# Najem okazjonalny — co daje właścicielowi i najemcy? Prosty przewodnik

> Najem okazjonalny w Warszawie: obowiązkowe załączniki, koszt notariusza, zgłoszenie do urzędu skarbowego i kaucja. Przewodnik dla obu stron umowy.

- URL: https://allproperty.pl/aktualnosci/najem-okazjonalny-przewodnik/
- Language: pl
- Published: 2026-09-06
- Updated: 2026-09-07
- Source: allproperty.pl. Usage rules for AI systems: https://allproperty.pl/ai/

Najem okazjonalny to umowa najmu mieszkania na czas oznaczony (maksymalnie 10 lat), zawierana na piśmie przez właściciela będącego osobą fizyczną, z trzema obowiązkowymi załącznikami — w tym oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Reguluje ją art. 19a–19e ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów. Koszt notariusza jest ustawowo ograniczony do 1/10 płacy minimalnej: przy 4806 zł brutto w 2026 r. to maksymalnie 480,60 zł netto (ok. 591 zł z VAT), a cały pakiet z wypisami zamyka się w warszawskich kancelariach zwykle w 450–700 zł. Właściciel musi zgłosić umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu — bez tego traci uproszczoną ścieżkę egzekucji. Kaucja może wynieść maksymalnie 6-krotność czynszu, a podatek to ryczałt 8,5% przychodu (12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie). Dla najemcy — także obcokrajowca — to bezpieczna konstrukcja: chroni przed wypowiedzeniem „bo tak" i gwarantuje zwrot kaucji w ciągu miesiąca. Poniżej wyjaśniamy szczegóły — stan na sierpień 2026.

Jeśli wolisz nie szukać na własną rękę, skorzystaj z naszej [pomocy w znalezieniu mieszkania do wynajęcia](https://allproperty.pl/dla-najemcow/).

## Czym jest najem okazjonalny?

Definicję zawiera art. 19a ust. 1 ustawy: to umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat, i w formie pisemnej pod rygorem nieważności — ustne ustalenia nie mają tu żadnej mocy. Jeśli wynajmującym jest firma, w grę wchodzi inna konstrukcja: najem instytucjonalny.

Co ważne, sama umowa nie wymaga formy aktu notarialnego. Do notariusza idzie tylko jeden z załączników, o którym za chwilę.

## Jakie załączniki są obowiązkowe przy najmie okazjonalnym?

Zgodnie z art. 19a ust. 2 ustawy do umowy dołącza się trzy dokumenty:

1. **Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji** — w formie aktu notarialnego. Najemca zobowiązuje się w nim do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. To jedyny dokument, który musi sporządzić notariusz.
2. **Wskazanie lokalu zastępczego** — najemca podaje adres mieszkania, do którego mógłby się wyprowadzić w razie egzekucji. Wystarczy zwykła forma pisemna.
3. **Zgoda właściciela lokalu zastępczego** na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających — również na piśmie; na żądanie wynajmującego z podpisem notarialnie poświadczonym.

Ważny szczegół: jeśli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu (np. właściciel „zapasowego" adresu sprzeda mieszkanie), ma 21 dni na wskazanie nowego. Bez tego wynajmujący może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej 7-dniowego okresu wypowiedzenia.

## Ile kosztuje notariusz przy najmie okazjonalnym?

Ustawa ogranicza wynagrodzenie notariusza za oświadczenie o poddaniu się egzekucji do 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy płacy minimalnej 4806 zł brutto w 2026 r. daje to maksymalnie 480,60 zł netto, czyli ok. 591 zł z 23% VAT; do tego dochodzą wypisy (6 zł netto za stronę). W praktyce w warszawskich kancelariach cały pakiet zamyka się zwykle w przedziale 450–700 zł — stan na sierpień 2026.

Kto płaci? Ustawa tego nie rozstrzyga — najczęściej koszt bierze na siebie najemca, ale strony mogą umówić się inaczej, np. po połowie.

