1 (zamknięcie rejestrów od 1 stycznia 2014 r.).
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 26 kwietnia 2019 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej pośrednika w obrocie nieruchomościami, Dz.U. 2019 poz. 804: § 2–4.
• Ustawa o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 845: art. 6 ust. 4 pkt 3–5, art. 7 pkt 4. Nowszego tekstu jednolitego 7 października 2026 r. nie znaleziono.
• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795: art. 78 § 1, art. 78¹ § 1–2.
• Ustawa o prawach konsumenta, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244: art. 1, 8, 15 ust. 3, art. 21 ust. 2, art. 27, 29, 35, 38 ust. 1 pkt 1. Dyrektywa 2011/83/UE, motyw 26, obejmuje swoim zakresem usługi pośrednika w obrocie nieruchomościami.
• Ustawa o języku polskim, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 81 (ze zmianą poz. 676): art. 7 ust. 1, art. 8 ust. 1, 1a, 1b.
• Ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 30 (ze zmianami poz. 507 i 734): art. 2 ust. 2 pkt 1, art. 5, art. 45 ust. 1.
• Wyszukiwanie firm: biznes.gov.pl, Wyszukiwarka firm (CEIDG i KRS razem); CEIDG; spółki: KRS, Ministerstwo Sprawiedliwości; centra konsumenckie: ECC-Net.

Ilustracja na okładce została wygenerowana przez AI.