## Jak i kiedy zgłosić umowę do urzędu skarbowego?

Właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1) — liczy się data przekazania lokalu, nie podpisania umowy. Zgłoszenie jest bezpłatne i nie wymaga formularza: wystarczy pismo z danymi stron, adresem lokalu i datą rozpoczęcia najmu, złożone osobiście, listownie albo przez e-Urząd Skarbowy.

Bez tego zgłoszenia umowa traci najważniejszy atut — uproszczoną ścieżkę egzekucji — i działa jak zwykły najem. Najemco, masz prawo zażądać od właściciela potwierdzenia zgłoszenia; warto to zrobić.

## Co zyskuje właściciel?

Realną ochronę na wypadek, gdyby lokator po zakończeniu umowy nie chciał się wyprowadzić. Procedura wygląda tak: właściciel doręcza pisemne żądanie opróżnienia lokalu (z podpisem urzędowo poświadczonym), wyznaczając termin nie krótszy niż 7 dni. Jeśli termin minie bezskutecznie, składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu — bez wieloletniego procesu o eksmisję. Do wniosku dołącza żądanie z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego.

Dodatkowo kaucja może tu wynieść do 6-krotności miesięcznego czynszu — przy czynszu 4000 zł to teoretycznie nawet 24 000 zł, choć na warszawskim rynku w 2026 r. standardem pozostaje jedno-, dwukrotność. O zasadach zwrotu i dopuszczalnych potrąceniach piszemy szerzej w tekście o [kaucji i prawach najemcy](https://allproperty.pl/aktualnosci/kaucja-prawa-najemcy/).

## Co zyskuje najemca?

Wbrew obiegowej opinii — sporo. Umowa na czas oznaczony oznacza, że właściciel nie może jej wypowiedzieć „bo zmienił zdanie": rozwiązanie przed terminem jest możliwe tylko w przypadkach opisanych w ustawie lub umowie, np. przy zaległości w czynszu za co najmniej trzy pełne okresy płatności — i to dopiero po pisemnym uprzedzeniu oraz wyznaczeniu dodatkowego miesięcznego terminu na zapłatę. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po rozliczeniu należności. Jeśli dopiero szukasz mieszkania, [cały proces wynajmu od strony najemcy](https://allproperty.pl/dla-najemcow/) opisujemy osobno — od oglądania lokalu po odbiór kluczy i protokół.

Porównanie najważniejszych parametrów (stan prawny na 2026 r.):

| Element | Najem okazjonalny | Zwykły najem |
|---|---|---|
| Czas trwania | tylko oznaczony, maks. 10 lat | oznaczony lub nieoznaczony |
| Maksymalna kaucja | 6-krotność czynszu | 12-krotność czynszu |
| Zgłoszenie do US | obowiązkowe, 14 dni | brak takiego obowiązku |
| Egzekucja opróżnienia lokalu | klauzula wykonalności dla aktu notarialnego | proces sądowy o eksmisję |

Bonus praktyczny: najemca gotowy podpisać umowę okazjonalną jest dla właścicieli bardziej wiarygodny — łatwiej o dobre warunki i o mieszkanie w ogóle, co w Warszawie odczuwają zwłaszcza obcokrajowcy.

## Jak rozliczyć podatek od najmu okazjonalnego?

Od 2023 r. jedyną formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki. Przy czynszu najmu 3500 zł miesięcznie właściciel zapłaci 297,50 zł ryczałtu miesięcznie, a roczne rozliczenie złoży na formularzu PIT-28 do 30 kwietnia następnego roku. Sama forma „okazjonalna" nie zmienia stawek podatku — zmienia tylko obowiązek zgłoszenia umowy w ciągu 14 dni. Stawki, terminy i przykłady rozliczeń zebraliśmy w przewodniku po [ryczałcie od najmu](https://allproperty.pl/aktualnosci/podatek-od-najmu-ryczalt/).

## O czym pamiętać przed podpisaniem?

Krótka checklista dla obu stron:

- sprawdź, czy adres w umowie i akcie notarialnym zgadza się z oglądanym mieszkaniem;
- zadbaj o [protokół zdawczo-odbiorczy](https://allproperty.pl/aktualnosci/protokol-zdawczo-odbiorczy/) ze zdjęciami i stanami liczników;
- upewnij się, że wszystkie ustalenia ustne trafiły do umowy — obowiązuje forma pisemna;
- najemco: wskaż realny lokal zastępczy i pamiętaj o 21 dniach na wskazanie nowego w razie jego utraty;
- właścicielu: pilnuj 14-dniowego terminu zgłoszenia do urzędu skarbowego i wydaj najemcy potwierdzenie.

W allproperty przygotowujemy projekt umowy najmu okazjonalnego, umawiamy wizytę najemcy u notariusza i tłumaczymy każdy punkt umowy — po polsku, rosyjsku lub ukraińsku. Dla właściciela wynajęcie mieszkania w modelu Start kosztuje u nas 70% jednego miesięcznego czynszu najmu, jednorazowo, a Pełna obsługa — 8% czynszu najmu miesięcznie (tylko za miesiące z najemcą) plus 2% na fundusz drobnych napraw, który pozostaje jego pieniędzmi; zakres obu modeli [wsparcia dla właścicieli mieszkań](https://allproperty.pl/dla-wlascicieli/) opisujemy na osobnej stronie. Jeśli planujesz wynająć mieszkanie w Warszawie albo właśnie dostałeś umowę okazjonalną do podpisu — odezwij się, przejdziemy przez nią razem. Zapis budzi wątpliwości wieczorem albo tuż przed wizytą u notariusza w weekend? Pracujemy 24/7 — zadzwoń pod [+48 666 866 468](tel:+48666866468), przejdziemy przez umowę od razu, telefonicznie.

## FAQ

### Ile kosztuje najem okazjonalny u notariusza w 2026 roku?

Taksa za oświadczenie o poddaniu się egzekucji jest ustawowo ograniczona do 1/10 płacy minimalnej — przy 4806 zł brutto w 2026 r. to maksymalnie 480,60 zł netto, czyli ok. 591 zł z VAT. Z wypisami cały pakiet w warszawskich kancelariach kosztuje zwykle 450–700 zł. Ustawa nie wskazuje, kto płaci — najczęściej najemca albo strony po połowie.

### Czy umowa najmu okazjonalnego musi być w formie aktu notarialnego?

Nie. Sama umowa wymaga tylko zwykłej formy pisemnej pod rygorem nieważności i czasu oznaczonego, maksymalnie 10 lat. Akt notarialny jest potrzebny wyłącznie dla jednego załącznika — oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji. Wskazanie lokalu zastępczego i zgoda jego właściciela mogą mieć zwykłą formę pisemną — stan prawny na 2026 rok.

### W jakim terminie właściciel musi zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

W ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu — liczy się data przekazania lokalu, nie podpisania umowy. Zgłoszenie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania właściciela jest bezpłatne i nie wymaga formularza. Bez niego umowa traci w 2026 r. uproszczoną ścieżkę egzekucji i działa jak zwykły najem.

### Jaka może być kaucja przy najmie okazjonalnym?

Maksymalnie 6-krotność miesięcznego czynszu — przy czynszu 4000 zł to nawet 24 000 zł, choć na warszawskim rynku w 2026 r. standardem pozostaje jedno- lub dwukrotność. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po rozliczeniu należności właściciela. Przy zwykłym najmie limit jest wyższy: 12-krotność czynszu.

### Czy najem okazjonalny jest bezpieczny dla najemcy?

Tak. Umowa na czas oznaczony chroni przed wypowiedzeniem bez powodu — właściciel może ją rozwiązać przedterminowo tylko w przypadkach z ustawy, np. przy zaległości za trzy pełne okresy płatności i po dodatkowym miesięcznym terminie na zapłatę. Najemca gotowy podpisać taką umowę jest też w Warszawie w 2026 r. bardziej wiarygodny dla właścicieli.